Bij maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI), let je op de prijs van de producten en diensten maar óók op de effecten van de inkoop op milieu en op sociale aspecten. Dat betekent onder andere dat de makers onder goede arbeidsomstandigheden werken. En dat een product gemaakt wordt van milieu- en diervriendelijke materialen en de aarde zo min mogelijk belast. Onderdeel daarvan is circulair inkopen.
Op zoek naar duurzame oplossingen
Bij de inkoop bepaal je niet alleen welke producten binnenkomen, maar heb je ook invloed op de levensloop van het product en hoe je het weggooit. Bij circulair inkopen staat duurzaamheid centraal, bij elke stap in het inkoopproces. Dat vergt een andere manier van denken. Je gaat op zoek naar duurzame oplossingen voor nu en voor later. Daarbij zijn een open blik en houding noodzakelijk. Dat maakt circulair inkopen niet alleen duurzaam, maar ook heel verrassend. De volgende 8 tips van Rob Klinkert van PWC (Facility management en Jeroen Ensie (Inkoop) geven houvast bij het circulaire inkoopproces van producten en diensten.
Tip 1. Heb je het nodig?
Vaak worden producten vervangen als ze verouderd zijn of als de levensduur op papier bereikt is. Denk bijvoorbeeld aan persoonlijke beschermingsmiddelen, laptops, audiovisuele apparatuur of bureaustoelen. Maar is dat wel nodig? Bij circulair inkopen is dat de eerste vraag die je jezelf stelt. Wellicht voldoet het product nog prima.
Tip 2. Vraag functioneel uit
Bij circulaire inkoop vraag je functioneel uit. Daar komt de kern van circulaire inkoop om de hoek kijken. Je gaat op zoek naar de beste oplossing voor een probleem. Bij de uitvraag beschrijf je daarom welk probleem je hebt en aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Zo timmer je je uitvraag ook niet dicht.
Tip 3. Brainstorm met je collega’s
Ga het gesprek aan. Eerst binnen je organisatie”
Van traditioneel naar functioneel uitvragen is even omschakelen. Ga daarom het gesprek aan. Eerst binnen je organisatie. Brainstorm met collega’s over wat je nodig hebt en wat je wilt bereiken. Zo weet je precies met welke vraag je de markt ingaat.
Tip 4. Kijk verder dan de usual suspects
Tijdens het brainstormen bekijk je ook wie je kunt benaderen met je uitvraag. Denk daarbij niet alleen aan de usual suspects in de leveranciersmarkt. Kijk ook buiten de gebaande paden. Je bent immers op zoek naar een oplossing en die kan verschillende vormen aannemen.
Tip 5. Daag de leveranciersmarkt uit
Vertrouw op de expertise van leveranciers”
Nadat je het gesprek bent aangegaan binnen de organisatie, ga je het gesprek aan met de markt. Haal ook daar kennis op. Is mijn vraag wel reëel? Wat vinden jullie ervan? Vertrouw op de expertise van leveranciers en sta open voor de ideeën en mogelijke oplossingen waar zij mee komen. Door functioneel uit te vragen, kun je nogal eens verrast worden. Zo kom je tot nieuwe oplossingen.
Tip 6. Toets de oplossingen aan het 10 R’en model
Circulair inkopen gaat om verduurzamen. Om te toetsen hoe duurzaam een oplossing is, is het 10 R’en-model uiterst geschikt. De eerste r staat voor refuse, oftewel niet doen. Dat sluit aan op de eerste tip: heb je wel echt iets nieuws nodig? Zo wordt in de zorg nu gekeken naar mogelijkheden om het gebruik van handschoenen tot het noodzakelijke minimum te beperken.
Andere r’en zijn bijvoorbeeld refurbished en recycle.
Het model maakt je bewust van de opties die je hebt. Ga je bijvoorbeeld voor een refurbished product of voor een nieuw product met een lager energieverbruik dat je later kunt refurbishen? Het 10 R’en model helpt je de verschillende keuzes in kaart te brengen.
Tip 7. Kijk naar ‘gebruik’ in plaats van ‘bezit’
Wellicht kun je de stap nemen van bezit naar gebruik.”
Bedrijven kopen meestal producten, zoals verlichting, koffiemachines en vaatwassers. Maar is dat wel nodig? Wellicht kun je de stap nemen van bezit naar gebruik. Kijk met je leverancier hoe jullie het onderhoud zo kunnen regelen dat een product zo lang mogelijk meegaat. En naar hoe het aan het einde van de levensduur duurzaam de keten weer in kan. Zo kun je bijvoorbeeld duurdere apparatuur kopen die duurzamer is, omdat je geen kosten meer hebt aan het onderhoud. De total cost of use wordt belangrijker dan enkel de prijs van het product.
Tip 8. Ga de uitdaging gezamenlijk aan
Het is al eerder aangestipt: sta open voor feedback uit je organisatie en uit de markt. Circulair inkopen is niet alleen nieuw voor veel bedrijven, maar ook voor veel leveranciers. Ga die uitdaging gezamenlijk aan en durf om feedback te vragen. Stel je kwetsbaar op en laat je verrassen.
Lees verder in het digimagazine Partner of Choice.
