artikel

Software voor verzuim en reintegratie

Gezond werken

Vrijwel alle organisaties hebben een hr-applicatie. Deze ondersteunt de verzuimbegeleiding, soms met een aangebouwde (administratieve) module, voor p&o’ers. Leidinggevenden in de lijn hebben geen toegang tot dergelijke applicaties, dus ook niet tot de verzuimmodule.

 

Daarnaast zijn er arbodiensten met systemen voor hun primaire proces. Zij ontsluiten gegevens voor klanten door middel van een via internet geregelde toegang tot hun database.

 

Met de start van de re-integratiemarkt is een type applicatie op de markt gekomen voor gemeenten en re-integratiebedrijven, gericht op werkstroombesturing (trajectmanagement). De registratie van gegevens over het traject van een medewerker vindt plaats in elke processtap. Hierbij notificeert het systeem de gebruiker over een volgende stap. Met de komst van de Wet verbetering poortwachter zien we specifiek daarop ingerichte applicaties. Ze zijn ontwikkeld vanuit het perspectief van de werkgever die een dossier moet opbouwen.

 

De vierde categorie omvat de ASP-toepassingen (Application Server Provider). Bedrijven kopen dan geen applicatie, maar nemen een licentieovereenkomst. ASP-toepassingen ‘draaien’ op servers van derden. Wetswijzigingen kunnen centraal ingevoerd worden zonder dat de licentienemer daar werk aan heeft.

 

Werkgevers zullen ook zelf de informatievoorziening gaan regelen voor processen en trajecten, interventies, resultaten, informatiehuishouding en financien. In de praktijk wordt dergelijke informatie op uiteenlopende plekken en manieren opgeslagen en beheerd. Door de informatiehuishouding over verzuim en re-integratie te stroomlijnen, is er continuiteit in de informatievoorziening. Ook zijn bedrijven niet meer afhankelijk van derden. In de toekomst zullen applicaties bedrijven daarom ook op dit terrein moeten ondersteunen.

 

Bedrijven worden beoordeeld op de mate waarin zij proactief zijn bij activering en re-integratie binnen en buiten het bedrijf. Dit maakt dat werkgevers steeds meer behoefte krijgen aan ondersteuning voor:

 

1. creeren en ontsluiten van tijdelijk ander werk binnen en buiten de organisatie

 

2. ontsluiten van banen binnen en buiten de organisatie

 

3. onderzoek naar de belastbaarheid van medewerkers

 

4. matching van medewerkers met tijdelijk ander werk en banen

 

Applicaties moeten daarom ook functionaliteiten over re-integratie binnen en buiten het bedrijf gaan bevatten.

 

Tips

 

– Zorg ervoor dat de applicatie aansluit op werkwijze en kennisniveau van gebruikers.

 

– Sta stil bijwaar de organisatie in haar ontwikkeling staat en welke ondersteuning medewerkers nodig hebben.

 

– Het kan zinvol zijn om tegelijkertijd een marktverkenning van applicaties te doen, maar praat pas met

 

leveranciers als duidelijk is wat het bedrijf precies wil.

 

Met alleen de opleiding van een leverancier is een bedrijf niet klaar met implementeren. Let als inkopende partij zelf scherp op hoe de organisatie met gezondheidsmanagement wil omgaan.

 

 

De ene applicatie lijkt overzichtelijker dan de andere.

 

De oorsprong van de applicatie is echter bepalend voor de functionaliteit en voor het doorontwikkelen dat de bouwers voor ogen hebben. De aantrekkingskracht voor afnemers hangt af van de manier waarop de applicatie wordt geintegreerd met andere functionaliteit. Geadviseerd wordt te letten op de visie van de leverancier over kwesties als:

 

1. Kan de applicatie integreren met de andere financieeladministratieve systemen?

 

2. Vereenvoudigt de applicatie het werk van P&O?

 

3. Wat zegt de leverancier over integraal management door de leidinggevenden? Hoe komt de leverancier die leidinggevenden tegemoet?

 

4. Wat is de visie op ‘de buitenwereld’ van het bedrijf die een rol speelt bij verzuimmanagement en re-integratie? Sluit de applicatie daarop aan?

 

5. Is er preventief gezondheidsmanagement waarin de individuele medewerker ook op andere (bijvoorbeeld internetbased) manieren tot gezond gedrag wordt aangespoord?

 

Afhankelijk van het antwoord op deze vragen zal het bedrijf met de ene leverancier beter zaken kunnen doen dan met de andere. Per slot van rekening wordt een applicatie voor meerdere jaren gekozen en is het lastig om een ingeregelde applicatie te vervangen door een andere.

 

4

 

Focus Productiviteit Gezondheidsmanagement integraal onderdeel van bedrijfsvoering. People managemnet is een primaire taak en strategisch voor alle lagen. Doorgaand leren,veranderen,faciliteren dagelijks.

 

3

 

Focus Inzetbaarheid Ondernemer die private SZ begrijpt en vertaalt naar nieuwe management principes. Activeert de lijn en de staf-beleid met geintegreerde bedrijfsgezondheidsmanagement. Moderne verzuimen conflictprotocollen,‘verzuimverlof’, schadelastbeheersing, Demming-circle.

 

2

 

Focus Aanwezigheid Verantwoordelijkheid bijde staf, arbo/verzuim/ reintegratie losvan P&O-beleid. Invoering (zorg)-systemen, centrale arbo-coordinatie, handboeken en beleidscycli.

 

1

 

Focus Minimalisme Korte termijn, reactief beleid, conformeren aan wetten en regels, aanleiding veelal een concreet probleem of kosten. risicomijdende veelal technische oplossingen, symptoonbestrijding. Paradigma Arbo is opgelegd.

 

0

 

Focus Niets doen Accepteer de boetes.

 

 

Het bedrijf moet zich afvragen wat nu nodig is en wat de verwachte ontwikkelingen in de organisatie zijn. De volgende niveaus worden onderscheiden:

 

Een applicatie moet aansluiten bij de ondersteuning die in de organisatie aanwezig is. Verder is het wenselijk dat de applicatie een volgende stap aankan. Het ambitieniveau van directies is vaak torenhoog. Maar na een scan van de organisatie blijkt dat veel organisaties feitelijk op niveau een of twee zitten. Om de organisatie een niveau op te schuiven duurt ongeveer twee a drie jaar. De gehele organisatie moet hier actief aan werken. Naarmate het niveau stijgt, is een verschuiving te zien in wie de verantwoordelijkheid neemt voor gezondheidsmanagement. Eerst neemt niemand deze verantwoordelijkheid, dan ligt ze overal verspreid, vervolgens komt ze bij p&o, dan bij hrm en ten slotte bij het lijnmanagement. Verder laat elke stijging van niveau een verdere integratie van het beleid zien.

 

Het komt voor dat organisaties een applicatie aanschaffen die een hoger niveau ondersteunt dan waar de organisatie zich bevindt. Als onderdeel van een bewust ontwikkelingsbeleid is dat goed mogelijk. Maar vaker gebruiken medewerkers de applicatie niet waarvoor deze is ingericht. Dit leidt veelal tot vervuiling van gegevens en activiteiten die niet worden uitgevoerd. Medewerkers zijn bijvoorbeeld niet allemaal geregistreerd. Ook zijn gegevens niet juist of niet actueel. Als ook organisatieonderdelen, overzichten en processtappen ontbreken, leidt dit tot chaos.

 

Wie maakt gebruik van de applicatie en wat verwachten deze gebruikers? Werknemer, leidinggevende, casemanager, p&o’er, bedrijfsarts, interventionist, beleidsmaker? Als zij van dezelfde applicatie gebruikmaken, stelt dit eisen aan de gebruikersvriendelijkheid. Voor werknemer en leidinggevende ondersteunt de applicatie een secundair proces. Voor ondersteuners is het hun primaire proces.

 

Een deel van de applicaties is door inhoudsdeskundigen opgezet om andere deskundige gebruikers te ondersteunen, dus mensen die er dagelijks gebruik van maken om hun rol in het managen van verzuim te kunnen invullen. Dat is terug te zien in de complexiteit van gebruikersopties en -interfaces. Niet alle applicaties houden rekening met het feit dat leidinggevenden ‘op werkvloeren’ verantwoordelijk worden om verzuim aan te pakken. Het managen van verzuim is voor hen geen dagelijks werk. Een deel heeft niet de hele dag en soms zelfs helemaal geen toegang tot een computer.

 

Slechts enkele applicaties kunnen verschillende gebruikersinterfaces maken voor verschillende soorten gebruikers.

 

Dit zijn applicaties waarbij medewerkers zelf met variabelen werken en schermen kunnen maken.

 

Reageer op dit artikel