nieuws

Van verzuimcijfers naar verzuimanalyse

Gezond werken

Verzuimcijfers gebruiken als sturingsinstrument? Sta dan even goed stil bij de rol van het management bij de registratie en interpretatie van verzuimcijfers.

Van verzuimcijfers naar verzuimanalyse

Zeker bij minder rooskleurige verzuimcijfers bestaat het gevaar dat het management die cijfers ziet als een probleem van de preventiemedewerker. Maar beleidskeuzes maken op basis van de verzuimanalyse is pas mogelijk als alle partijen meedoen en commitment tonen.

In feite is een goede verzuimanalyse een eerste aanzet tot een completer beeld van de gezondheidstoestand van een organisatie. Daarom is het belangrijk om die af te stemmen met de ondernemingsraad. Vervolgens maken we streefcijfers op basis van eerdere analyses. Dit betekent niet automatisch dat we het streefverzuimcijfer verlagen. Het gaat vooral om een onderbouwde keuze voor een realistisch streefcijfer.

Verzuimanalyse begint bij een goede verzuimregistratie

Een verzuimanalyse begint bij een goede verzuimregistratie, bijgehouden door de organisatie zelf of de arbodienstverlener. Ook is commitment van het managementteam van groot belang. Wat er kan gebeuren als dit ontbreekt, maakt het volgende voorbeeld duidelijk.

Het MT doet even niet mee

Een commerciële organisatie van 150 medewerkers wil een actiever verzuimbeleid voeren, met de leidinggevende in een meer centrale positie. De afdeling HRM is enthousiast en organiseert een trainingsdag voor alle leidinggevenden. Het MT wordt ingelicht, men gaat ervan uit dat ook dat het belang van de training inziet. Maar een week voor de start moet HRM de training op verzoek van het MT afblazen. Dat vindt de tijdsinvestering voor de leidinggevenden te groot.

Met behulp van het programma dat de gegevens verwerkt kunnen we vaak al een aardige verzuimanalyse maken, compleet met grafieken. De preventiemedewerker kan hier zijn waarde bewijzen door net een stap verder te gaan.

We gaan ervan uit dat de basisregistratie betrouwbaar is en basisgegevens genereert als verzuimpercentage, meldingsfrequentie en gemiddelde verzuimduur. Daarnaast is het prettig als een systeem extra informatie levert die bij de evaluatie te gebruiken is. Bijvoorbeeld het 12-maands voortschrijdend gemiddelde, meldingen per dag van de week, leeftijd, man/vrouw, oorzaak van verzuim, verdeling 1e en 2e jaar. Combineert u gegevens uit meerdere systemen, bijvoorbeeld een intern HRM-systeem en een extern verzuimregistratiesysteem van de arbodienstverlener? Let er dan goed op dat beide systemen uitgaan van dezelfde definities. Anders ontstaan er problemen.

Conclusies koppelen aan betrouwbare verzuimcijfers

Nadat de verzuimcijfers beschikbaar zijn gekomen (en betrouwbaar zijn), kunnen we er conclusies aan koppelen. Voor een goede analyse zijn groepen nodig die groter zijn dan 25 medewerkers. Ook in een kleine groep kan natuurlijk een trend zichtbaar worden. Maar de kans op toeval neemt toe naarmate een groep kleiner is. Dus hoe groter de groep, hoe betrouwbaarder de uitkomst. Stel dat twee werknemers een maand verzuimen. Op een afdeling van tien medewerkers levert dit een verzuimpercentage op van 20 procent, op een afdeling van vijftig medewerkers van 2 procent. Nogal een verschil, dus.

> LEES OOK: Gezonde medewerkers door sturen op werkomstandigheden

Bruikbare factoren voor de analyse van verzuimcijfers

De volgende factoren zijn bruikbaar om verzuimcijfers te analyseren:

  • relatie met werkloosheid (daling werkloosheid is stijging ziekteverzuim)
  • geslacht (vrouwen vaker en langer ziek dan mannen)
  • burgerlijke staat (ongehuwden het kortst ziek, weduwen/weduwnaars het langst, gescheiden het vaakst)
  • etniciteit (niet-westerse allochtonen vaker en langer ziek)
  • leeftijd (jongeren 26-36 jaar het vaakst ziek; gemiddelde verzuimduur 13 dagen, en ouderen 56-65 jaar; gemiddelde verzuimduur 22 dagen)
  • voltijds of deeltijd (deeltijdwerkers minder vaak ziek)
  • locatie (in de grote steden hoger verzuim)
  • opleidingsniveau (lager opleidingsniveau geeft hoger verzuim)
  • seizoensinvloeden (zomer laag, herfst stijgend, winter hoogst, lente dalend)

> LEES OOK: Waarom verzuimen vrouwen vaker?

Bruikbare factoren voor de analyse van verzuimcijfers

Landelijke verzuimcijfers zijn beschikbaar via het Centraal Bureau voor de Statistiek. Weet dat deze cijfers geen volledig beeld geven. Bedrijven voor de preventie en begeleiding van ziekteverzuim zijn sinds 2005 immers niet meer verplicht een arbodienst in de arm te nemen. In enkele bedrijfstakken heeft dit geleid tot een niet-representatieve respons. Dat is het geval in het onderwijs, de gezondheid- en welzijnszorg en bij financiële instellingen. Goed georganiseerde branches waar de verzuimbegeleiding centraal is geregeld via zogenoemde brancheloketten kunnen echter betrouwbare en nuttige verzuimcijfers leveren.

> TIP: Bekijk actuele verzuimcijfers via het dashboard arbeidsmarkt van CBS

Een langere periode bekijken kan trends zichtbaar maken. Via het 12-maands voortschrijdend gemiddelde worden specifieke seizoensinvloeden geëlimineerd (zoals wintermaanden of vakantieperioden). Dit voorkomt paniekvoetbal als de verzuimcijfers in een kwartaal hoger zijn dan anders.

Hoe kunnen we komen tot reële streefcijfers?

Streefcijfers kunnen zijn gebaseerd op de hiervoor genoemde punten als landelijke cijfers. Het is ook mogelijk om een gemiddelde te nemen van drie jaren, met het laagste verzuim in de afgelopen tien jaar. Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de Verbaannorm. Dit breed gehanteerde normmodel dient als benchmarkinstrument voor organisaties bij het bepalen van een realistisch verzuimpercentage. De koppeling van functieniveau aan leeftijd in deze norm levert voor verschillende afdelingen verschillende streefcijfers op. Zo kan een productieafdeling op de goede weg zitten met een verzuimpercentage van 5 procent, omdat het streefcijfer 6 procent is. Binnen hetzelfde bedrijf presteert een afdeling automatisering met 4 procent verzuim dan slechter, omdat het streefcijfer 3 procent is.

Verzuimanalyse koppelen aan kosten en baten

Bij de verzuimanalyse kunnen we direct een koppeling maken met de kosten en baten. Op deze manier kunnen we beleidsvoorstellen financieel onderbouwen. De website van TNO biedt een calculator voor de kosten van verzuim. Die geeft direct een beeld van wat beleid, maatregelen en investeringen in verzuim een bedrijf opleveren.

Op basis van vergelijking met de eerdergenoemde factoren kunnen we een conclusie trekken over de verzuimcijfers in relatie tot het streefcijfer. Dit kan een conclusie opleveren als: de afdeling scoort voor wat betreft het verzuimpercentage hoger dan soortgelijke afdelingen in de organisatie. De aandacht heeft zich het afgelopen halfjaar gericht op het verlagen van de verzuimfrequentie. Dat is gelukt: de verzuimfrequentie is gedaald van 2, 1 naar 1,6. Dit is echter nog een fractie hoger dan het streefcijfer van 1,5.

 

> TIP: het Landelijk Arbo Congres ‘Naar een modern arbobeleid’

> TIP: Praktijkgids Ziekte en Re-integratie

Reageer op dit artikel