artikel

Eerst kiezen, dan tellen

Geen categorie

In de handleiding worden zes verschillende systemen onderscheiden voor het monitoren van ziekteverzuim. Elke optie heeft zijn voor- en nadelen op het gebied van kosten, benodigde inspanningen en de kwaliteit van de verzuiminformatie. De betrouwbaarheid en representativiteit van de verkregen verzuimkengetallen varieert, evenals het aantal verschillende verzuimkengetallen dat met de systemen boven water kan worden gehaald. Ook biedt niet ieder systeem dezelfde mogelijkheden voor het uitsplitsen van kengetallen naar relevante achtergrondkenmerken. Elk van de zes opties wordt momenteel al in een of meerdere convenantbranches toegepast.

 

Dit is een simpele methode. Via een enquete wordt van alle bedrijven, of van een representatieve steekproef hieruit, een aantal verzuimkengetallen verzameld. De bedrijven leveren de benodigde kengetallen uit hun eigen verzuimregistratiesysteem of uit het verzuimoverzicht van de arbodienst. Voordeel van deze methode is dat deze methode in bijna alle branches uitvoerbaar is. Daar staat echter tegenover dat er maar een beperkt aantal verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken mee kan worden verzameld, zoals het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie (eventueel uitgesplitst naar geslacht of een ander voor de branche relevant kenmerk). Bij ingewikkelder kengetallen, zoals het verzuimpercentage naar duurklasse of naar diagnose, haken veel bedrijven af. Ze beschikken er niet over of het kost ze te veel tijd om deze kengetallen te verzamelen.

 

Een gespecialiseerde organisatie tapt de verzuimgegevens af die bedrijven zelf bijhouden. Vervolgens verwerkt zij deze tot branchecijfers volgens de landelijke standaard voor verzuimregistratie. Uniformiteit van de toeleverende verzuimregistratiesystemen is hierbij geen vereiste. Het voorbeeld van een organisatie die de bewerking van verzuimcijfers als een kernactiviteit heeft, is Vernet (zie www.vernet.nl). Vernet herberekent de cijfers volgens standaardrekenregels, waardoor bedrijven hun cijfers zonder voorbehoud kunnen vergelijken met de branchegemiddelden. Om op deze manier het brancheverzuim te kunnen monitoren, moeten voldoende bedrijven een eigen, geautomatiseerde verzuimregistratie (gaan) voeren. Bovendien moeten zij in staat zijn om elektronische bestanden periodiek door te sturen naar een verwerkende instantie. Binnen branches met veel kleine, niet-geautomatiseerde bedrijven kan dit een probleem zijn.

 

Voor branches binnen het MKB en voor branches met een beperkt aantal grotere bedrijven vormt een monitoringsysteem ‘op afstand’ een aantrekkelijke optie. Bedrijven maken verbinding met een centrale server, bijvoorbeeld via internet, en voeren ‘on line’ de mutaties in. Dit systeem wordt op brancheniveau onderhouden en beheerd. Bedrijven hoeven niet zelf te zorgen voor het installeren en updaten van het softwarepakket en hoeven ook geen extra handelingen te verrichten zoals het invullen van vragenlijsten. Het systeem kan tevens fungeren als een loket waarlangs administratieve gegevens over ziekteverzuim en personeel naar de arbodienst en andere relevante organisaties worden doorgesluisd. Voorbeelden van dergelijke systemen zijn het Verzuim en MutatieSysteem (VMS) van BGZ Wegvervoer en P-reva .

 

Complete branchesystemen zijn vooral efficient als een groot deel van de bedrijven een internetaansluiting heeft, of als deze aansluitingsgraad ten minste sterk stijgende is. In principe leveren ze kwalitatief goede verzuimgegevens: de cijfers komen op uniforme manier tot stand en er kan een breed scala van verzuimkengetallen mee worden berekend, uitgesplitst naar een groot aantal achtergrondkenmerken. Complete branchesystemen zijn echter relatief duur en bedrijven moeten bereid zijn om erop over te schakelen.

 

De ziek- en herstelmeldingen die werkgevers aan de arbodienst doorgeven, vormen in principe een efficiente basis voor de berekening van branchecijfers. Bedrijven melden hun verzuim immers al, wat betekent dat zij geen extra inspanning hoeven te verrichten, behalve om ook alle ziektegevallen en de herstelmeldingen door te geven. De arbodienst kan met behulp van de meldingen en informatie over het aantal werknemers ziekteverzuimmaten berekenen en deze terugrapporteren aan het bedrijf. Voor de levering van bedrijfseigen verzuimcijfers moeten individuele bedrijven soms aparte afspraken maken met de arbodienst, soms is dit inbegrepen in het basispakket. Brancherapportages vormen vaak een onderdeel van mantelcontracten met arbodiensten. Steeds meer arbodiensten bieden de mogelijkheid om de verzuim- en personeelsmutaties via internet door te geven. Nadeel van arbodienstcijfers op brancheniveau is dat deze zelden de gehele branche omvatten. Ook is het voor arbodiensten soms lastig om een branche goed af te bakenen, omdat hiervoor geen geschikte systeemvariabele in het systeem is vastgelegd. De kappersbranche is een voorbeeld van een branche die het ziekteverzuim peilt via de verzuimoverzichten van arbodienst Commit, die circa 80 procent van de kapsalons tot zijn klantenkring mag rekenen.

 

Een administratief verzuimloket geeft ziek- en herstelmeldingen en personeelsmutaties namens de werkgever door aan de arbodienst. Daarnaast kan het ook aan andere relevante instanties gegevens doorsluizen, zoals aan het UWV, de loonkostenverzekeraar, het pensioenfonds en het reintegratiebedrijf. Monitoren via een administratief loket bespaart arbodiensten en andere ontvangende bedrijven een hoop administratieve rompslomp, terwijl werkgevers hun mutaties maar aan een instantie hoeven door te geven. Sommige loketten hebben naast een administratieve functie ook een functie in de verzuimbegeleiding en kunnen de ziek- en herstelmeldingen verwerken tot verzuimkengetallen op bedrijfs- en brancheniveau. Ze kunnen tevens als informatiepunt voor werkgevers fungeren of een rol spelen in de verzuimbegeleiding.

 

Wanneer geen van voornoemde opties haalbaar is, kan een werknemersenquete uitkomst bieden. Hiervoor heeft het ministerie van SZW een standaardmodule ontwikkeld, die deel uitmaakt van de Monitor Arboconvenanten, een pakket met vragenlijstmodules. Nadeel van de werknemersenquete is dat de ermee verkregen cijfers minder betrouwbaar zijn dan gegevens uit een verzuimregistratiesysteem. De cijfers zijn immers gebaseerd op een steekproef in plaats van op het voltallige werknemersbestand. Bovendien is het geheugen van de respondenten niet altijd even accuraat. Daardoor bestaat het gevaar dat de absolute hoogte van het berekende verzuimpercentage en de meldingsfrequentie te laag uitvallen. Met vragenlijstgegevens is het echter wel goed mogelijk verschillen in ziekteverzuim aan te tonen tussen verschillende personeelsgroepen en tussen verschillende jaren. Ook bieden ze de mogelijkheid om werknemers naar de vermeende oorzaak van het verzuim te vragen.

 

ONTWIKKELING HANDLEIDING

 

Voor de ontwikkeling van de handleiding won Astri onder andere informatie in bij de twaalf branches die al een verzuimregistratie hebben opgezet of nog in het keuzeproces zaten. Ook hielden de onderzoekers een enquete onder softwareaanbieders, om in kaart te brengen welke verzuimkengetallen met software kunnen worden berekend, of deze aan de landelijk afgesproken rekenregels voldoen en welke hulpmiddelen ze bieden bij individueel verzuim. Ook spraken de onderzoekers met vertegenwoordigers van arbodiensten, verzuimloketten en organisaties die branchespecifieke systemen beheren of bedrijfscijfers verwerken tot branchecijfers.

 

 

Om branches te helpen bij de keuze voor een monitoringinstrument, bevat de handleiding twee schema’s. Aan de hand daarvan is eenvoudig te bepalen in hoeverre een bepaald instrument aan de specifieke eisen van een branche tegemoetkomt. Het ene schema is bedoeld voor branches met voornamelijk kleine bedrijven (dertig of minder werknemers), het andere voor branches met hoofdzakelijk grote bedrijven (100+). Branches met voornamelijk middelgrote organisaties krijgen het advies om beide schema’s te hanteren. Het is namelijk niet mogelijk om algemene uitspraken te doen over verzuimregistratiesystemen voor organisaties met tussen de dertig en de honderd werknemers. Op sommige aspecten lijken deze organisaties op grote bedrijven, op andere aspecten juist weer op kleine. Overigens bevatten de schema’s meer varianten dan de zeven hiervoor genoemde. Varianten binnen systemen en nuttige combinaties van systemen, zoals administratief loket in combi met arbodienst, zijn ook opgenomen. Voor voorbeelden van deze systeemopties en voor een uitgebreidere toelichting verwijzen we naar de handleiding zelf.

 

SCHEMA 1. BRANCHES MET HOOFDZAKELIJK KLEINE BEDRIJVEN

 

 

SCHEMA 2. BRANCHES MET HOOFDZAKELIJK GROTE BEDRIJVEN

 

 

TOELICHTING BIJ DE SCHEMA’S

 

In de rijen staan de meest relevante kenmerken van de uitgangssituatie, onderverdeeld naar doelen en aspecten van uitgangssituatie en implementatie. In de kolommen staan de beschikbare systeemopties op hoofdlijnen. In de cellen van het schema staan twee plussen (++) als de systeemoptie past bij het kenmerk van de uitgangssituatie. Wanneer er een plus staat (+), betekent dit dat de systeemoptie in beperkte mate in deze optie voorziet, of dat dit afhangt van de precieze ‘leverancier’ van deze optie (bijvoorbeeld de ene arbodienst wel, de andere niet) en de afspraken die hiermee kunnen worden gemaakt. Een minnetje (-) geeft aan dat er een contra-indicatie is voor de keuze van de betreffende systeemoptie. Een nul (0) betekent dat er noch sprake is van een contra-indicatie, noch van een speciale reden om voor de betreffende systeemoptie te kiezen.

 

 

Het CBS heeft samen met de Brancheorganisatie Arbodiensten (BOA) een landelijke verzuimstatistiek opgezet. Hierin worden verzuimgegevens van arbodiensten gekoppeld aan gegevens van het UWV over het aantal werknemers in een bedrijf. De landelijke verzuimstatistiek is medio 2004 in de plaats gekomen van de kwartaalstatistiek ziekteverzuim. Op de website van het CBS zijn inmiddels de cijfers te vinden (zoek op ‘Nationale Verzuimstatistiek’).

 

Reageer op dit artikel