artikel

Het audit- en managementsysteem van de toekomst?

Geen categorie

Cees Muusse, manager consultancy bij DISC, stond samen met Geutjes aan de wieg van het eerste volledig geintegreerde audit- en managementsysteem in de wereld. Muusse: ‘Dit is een integraal systeem conform ISO 9000, ISO 14000 en OHSAS 18000. Veel bedrijven zijn op een aantal van deze onderdelen al gecertificeerd, maar onderling zit er geen eenheid in, het is als los zand. Bedrijven kunnen met dit ene systeem alle zorgsystemen auditen, up-to-date houden en verbeteringen of aanvullingen aanbrengen waar nodig, zodat ze blijven voldoen aan de certificatie-eisen.’ Het gaat hierbij om systemen op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu maar er kan uiteraard ook HACCP of ISO 22000 aan toegevoegd worden.

 

Naar aanleiding van het vorig jaar verschenen artikel in deze uitgave, meldde zich een groot bedrijf bij DISC, met meer dan vijfhonderd vestigingen in Europa. Deze klant wilde graag zijn audits standaardiseren en gerapporteerd zien in een geautomatiseerd systeem. Businessconcern ontwikkelde, samen met DISC, voor deze en andere klanten een dashboardsysteem voor de weergave van de resultaten van de uitgevoerde audits. Met dit onderdeel van 1st CLAS®, de SafetyConcern ® performance management tool, kan de klant auditresultaten op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu monitoren met behulp van meters. Hiermee kan een bedrijf zich, op een aantal organisatieniveaus, intern benchmarken. Een audit is een stoffig iets, met rapporten, zegt Geutjes. ‘Het is een hoop gedoe. Maar met onze tool kun je als manager op de site zien wat de prestaties van de organisatie zijn, wie wat gedaan heeft en noem maar op. Door te klikken op de meters kun je de diepte in totdat het pijnpunt met de te nemen acties gevonden zijn. De auditor van de toekomst kan met zijnsmartphone of notebook naar de site en de actuele vragenlijst downloaden. Na het uitvoeren kan de auditor de resultaten uploaden. De manager heeft dan direct inzicht in de uitkomsten. ’ Muusse: ‘Daarmee ben je dus af van de dikke dossiers en is alle informatie altijd en overal inzichtelijk via internet.’

 

De SafetyConcern® performance management tool heeft drie belangrijke functies, zegt Hans Bisschop van Businessconcern. ‘De tool bevordert transparantie’, zegt hij. ‘Ineens wordt heel ingewikkelde materie voor iedereen helder. Ten tweede kun je middels de tool benchmarken op alle niveaus. Je kunt zien hoe jouw prestaties zich verhouden tot die van een ander. De derde functie van de tool heeft te maken met empowerment. Plotseling hebben mensen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde risico’s binnen een organisatie ook de hulpmiddelen in handen om er iets aan te gaan doen. Managers zonder veel kennis van de materie kunnen met de tool eenvoudig terecht komen bij dat deel van de organisatie waar een probleem zit.’ Vragenlijsten blijven ook met de nieuwe tool de basis van wat de auditor doet, stelt Muusse. ‘Maar de informatie wordt geheel elektronisch verwerkt, dat is de grote stap vooruit.’

 

Het grote voordeel van de nieuwe tool van DISC en Businessconcern, is dat de rapportage online beschikbaar is. Bisschop: ‘In een oogopslag krijg je de status in beeld van je hele werkgebied. En bovendien veel aantrekkelijker gepresenteerd dan mensen gewend zijn. Audits vinden doorgaans laagfrequent plaats, maar nu kan dat ook met een hogere frequentie, doordat er gebruik gemaakt wordt van een Smartphone applicatie voor het uitvoeren van audits. Zo kan de klant de trendmatige ontwikkelingen goed in de gaten houden, analyseren en het beleid bijstellen.’ Geutjes: ‘De tool combineert het grafische met het praktische. Je kunt bijvoorbeeld ook een besparingspotentieel aangeven. In een diagram kun je dan zien wat bepaald beleid oplevert aan besparingen. Je kunt scherp monitoren en naarmate de audit vordert, zie je dat het rendement hoger wordt. ’ Een ander voordeel van de tool is dat auditlijsten altijd up to date zijn, omdat ze gegenereerd worden uit de centrale database. Zoeken naar versies 4 of 5 of nog latere versies is vanaf nu dus verleden tijd. Dankzij de performance management tool van DISC en Businessconcern is het voor managers makkelijker om te sturen. ‘Maar het is ook gemakkelijker om overal ter wereld naar de score van je bedrijf te kijken’, vult Geutjes aan. ‘Hierdoor worden zeeen van tijd bespaard en mijn verwachting is dat in deze moderne samenleving elke manager hierop zit te wachten. Daarnaast verbeter je zo de kwaliteit van de gehele organisatie. Dus samenvattend : de tool is duidelijk, communicatief, efficient en compleet!

 

OVER DISC BV EN BUSINESSCONCERN BV

 

DISC bv heeft 85 deskundigen in dienst en werkt daarnaast met een dito aantal ingehuurde vakmensen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Dordrecht; er zijn vestigingen in andere landen van Europa, het midden Oosten en Zuid-Oost Azie. De SafetyConcern performance managementtool is ontwikkeld door Businessconcern in partnerschap met DISC. Businessconcern is gespecialiseerd in het leveren van volledig verzorgde internetdiensten (ASP) die helpen om uw bedrijfsprestatie te optimaliseren. Dat levert een tijdsbesparing op en bovenal transparantie van informatie, waarmee u kosten kunt beheersen en bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Wie nieuwsgierig is naar de principes van het audit- en managementsysteem 1st CLAS , kan deze terugvinden in het ‘Handboek Risico Management’, waarvan Cees Muusse auteur is. www.disc.euwww.businessconcern.nl

 

 

Reageer op dit artikel