artikel

Het bedrijfsnoodplan

Geen categorie

De eerste stap in het kader van het opstellen van een bedrijfsnoodplan is het in kaart brengen van de potentiele gevaren die tot een calamiteit[1]  kunnen leiden. Daarbij moeten we niet alleen den ken aan gevaren binnen de eigen organisatie, maar ook aan gevaren in de omgeving. als er bijvoorbeeld in een nabijgelegen verffabrieken explosie plaatsvindt, kunnen de vrijkomende giftige dampen voor het eigen personeel bedreigend zijn. Daarom is het belangrijk dat we de bedrijven in de omgeving inventariseren en met hen om de tafel te gaan zitten om de gevaren te bespreken. Ook kunnen we tijdens dergelijke bijeenkomsten de te nemen maatregelen op elkaar afstemmen .

 

Nadat we de gevaren geinventariseerd hebben, dienen we ons af te vragen welke calamiteiten zich normaal gesproken kunnen voordoen en welke omvang ze kunnen aannemen. Dat doen we door het schrijven van een aantal scenario’s. In een goed bedrijfsnoodplan is er niet alleen aandacht voor de gevaren die de medewerkers lopen, maar ook voor het milieu.

 

Vervolgens is de vraag hoe we op de verschillende calamiteiten kunnen reageren. Daarbij vallen verschillende niveaus te onderscheiden, zoals:

 

– het plaatselijk verlenen van directe hulp. Dat geldt voor een ongeval waarbij enkele medewerkers gewond raken, maar dat verder geen gevolgen heeft voor de rest van het bedrijf

 

– het ontruimen van een afdeling of een gedeelte van het bedrijf Nu wordt een hele groep van medewerkers door een calamiteit getroffen.

 

– Het in zijn geheel ontruimen van een bedrijf

 

Het moge duidelijk zijn dat het niveau van de calamiteit bepalend is voor de inzet van de bhv-organisatie. Daarbij dienen we op calamiteitsniveau vast te leggen bij wie de beslissing ligt tot het inwerking stellen van het plan en wie hem of haar bij afwezigheid vervangt. Dit is over het algemeen niet het hoofd bhv. Deze adviseert in deze een andere, leidinggevende, persoon in het bedrijf.

 

Een volgend aspect dat in het plan goed geregeld moet zijn, is het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zonder een duidelijke vastlegging hiervan kan het bestrijden van de calamiteit uitmonden in een catastrofe. Ook aan vervanging dienen we te denken. Iedereen moet precies weten wat er van hem of haar wordt verwacht op het moment dat zich een calamiteit voordoet.

 

De bevelvoeringstructuur moet in het plan helder beschreven staan: wie neemt, op welke mom enten, welke beslissingen? Dit moet voor iedereen in het bedrijf duidelijk zijn. Tijdens een calamiteit worden de normale hierarchische verhoudingen vaak opzij gezet. Iedereen heeft dat te respecteren. Per scenario leggen we verder vast op welke manier we de calamiteit zullen aanpakken en welke stappen we daarin zetten. Ook milieuaspecten dienen we hierin mee te nemen: hoe kunnen we de schade in het milieu zo klein mogelijk maken?

 

In het calamiteitenplan moet ook komen hoe het personeel na de gebeurtenis wordt opgevangen. Veelal zal een calamiteit leiden tot gevoelens van angst, frustratie, woede, droefheid en dergelijke. Mensen moeten het gebeuren verwerken. Dat gaat meestal niet vanzelf, daar moet het bedrijf bij helpen. In het bedrijfsnoodplan moet staan hoe we het een en ander organiseren en wie daarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben.

 

Bij een bedrijfsnoodplan horen een aantal bijlagen. Belangrijk zijn de plattegronden van het bedrijf met daarop ingetekend de vluchtroutes en de verschillende noodvoorzieningen. Er is ook een bijlage met de belangrijkste telefoonnummers, zowel van intern hulpverleningspersoneel als van externe hulpverleners. Tevens kunnen in de bijlagen de verschillende functiebeschrijvingen staan, alsmede stroomschema’s met betrekking tot het handelen in bepaalde noodsituaties.

 

Belangrijk is dat we niet alleen een bedrijfsnoodplan schrijven, maar ook gaan oefenen met de verschillende scenario’s. alleen op die manier kunnen we testen of de maatregelen die we bij de verschillende scenario’s beschreven hebben, ook echt werken. ln eerste instantie kunnen we bepaalde technische en organisatorische handelingen oefenen, zoals de alarmering, het ter plaatse gaan van de bedrijfshulpverleners en de communicatie. Langzaam maar zeker kunnen we het realiteitsgehalte opvoeren. ln de eindfase maken we de oefeningen zo realistisch mogelijk en bootsen we de te verwachten omstandigheden zoveel mogelijk na. Het is raadzaam om je daarbij te laten begeleiden door externe deskundigen. Op basis van de resultaten van de oefeningen kan het noodzakelijk zijn de plannen aan te passen

 

Een plan kan alleen werken als iedereen weet wat er in een bepaalde situatie van hem of haar wordt verwacht. alle medewerkers moeten daarom van het plan op de hoogte zijn. Daar kunnen we verschillende middelen voor inzetten, zoals een toelichting in het werkoverleg of een artikel in het bedrijfsblad. Ook van de resultaten van de oefeningen moeten we de medewerkers op de hoogte brengen. Op deze manier blijft een ieder bij de bedrijfshulpverlening betrokken. En als we het plan wijzigen, moeten degenen voor wie de wijziging van belang is, dat weten. Regelmatig zullen we de voorlichting en instructie over het plan moeten herhalen. Dit kan bijvoorbeeld jaarlijks na afloop van een oefening. []

 

DE INHOUD VAN EEN BEDRIJFSNOODPLAN

 

In een bedrijfsnoodplan dienen de volgende zaken te worden vastgelegd.

 

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

 

Bevelvoeringstructuur

 

Vervanging bij afwezigheid

 

Communicatie binnen de organisatie

 

Communicatie met externe hulpverleners

 

Communicatie met het bevoegde gezag

 

Verschillende scenario’s en de bijbehorende maatregelen.

 

Hulpmiddelen die beschikbaar zijn

 

Wijze van omgaan met externe hulpdiensten

 

Plattegronden

 

Functiebeschrijvingen

 

Lijst rnet telefoonnurnrners

 

 

Reageer op dit artikel