artikel

Mappen, bakjes en eigen verantwoordelijkheid

Geen categorie

Voor wie nooit heeft gehoord van Impulsus: de trainers bij dit bureau leren medewerkers in een kantooromgeving om hun werk efficient in te richten. Hun programma – CiEP genaamd – bestrijdt de alledaagse stress, veroorzaakt door stapels papier, vollopende mailboxen en taken waar je misschien wel, maar misschien ook niet verantwoordelijk voor bent. De trainer stelt cursisten twee vragen. Wat zijn jullie taken? En hoe organiseren jullie die?

 

Volgens Jacobs waren in de gemeente Hilversum juist de taken niet altijd duidelijk. ‘Je zag dat op onze afdeling Administratie. Die mensen daar deden vrij routinematig werk: bakje in, bakje uit. Maar toch klaagden ze dat collega’s zaken niet op tijd aanleverden. Vroeg je door, dan bleek dat die weer zaten te wachten op anderen. Niemand had ooit vastgelegd waar de verantwoordelijkheid van de ene werknemer eindigde, en waar de collega het moest overnemen.’

 

Dat was dus de eerste vraag aan de zeshonderd Hilversumse gemeenteambtenaren die de training volgden. Wat zijn je belangrijkste taken? Als je die vraag beantwoordt, kun je al vaak wat werkzaamheden van je bordje schuiven. Jacobs zag het op zijn eigen afdeling. ‘Bij P&O klaagden mensen over werkdruk. Maar tijdens de cursus bleek dat ze veel tijd verloren met werk dat eigenlijk in de lijn lag. Dat moest dus weer terug naar de leidinggevenden.

 

’Fijn voor P&O. Maar voor de organisatie maakt het niet zoveel uit. Wat als mensen te veel werk krijgen toebedeeld? ‘Dan stappen ze naar hun leidinggevende’, zegt Jacobs. Door de cursus kunnen ze hardmaken dat ze hun taken niet binnen de tijd af kunnen krijgen.

 

’Maar wat dan als de leidinggevende zegt dat je gewoon wat harder moet werken? Meer inzet, meer output, minder pauzes? Jacobs ziet het niet voor zich. ‘Wat voor belang heeft die erbij om het verhaal van de werknemer te ontkennen? Stel dat zo’n medewerker een vergunning moet verstrekken en daar fouten bij maakt. Dan staan we voor de rechter. Nee, het probleem zit niet bij de leidinggevenden. Medewerkers hebben de neiging om zichzelf te overschatten. Je moet ze dus duidelijk maken welke taken ze wel en niet kunnen oppakken.’

 

De cursus leert niet alleen om taken af te bakenen, maar ook om ze efficient uit te voeren. Een groot deel van de training bestond uit praktische adviezen. Hoe richt ik mijn bureau in? En hoe orden ik mijn inbox?

 

Wat dat laatste betreft een gratis advies: maak hem helemaal leeg. Creeer vervolgens submappen voor je verschillende projecten en berg alle mails daarin op. Voor je bureau volg je hetzelfde principe, maar dan kies je voor vier tastbare bakjes: ‘inkomende post’, ‘afwachten’, ‘lezen’ en ‘uit’. De gouden regel: ieder poststuk raak je maar een keer aan.

 

Het lijken kleine veranderingen, maar zoals gezegd: soms deden ze pijn. Jacobs: ‘Mensen zijn gewend aan hun eigen werkwijze. Die laten ze moeilijker los dan ze zelf denken. Tijdens het ochtendprogramma van de cursus waren ze enthousiast. Maar toen ze diezelfde middag weer achter hun bureau zaten – met een Impulsustrainer ernaast – klampten ze zich toch vast aan het vertrouwde.’

 

In zulke gevallen waren de trainers begripvol, maar ook strikt. Jacobs: ‘Als jij je huiswerk niet had gedaan, kwam je daar niet mee weg. Dan werd je daar soms in de groep op aangesproken: ‘Hoor eens, je bent een commitment aangegaan, maar nu loop je daarvoor weg. Doe je dat vaker zo?’ Een enkeling had het daar wel eens moeilijk mee.’

 

En wat levert die pijn precies op? Cynici zullen wijzen op het Amerikaanse onderzoek van de Rutgers universiteit, dat onder timemanagementcursussen een bom plaatste. Al dat plannen bleek hoogstens te zorgen voor een kortstondig geluksgevoel bij een deel van de cursisten – en ook dat was al na een paar weken verdwenen. Geen wonder: mensen die leden onder werkdruk, hadden helemaal geen problemen met de organisatie van het werk. Hun echte manco was een gebrekkige concentratie.

 

Dat kan zo zijn, volgens Jacobs is ook een concentratiegebrek een gevolg van gebrekkige planning.‘Je bent aan een stuk bezig en daar gaat de telefoon. Of er komt mail binnen die je moet beantwoorden. Concentratie kun je beinvloeden. Bij de cursus leerden we om tijd te maken voor de grote klussen – en een goede plaats te kiezen. De truc is om er niets tussendoor te laten komen: die ene dringende mail beantwoord je niet direct, je bepaalt wanneer je hem zult beantwoorden. Daarna ga je apart zitten en voer je die klus uit binnen de tijd die ervoor staat.

 

’Jacobs krijgt naar eigen zeggen voldoende signalen dat er iets is veranderd in de organisatie. ‘Managers vertellen me dat medewerkers meer verantwoordelijkheid nemen. Ik merk het ook bij mezelf. Er is maar een hoofd P&O binnen de organisatie, en als ik uitval, moet iemand het overnemen. Door de cursus heb ik mijn taken beter zichtbaar kunnen maken, voor mezelf en mijn eventuele opvolger. Ik heb mijn verantwoordelijkheid kunnen nemen. Omdat die verantwoordelijkheid nu duidelijk is vastgesteld.’

 

WAT DE TRAINING OPLEVERT

 

Voor de training in Hilversum:

 

werkten de medewerkers niet altijd efficient

 

wisten ze niet goed wat hun taken waren

 

namen ze niet altijd hun eigen verantwoordelijkheid

 

Na de training:

 

weten ze hoe bijvoorbeeld hun inbox en bureau te ordenen

 

hebben ze meer overzicht over hun werkzaamheden

 

kunnen ze hier dus ook beter verantwoordelijkheid voor nemen

 

 

info

 

Voor meer informatie: www.impuls.nl

 

 

Reageer op dit artikel