artikel

VCA-certificering vertoont grote manco’s

Geen categorie

Voor de individuele certificerende instellingen betekende dit verbeterplan een verslechtering van hun concurrentiepositie. Doorvoeren van de verbeteringen zou ongetwijfeld tot hogere prijzen leiden, terwijl de markt gewend was geraakt aan goedkope contracten. Daardoor dreigden certificerende instellingen die de verbeteringen snel doorvoerden, marktaandeel te verliezen aan de wat tragere verbeteraars. En dat terwijl de markt voor private certificatie behoorlijk verzadigd is en voor een aantal schema’s zelfs serieuze krimp vertoont (zie het IWI-rapport van begin 2004). De koek wordt dus kleiner, wat leidt tot hevigere concurrentie, in het MKB vooral op prijs.

 

Naar aanleiding van het ‘Top rapport’ kondigde de SSVV een vervolgonderzoek aan. Daarop heeft de VOC het initiatief genomen om de Raad voor Accreditatie (RvA) te vragen de verbetermaatregelen te monitoren. Na enig tegenstribbelen ging de SSVV hiermee akkoord; de RvA voerde immers al het toezicht uit op geaccrediteerde certificerende instellingen.

 

Op 17 februari 2006 overhandigde Jan van der Poel, directeur van de RvA, het rapport ‘VCA Plussen en minnen’ aan Pieter Coevert, voorzitter van de VOC. Noch de RvA, noch de VOC, noch de SSVV gaf enige ruchtbaarheid aan het verschijnen, net zo min als de (grote) certificerende instellingen.

 

Openbaar is het rapport dan ook niet. Dat is merkwaardig, omdat het SCO-rapport indertijd nogal nadrukkelijk naar buiten is gebracht. Daarom zou het logisch zijn dat het vervolgonderzoek op zijn minst als samenvatting wereldkundig wordt gemaakt. Ook het maatschappelijk belang van VCA-certificatie vraagt om openheid.

 

Het rapport is opgesteld door twee veiligheidskundigen. Hun aandacht ging vooral uit naar de grond waarop certificerende instellingen certificaten uitgeven of verlengen. Verder bekeken zij of de gecertificeerde managementsystemen deden wat ervan mag worden verwacht. Ook hield het duo de doelmatigheid van de regelgeving voor de audits tegen het licht, zowel op de inhoud als op de wijze waarop die wordt toegepast. Bovendien werd gekeken naar verbetermogelijkheden. Voorts onderzochten de veiligheidskundigen of certificerende instellingen verbeteringen doorvoeren na het constateren van tekortkomingen in hun procedures en werkwijzen.

 

Bij het onderzoek werkten de certificerende instellingen traag mee, net als indertijd bij het onderzoek van Top. De instellingen stonden niet te springen om opgevraagde informatie en documenten ter beschikking te stellen: soms waren meerdere herinneringsbrieven nodig om hen tot actie te bewegen. Daardoor duurde het onderzoek uiteindelijk langer dan bedoeld.

 

Dan de onderzoeksresultaten. In totaal beoordeelden de onderzoekers tweehonderd offertes. Daarbij keken ze vooral naar de geoffreerde tijdsbesteding. 86 procent van de offertes voor initiele audits was correct en dus in overeenstemming met de geldende mandagenrichtlijn. Voor de tussentijdse audits was de score iets lager: 84,5 procent was correct.

 

De offrering voor tussentijdse rapportage scoorde echter beduidend slechter: op dit punt was slechts 24,5 procent van de offertes correct.

 

Van de tweehonderd certificaties die het duo onderzocht, voldeed maar liefst 79,5 procent niet aan de door SSVV gestelde eisen. In 27 procent van alle gevallen leidde dat tot onterechte certificaatverlening of -verlenging. Daarbij registreerden de onderzoekers relatief veel tekorten ten aanzien van de veiligheidskundige en de VCA-kennis van de auditor (VCA-auditoren dienen minimaal MVK-opgeleid te zijn).

 

De onderzoekers woonden 28 uitvoeringen bij van audits waar een RvA-auditor meeluisterde. Audits dus waarbij de auditor van de certificerende instelling zelf ook werd geaudit. Het ging om vijf initiele audits, acht hercertificatie-audits en zestien tussentijdse audits (surveillances). Daarbij constateerden de RvA-auditoren dat de auditoren van de certificerende instellingen een op de zes keer in de fout gingen. Terecht stelden de certificerende auditoren dat in 24 gevallen niet helemaal aan de eisen van de VCA werd voldaan.

 

Drie keer adviseerden zij correct direct positief over verlening of verlenging van het certificaat. Maar in vijf gevallen gaven de auditoren ten onrechte het groene licht. De onderzoekers merken op dat auditoren in een belangrijk aantal gevallen minder tijd aan de uitvoering van de audits besteedden dan voorgeschreven door de mandagenrichtlijnen. Gezien de geconstateerde tekortkomingen wekt dat enige verbazing, omdat een sneller verloop van een audit bijna direct betekent dat er ruimte ontstaat voor beter en grondiger onderzoek van bijvoorbeeld de implementatie. Schijnbaar zetten auditoren die stap niet. Een mogelijke verklaring van dit fenomeen vinden we in het onderzoek van Top, waaruit blijkt dat certificerende instellingen hun prijzen drukken door op vrij grote schaal de richtlijnen voor tijdsbesteding te ontduiken.

 

Van in totaal 22 certificerende instellingen bekeken de onderzoekers interne audits van het kwaliteitssysteem van de certificerende instellingen. Zij constateerden dat de interne-auditrapporten sterk in omvang varieerden, van een half velletje A4 tot hele boekwerken. Bij de interne audits bleek de nadruk te liggen op de beoordeling van de (interne) administratieve procedures. Bij klanten uitgevoerde audits komen nauwelijks aan de orde, behalve als er sprake is van onderzoeken vanuit de RvA. De onderzoekers concluderen dan ook dat de diepgang en omvang van de interne audits onvoldoende is.

 

Verder stellen de onderzoekers vast dat er nogal wat onduidelijkheid en misverstanden bestaan over de in de VCA gebezigde begrippen. In een bijlage bij het rapport sommen ze maar liefst 29 onderwerpen op waarover verwarring of onduidelijkheid bestaat. Dat heeft mogelijk te maken met het geheel of gedeeltelijk ontbreken van begrippenlijsten bij de laatste en de voorlaatste versie van de VCA.

 

Bovendien blijken auditees, de bedrijven die de audit ondergaan, sommige regels en voorschriften als ondoelmatig en onredelijk te ervaren.

 

Uit het onderzoek blijkt dat auditoren in hoofdzaak hun werk nauwgezet uitvoeren. Dat neemt niet weg dat zij volgens het rapport nog te veel afwijkingen over het hoofd zien of niet rapporteren. De onderzoekers wijten dat aan de commerciele druk, kennisgebrek en te ruime bevoegdheden van de auditor. In een aantal gevallen verklaarden auditoren mustvragen niet van toepassing, wat in het kader van de VCA onbestaanbaar is. Volgens de onderzoekers is het aantal onterechte certificaatverleningen en -verlengingen wel sterk gedaald in vergelijking met de bevinding van Top.

 

Over de doelmatigheid van regelgeving constateren de onderzoekers dat de onduidelijkheid over de gehanteerde begrippen en de wijze waarop eisen zijn geformuleerd de kwaliteit van de audits ondergraven. Verder zou het schema te veel nadruk leggen op administratieve vereisten, waardoor de auditoren de effectiviteit voor de werkpraktijk onvoldoende kunnen beoordelen. De mandagenrichtlijnen bieden voldoende ruimte voor het uitvoeren van deugdelijke audits; voor kleinere bedrijven zijn ze zelfs te royaal. De interne gang van zaken bij certificerende instellingen beoordelen de rapporteurs als onvoldoende en niet effectief genoeg. Vooral de interne audits laten te wensen over.

 

Gebleken is dat certificerende instellingen zelf de door de RvA-auditor geconstateerde tekortkomingen verbeteren. In vijf gevallen heeft de RvA een maatregel opgelegd.

 

Opvallend is dat de rapporteurs nogal wat aan te merken hebben op de norm zelf: de VCA-checklist. Die is zodanig opgezet dat er tijdverslindende verificatieprocedures rond administratieve vereisten ontstaan. Deze dwingen de auditoren er min of meer toe om zich te richten op het opstellen van correcte rapportages, waardoor zij te weinig tijd overhouden om op de werkvloer te kijken naar de implementatie, oftewel naar wat daar nu echt gebeurt. De onderzoekers vragen zich af of deze nadruk op administratieve procedures bijdraagt aan veiliger werken.

 

Gezien de grote betekenis van de VCA bij aanbestedingen door de rijksoverheid en institutionele opdrachtgevers is het van het grootste belang dat de in het rapport aangeduide problematiek wordt opgelost. En anders wel omdat de Arbeidsinspectie VCA-gecertificeerde bedrijven op een andere wijze benadert dan niet-gecertificeerde concurrenten. De markt is gediend bij een duidelijke norm die iedereen zonder cursus kan begrijpen, en bij deugdelijk certificatiewerk dat de toets der kritiek kan doorstaan. Daar moeten alle betrokken partijen aan werken, inclusief de Raad voor Accreditatie. De RvA brengt nu de certificerende instellingen enorme hoeveelheden mandagen in rekening voor eenvoudige onderzoeken. Vooral voor instellingen met een kleine VCA-praktijk betekent dit een zware belasting, omdat zij de kosten over maar weinig certificaties kunnen uitsmeren. Het zou logisch zijn als de RvA meer oog zou hebben voor deze problematiek.

 

MEER INFO

 

Raad voor Accreditatie, ‘VCA plussen en minnen’, februari 2006. Lees voor meer informatie over het onderzoek van Top het artikel ‘VCA wordt verzwaard’ in ARBO 9-2003, blz. 18 e.v.

 

 

PETER PASSENIER

 

Reageer op dit artikel