nieuws

PSA voorkomen, dit stappenplan helpt u erbij

Gezond werken

Loopt u ook liever vóór de wagen dan erachter? Dan stopt u liever energie in de preventie van psychosociale arbeidsbelasting dan in oplossingen achteraf. Wilt u PSA voorkomen, dan is dit stappenplan een goed hulpmiddel.

PSA voorkomen, dit stappenplan helpt u erbij

Of een medewerker klachten krijgt door stress hangt samen met hoe die persoon individueel in elkaar steekt. Maar dat betekent niet dat het ontstaan van stress (en psychische overbelasting) volledig subjectief bepaald is. Stress en PSA voorkomen is dan ook meer dan het stressbestendig maken van individuele werknemers.

Preventie van psychische overbelasting betekent in de eerste plaats dat functies niet te hoge eisen mogen stellen aan medewerkers. Met andere woorden: het werk mag niet te veel zijn en niet te zwaar. Daarom staat in de Arbowet deze benadering van PSA centraal.

> LEES OOK: Psychosociale arbeidsbelasting, dit wilt u weten

Met een gericht preventiebeleid PSA voorkomen

Een bedrijf kan een gericht gezondheids-, vitaliteits- of preventiebeleid opzetten op basis van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Daarbij benadrukt de Arbowet het belang van preventie en aanpak bij de bron. Pas na die bronaanpak mag de aandacht uitgaan naar de manier waarop mensen met de risico’s omgaan. Door zo’n aanpak kunt u ervoor zorgen dat werknemers, ondanks de aanwezige stressrisico’s, niet overbelast raken door hun werk.

> LEES OOK: Zo vergeet u niets in de RI&E

Preventiebeleid, ook tegen ziekte en arbeidsconflicten

Een re-integratiebeleid kan ervoor zorgen dat werknemers die toch overbelast zijn (of dreigen te worden) zo snel mogelijk weer aan het werk kunnen (of aan het werk kunnen blijven). Een dergelijk beleid kan op het werk gericht zijn: (ander) passend werk of aanpassing van de functie zelf. Maar ook op het vergroten van de persoonlijke weerbaarheid van werknemers (coping), bijvoorbeeld door trainingen in het hanteren van stress, persoonlijke coaching of supervisie.

Daarnaast vraagt het onderwerp arbeidsconflicten om bijzondere aandacht in termen van risicobeheersing en preventie. Want ondanks alle richtlijnen leiden arbeidsconflicten nog regelmatig tot ziekteverzuim, met alle gevolgen van dien. Daarom is in de Werkwijzer Arbeidsconflicten een model uitgewerkt voor het omgaan met arbeidsconflicten. Daarin staat het uit de medische sfeer halen van dit soort conflicten centraal.

> LEES OOK: Zo psychisch belastend zijn arbeidsconflicten

PSA voorkomen, dit stappenplan helpt u erbij

PSA voorkomen met een stappenplan als hulpmiddel

Stress zo veel mogelijk voorkomen? De zorg voor het welzijn van medewerkers borgen en PSA voorkomen? Dit stappenplan kan daarbij een goed hulpmiddel zijn.

1. Bepaal het ambitieniveau

Stel eerst vast hoe het onderwerp welzijn, en daarmee PSA, een plaats moet krijgen in het arbobeleid. Bepaal daarbij de prioriteit en de verwachte opbrengsten. Dit gebeurt in overleg tussen werkgever en ondernemingsraad. Maak daarbij het ambitieniveau, de doelstellingen en de opbrengsten zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld door die te vertalen in termen van ziekteverzuimreductie, duurzame inzetbaarheid, kwaliteitsverbetering, gezondheidsbevordering, reductie van interne of externe klachten, medewerkerstevredenheid of personeelsverloop.

2. Ken de feiten

Onderzoek regelmatig hoe het ervoor staat met welzijn in het bedrijf. Bepaal vervolgens, gekoppeld aan het ambitieniveau en de prioriteit, de onderzoeksmethode. Vragenlijstmethodieken of interviews zijn daarbij uitstekende hulpmiddelen. Daarnaast kan een simpel instrument als het werkoverleg een geschikte ‘thermometer’ zijn voor organisatieklimaat en arbeidsbeleving. Ook het verloop van verzuimcijfers is een mogelijke informatiebron.

3. Creëer commitment en draagvlak

Zonder commitment van alle betrokkenen om eventuele problemen aan te pakken, is een onderzoek (groot of klein) bij voorbaat zinloos. Maak daarom van tevoren afspraken. Over hoe u signalen vertaalt naar een plan van aanpak, wanneer dat vervolgens wordt uitgevoerd en welk budget daarvoor beschikbaar is. Maak daarbij meteen een opzet voor een communicatiestructuur die zorgt dat alle betrokkenen op de hoogte zijn en blijven. Bespreek eerst de feiten en maak aansluitend een plan van aanpak.

4. Voer het plan van aanpak uit

Voer de geconstateerde actiepunten vervolgens uit volgens een duidelijke planning en vanuit een heldere communicatiestructuur. Zo is terugkoppeling over de voortgang essentieel. Daarnaast leert de praktijk dat het door allerlei omstandigheden vaak nodig is om plannen bij te stellen. Onthoud daarbij dat alleen open communicatie voor blijvende betrokkenheid zorgt. ‘Geen bericht, goed bericht’ gaat hier niet op. Blijven communiceren dus, over eventuele vertragingen in de voortgang of over onverwachte omstandigheden.

5. Zo borgt u het beleid

Evalueer aansluitend de voortgang volgens een vooraf opgestelde structuur. Zorg daarbij voor meetbare resultaatcriteria op alle niveaus, zodat evaluatie tot concrete inzichten leidt en u zo nodig meteen eenvoudig kunt bijstellen.

> DOWNLOAD de whitepaper PSA in 4 praktijkvoorbeelden

PSA voorkomen, dit stappenplan helpt u erbij

Het stappenplan in een praktijkvoorbeeld

Dat klinkt allemaal prachtig. Maar hoe werkt een dergelijk stappenplan nu in de praktijk? Hoe kunt u PSA voorkomen door de toepassing van deze 5 stappen? Dat maken we duidelijk met een praktijkvoorbeeld.

Praktijkvoorbeeld PSA voorkomen met stappenplan

Een gezondheidszorgorganisatie ziet haar ziekteverzuimpercentage oplopen. De ondernemingsraad spreekt in de overlegvergadering met de directie zijn zorg hierover uit. De directie heeft het probleem van het oplopende verzuim ook gesignaleerd. Zij heeft deze zorgelijke trend daarop besproken met de bedrijfsarts.

1. Ambitieniveau

Directie en ondernemingsraad willen vervolgens inzicht krijgen in de problematiek van het stijgende verzuim. Beide streven daarbij naar een daling van ziekteverzuim tot op het niveau van een berekende norm. Beide veronderstellen daarin een relatie tussen de toegenomen zorgzwaarte en ziekteverzuim. Opvallend is dat het verzuim niet overal in de organisatie evenveel stijgt. Er zijn daarin duidelijke verschillen zichtbaar tussen afdelingen. Daarom zijn directie en ondernemingsraad benieuwd naar de achtergronden van deze verschillen.

2. Ken de feiten

In gezamenlijk overleg kiest men voor het uitvoeren van een vragenlijstonderzoek. Partijen vinden het belangrijk om alle medewerkers daarbij te betrekken. Bovendien willen zij, gezien de verschillen tussen de afdelingen, een onderlinge vergelijking kunnen maken. Zij vragen de arbodienst om een offerte voor het uitvoeren van het onderzoek.

3. Creëer commitment en draagvlak

Directie en ondernemingsraad maken aansluitend samen een plan om het onderzoek in de organisatie te introduceren. Daarbij zorgt de directie voor een bespreking van doelstelling, aard en inhoud van het onderzoek met de leidinggevenden. Die vertellen op hun beurt in het werkoverleg aan de medewerkers wat er gaat gebeuren. De ondernemingsraad stelt daarnaast een brief op die hij (mede ondertekend door de directie) aan alle medewerkers stuurt.

Voorlichting medewerkers

De adviseur van de arbodienst die het onderzoek uitvoert licht alle medewerkers mondeling voor. Daarbij gaat het over het onderzoek, de vertrouwelijkheid van gegevens en de wijze van terugkoppelen. Via intranet of de nieuwsbrief worden de medewerkers daarna op de hoogte gehouden van het verloop van het onderzoek.

Aanbevelingen arbo-adviseur

Bij de afronding van het onderzoek bespreekt de adviseur de resultaten met directie en ondernemingsraad. Hij heeft inmiddels de resultaten voorzien van aanbevelingen. Deze aanbevelingen worden vertaald in een concept-plan van aanpak.

Bespreking resultaten en aanbevelingen

Vertegenwoordigers van directie en ondernemingsraad bespreken de resultaten en aanbevelingen in een vervolgbijeenkomst met de leidinggevenden en HR. De adviseur van de arbodienst is hierbij ook aanwezig.

Inderdaad constateert men over de hele linie een toegenomen zorgzwaarte in de verzorgende en verplegende functies. Dit op zich leidt echter niet tot een stijgend verzuim. Wel blijkt er in enkele teams sprake te zijn van verslechterde verhoudingen. Dit speelt zowel tussen collega’s onderling als met leidinggevenden. De achtergronden ervan lopen uiteen. In een enkel geval is sprake van onderlinge problemen op persoonlijk vlak. In een ander team spelen grote (onuitgesproken) verschillen in taakopvatting. Door de hele organisatie heen blijken medewerkers moeite te hebben met mondiger familieleden van patiënten en cliënten. Daarbij is regelmatig sprake van verbale agressie.

Plan van aanpak en afdelingsplannen

In het plan van aanpak is PSA tegengaan en omgaan met ongewenst gedrag voor de hele organisatie als actiepunt opgenomen. Er is gekozen voor het per afdeling maken van een concreet afdelingsplan. De adviseur van de arbodienst heeft, samen met de leidinggevende, de resultaten met de betreffende teams besproken. Met hen is gekeken naar herkenning van de eigen scores en naar concretisering en prioritering van aanpak.

4. Voer het plan van aanpak uit

De betrokkenen voeren de acties uit die in de diverse afdelingsplannen en het plan van aanpak staan.

5. Zo borgt u het beleid

In de diverse overlegvormen komt de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak consequent ter sprake. De ontwikkeling in het verzuimpercentage en de opbouw ervan worden kritisch gevolgd.

 

> TIP: congres Arbo in de zorg

PSA voorkomen, dit stappenplan helpt u erbij

Reageer op dit artikel