Wanneer moet het werkrooster bekend zijn?

Werkroosters vormen een belangrijke leidraad voor veel werknemers bij hun werk en privéleven. Met het toenemende nachtwerk worden ze steeds belangrijker. Ook het thuiswerken vraagt om duidelijke richtlijnen.

Wanneer moet het werkrooster bekend zijn?

Zeker als men in onregelmatigheid of in ploegendienst werkt is het van belang dat een werknemer op tijd weet wanneer hij of zij moet werken. Het is niet alleen handig als een werknemer het werkrooster op tijd kent, maar is essentieel voor een gezonde werk- en privébalans.

De Arbeidstijdenwet kent een aantal verplichte regels met betrekking tot de mededelingstermijn. Dit houdt in dat de werkgever het werkrooster op tijd kenbaar moet maken. Maar “op tijd” is een rekbaar begrip. Dit wordt nader ingevuld door de Arbeidstijdenwet, een CAO of in een bedrijfsafspraak met de OR. Is dat er allemaal niet? Dan is de werknemer zelf aan zet.

Arbeids- en rusttijdenpatroon

De Arbeidstijdenwet beschrijft het arbeids- en rusttijdenpatroon. Hiermee bedoelt de wetgever het vastgelegde reguliere patroon van werk en rust dat voor de werknemer (of een groep werknemers) geldt. In het alledaagse taalgebruik noemen we dit een rooster.

In hoofdstuk 5 van de Arbeidstijdenwet staat beschreven aan welke regels het rooster moet voldoen. In de praktijk worden de volgende termen ook gebruikt: werktijdregeling, werkrooster, dienstrooster, ploegenrooster of ploegenschema.

De mededelingstermijn om een werkrooster kenbaar te maken is gebonden aan een aantal spelregels. Het gaat hierbij om de geplande werktijden en niet om incidentele of tijdelijke afwijkingen door onvoorziene omstandigheden. Het gaat dus niet om noodzakelijk overwerk of incidenteel een dienst overnemen van een collega. Bij invulling van ad-hocsituaties moet (net als in andere situaties) wel rekening worden gehouden met goed werknemer- en werkgeverschap.

Risico-inventarisatie en -evaluatie

Net zoals de Wet op Arbeidsomstandigheden, verplicht de Arbeidstijdenwet de werkgever tot beleidsvoering op het gebied van arbeids- en rusttijden. Dit is gericht op de veiligheid, gezondheid en het welzijn van het personeel. Hierbij moet de werkgever rekening houden met de persoonlijke omstandigheden en verplichtingen van de werknemer. De werkgever legt dit vast in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Ook moet de werkgever het arbeids- en rusttijdenpatroon schriftelijk vastleggen. Iedere werknemer (en ook de Arbeidsinspectie) moet daarvan kennis kunnen nemen.

Rooster op tijd bekendmaken

De werkgever moet werknemers op tijd op de hoogte stellen van het vastgestelde rooster. Dat is van belang voor de werknemer. Bijvoorbeeld vanwege de voorspelbaarheid van de arbeids- en rusttijden en de afstemming met privé-afspraken. De Arbeidstijdenwet laat ruimte om maatwerk te realiseren wat betreft het mededelen van het werkrooster. In artikel 4:2 van de Arbeidstijdenwet staat meer over de mededelingstermijn van het arbeids- en rusttijdenpatroon. Er zijn 3 mogelijkheden in het proces van ‘op tijd’ mededelen van het rooster.

1. Vangnet

Zijn er geen afspraken gemaakt over het op tijd informeren over het rooster? Dan moet de werkgever de arbeidstijden en de rusttijden van het werkrooster minimaal 28 dagen van tevoren bekendmaken aan de werknemer.

2. Noodzakelijke aanpassing

Is dat vanwege de aard van arbeid onmogelijk? Dan deelt de werkgever de rusttijden minimaal 28 dagen van tevoren mee. De begin- en eindtijden van het werk deelt de werkgever dan minimaal 4 dagen van tevoren mee.

3. Collectief

Er kunnen afwijkende perioden voor het bekendmaken van het rooster zijn afgesproken. Bijvoorbeeld in de CAO, in de afspraak met de medezeggenschap (OR of PVT) of in de individuele arbeidsovereenkomst. Deze afspraken zijn dan de norm voor de betreffende organisatie of sector. Wil een werkgever een verandering aanbrengen? Dan is instemming van de vakbonden of de OR nodig.

Met het op tijd mededelen verwijzen we dus naar de richtlijn vanuit de Arbeidstijdenwet of de in de CAO of met de medezeggenschap afgesproken termijn.

Thuiswerken

Maar hoe zit dat met thuiswerkers? Een strak rooster past vaak niet bij thuiswerken. Daarom zullen werkgever en werknemer flexibele afspraken willen maken over de werktijden. Dat kan leiden tot een dilemma voor de werkgever vanwege de tijdregistratieplicht. De Arbeidstijdenwet schrijft namelijk regels voor over de werktijd per dag en per week en over de pauze en de rusttijden.

Een thuiswerker zal geen strikt pakket aan afspraken op dat gebied kunnen gebruiken. De werkgever zal het niet altijd nodig vinden dat de werknemer op vaste tijdstippen werkt, zolang de werknemer de taken maar uitvoert. Het accent op de naleving van de Arbeidstijdenwet ligt voornamelijk bij werkzaamheden die worden uitgevoerd in onregelmatigheid: avond- en nachtwerk en weekendwerk.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor het naleven van de normen in de Arbeidstijdenwet. Bij de thuiswerker is het lastig om de werk- en rusttijden te controleren. Eigenlijk moet de werkgever dat ook niet willen. Vertrouwen tussen werkgever en werknemer is van belang. De regels in de Arbeidstijdenwet zijn wel zo ruim dat het mogelijk is om passende afspraken te maken.

Zelfroosteren

Een alternatief kan 'zelfroosteren' zijn. Dit heet ook wel meeroosteren. Bij dit systeem maakt de werknemer (en het team) zelf het rooster voor een komende periode, binnen de met de werkgever afgesproken criteria. Over het algemeen zien we dat medewerkers het prettig vinden om het rooster 3 maanden van tevoren in te vullen. Dit past ruimschoots binnen de richtlijnen van de Arbeidstijdenwet.

Wet flexibel werken

Doel van de Wet flexibel werken (Wfw) is het bevorderen van flexibel werken. Uitgangspunt is dat werknemers ook de mogelijkheid krijgen om hun werktijden en werkplek flexibel in te delen. Op basis van deze wet kunnen werknemers hun werkgever verzoeken om:

  • hun werkrooster aan te passen. De werkgever kan dit alleen weigeren bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.
  • hun werkplek te wijzigen, zoals enkele dagen thuis werken. Wil de werkgever dit verzoek weigeren? Dan moet de werkgever daarover overleggen met de werknemer.
  • hun contractuele arbeidsduur aan te passen. De werkgever kan dit alleen weigeren bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.

De werknemer kan hiervoor na een dienstverband van een half jaar een aanvraag doen. Na een afwijzing of inwilliging van het verzoek kan de werknemer na 1 jaar weer een nieuw verzoek doen. De Wfw is alleen van toepassing op organisaties met meer dan 10 werknemers. Bij werkzaamheden die werkplekgebonden is het lastig of zelfs uitgesloten dat een werkgever kan instemmen met bijvoorbeeld thuiswerken. We zien in de praktijk dat de Wfw dan ook voornamelijk wordt toegepast bij organisaties die in het dagvenster werken.

Tekst: Hennie Havenaar en Coen van Limborgh, Senior-Adviseurs bij Syntro, specialisten Arbeidstijden, Arbeidsvoorwaarden en Arbeidsverhoudingen. Redactie: Redactie Arbo

Onderdeel van de collectie

Werk- en rusttijden

In de Arbeidstijdenwet staan onder andere regels over werktijden, rusttijden en pauzes. Deze wet geldt voor werknemers van 18 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 18 jaar, zwangere vrouwen en nachtdiensten gelden strengere regels.

Dood door streptokokkeninfectie. Werkgever schuldig?

Dood door streptokokkeninfectie. Werkgever schuldig?

Een werknemer overlijdt aan een streptokokkeninfectie. Zijn vrouw stelt de werkgever aansprakelijk. Hoever reikt diens zorgplicht volgens de rechter?

Arbo in Bedrijf, de feiten en cijfers toegelicht

Arbo in Bedrijf, de feiten en cijfers toegelicht

De Nederlandse Arbeidsinspectie publiceerde op 12 september 2024 het rapport Arbo in Bedrijf 2022-2023. Advocaat Paul Verloop licht enkele feiten en...

Op de vingers getikt om te zware fysieke belasting

Op de vingers getikt om te zware fysieke belasting

De Arbeidsinspectie legt PostNL maatregelen op na constatering van te zware fysieke belasting in sorteercentra. Dat het werk nu te zwaar is staat...

De strijd tegen afval

De strijd tegen afval

In de gemeente Eindhoven klagen bewoners (met name op sociale media) over de overlast door de Canadese gans. Vooral de poep op fietspaden en het...

Mag dat, 11 werknemers verplicht overplaatsen? 

Mag dat, 11 werknemers verplicht overplaatsen?

Een zorgaanbieder in Noord-Holland wil 11 werknemers van een locatie overplaatsen naar verschillende andere locaties. De werkgever beroept zich...

Zweminstructeur schrikt zich een ongeluk. Werkgever aansprakelijk?

Zweminstructeur schrikt zich een ongeluk. Werkgever aansprakelijk?

Een zweminstructeur valt tijdens het werk. Is de werkgever aansprakelijk voor de schade of is hier sprake van een huis-tuin-en-keukenongeval?

Arbeids- en organisatiepsycholoog Helene Plaggenborg

A&O'er Hélène Plaggenborg: 'Overal geweest om PSA-inspecties te doen'

Al bijna 25 jaar werkt Hélène Plaggenborg bij de Arbeidsinspectie, maar tot op de dag van vandaag haalt zij enorm veel voldoening uit haar werk: "Ik...

Hobéon SKO over het nieuwe certificatieschema: 'Arbokerndeskundige, stap over de drempel en ga ervoor'

Hobéon SKO over het nieuwe certificatieschema: 'Arbokerndeskundige,...

Vanaf 1 januari 2025 mogen alleen gecertificeerde arbokerndeskundigen een RI&E toetsen en hierover adviseren. Helaas zijn er momenteel nog (te)...