Wanneer moet het werkrooster bekend zijn?

Werkroosters vormen een belangrijke leidraad voor veel werknemers bij hun werk en privéleven. Met het toenemende nachtwerk worden ze steeds belangrijker. Ook het thuiswerken vraagt om duidelijke richtlijnen.

Wanneer moet het werkrooster bekend zijn?

Zeker als men in onregelmatigheid of in ploegendienst werkt is het van belang dat een werknemer op tijd weet wanneer hij of zij moet werken. Het is niet alleen handig als een werknemer het werkrooster op tijd kent, maar is essentieel voor een gezonde werk- en privébalans. De Arbeidstijdenwet kent een aantal verplichte regels met betrekking tot de mededelingstermijn. Dit houdt in dat de werkgever het werkrooster op tijd kenbaar moet maken. Maar “op tijd” is een rekbaar begrip. Dit wordt nader ingevuld door de Arbeidstijdenwet, een CAO of in een bedrijfsafspraak met de OR. Is dat er allemaal niet? Dan is de werknemer zelf aan zet.

Arbeids- en rusttijdenpatroon

De Arbeidstijdenwet beschrijft het arbeids- en rusttijdenpatroon. Hiermee bedoelt de wetgever het vastgelegde reguliere patroon van werk en rust dat voor de werknemer (of een groep werknemers) geldt. In het alledaagse taalgebruik noemen we dit een rooster.

In hoofdstuk 5 van de Arbeidstijdenwet staat beschreven aan welke regels het rooster moet voldoen. In de praktijk worden de volgende termen ook gebruikt: werktijdregeling, werkrooster, dienstrooster, ploegenrooster of ploegenschema.

De mededelingstermijn om een werkrooster kenbaar te maken is gebonden aan een aantal spelregels. Het gaat hierbij om de geplande werktijden en niet om incidentele of tijdelijke afwijkingen door onvoorziene omstandigheden. Het gaat dus niet om noodzakelijk overwerk of incidenteel een dienst overnemen van een collega. Bij invulling van ad-hocsituaties moet (net als in andere situaties) wel rekening worden gehouden met goed werknemer- en werkgeverschap.

Risico-inventarisatie en -evaluatie

Net zoals de Wet op Arbeidsomstandigheden, verplicht de Arbeidstijdenwet de werkgever tot beleidsvoering op het gebied van arbeids- en rusttijden. Dit is gericht op de veiligheid, gezondheid en het welzijn van het personeel. Hierbij moet de werkgever rekening houden met de persoonlijke omstandigheden en verplichtingen van de werknemer. De werkgever legt dit vast in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Ook moet de werkgever het arbeids- en rusttijdenpatroon schriftelijk vastleggen. Iedere werknemer (en ook de Arbeidsinspectie) moet daarvan kennis kunnen nemen.

Rooster op tijd bekendmaken

De werkgever moet werknemers op tijd op de hoogte stellen van het vastgestelde rooster. Dat is van belang voor de werknemer. Bijvoorbeeld vanwege de voorspelbaarheid van de arbeids- en rusttijden en de afstemming met privé-afspraken. De Arbeidstijdenwet laat ruimte om maatwerk te realiseren wat betreft het mededelen van het werkrooster. In artikel 4:2 van de Arbeidstijdenwet staat meer over de mededelingstermijn van het arbeids- en rusttijdenpatroon. Er zijn 3 mogelijkheden in het proces van ‘op tijd’ mededelen van het rooster:

  1. Vangnet
  2. Noodzakelijke aanpassing
  3. Collectief

Vangnet

Zijn er geen afspraken gemaakt over het op tijd informeren over het rooster? Dan moet de werkgever de arbeidstijden en de rusttijden van het werkrooster minimaal 28 dagen van tevoren bekendmaken aan de werknemer.

Noodzakelijke aanpassing

Is dat vanwege de aard van arbeid onmogelijk? Dan deelt de werkgever de rusttijden minimaal 28 dagen van tevoren mee. De begin- en eindtijden van het werk deelt de werkgever dan minimaal 4 dagen van tevoren mee.

Collectief

Er kunnen afwijkende perioden voor het bekendmaken van het rooster zijn afgesproken. Bijvoorbeeld in de CAO, in de afspraak met de medezeggenschap (OR of PVT) of in de individuele arbeidsovereenkomst. Deze afspraken zijn dan de norm voor de betreffende organisatie of sector. Wil een werkgever een verandering aanbrengen? Dan is instemming van de vakbonden of de OR nodig.

Met het op tijd mededelen verwijzen we dus naar de richtlijn vanuit de Arbeidstijdenwet of de in de CAO of met de medezeggenschap afgesproken termijn.

Thuiswerken

Maar hoe zit dat met thuiswerkers? Een strak rooster past vaak niet bij thuiswerken. Daarom zullen werkgever en werknemer flexibele afspraken willen maken over de werktijden. Dat kan leiden tot een dilemma voor de werkgever vanwege de tijdregistratieplicht. De Arbeidstijdenwet schrijft namelijk regels voor over de werktijd per dag en per week en over de pauze en de rusttijden. Een thuiswerker zal geen strikt pakket aan afspraken op dat gebied kunnen gebruiken. De werkgever zal het niet altijd nodig vinden dat de werknemer op vaste tijdstippen werkt, zolang de werknemer de taken maar uitvoert. Het accent op de naleving van de Arbeidstijdenwet ligt voornamelijk bij werkzaamheden die worden uitgevoerd in onregelmatigheid: avond- en nachtwerk en weekendwerk.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor het naleven van de normen in de Arbeidstijdenwet. Bij de thuiswerker is het lastig om de werk- en rusttijden te controleren. Eigenlijk moet de werkgever dat ook niet willen. Vertrouwen tussen werkgever en werknemer is van belang. De regels in de Arbeidstijdenwet zijn wel zo ruim dat het mogelijk is om passende afspraken te maken.

Zelfroosteren

Een alternatief kan 'zelfroosteren' zijn. Dit heet ook wel meeroosteren. Bij dit systeem maakt de werknemer (en het team) zelf het rooster voor een komende periode, binnen de met de werkgever afgesproken criteria. Over het algemeen zien we dat medewerkers het prettig vinden om het rooster 3 maanden van tevoren in te vullen. Dit past ruimschoots binnen de richtlijnen van de Arbeidstijdenwet.

Wet flexibel werken

Doel van de Wet flexibel werken (Wfw) is het bevorderen van flexibel werken. Uitgangspunt is dat werknemers ook de mogelijkheid krijgen om hun werktijden en werkplek flexibel in te delen. Op basis van deze wet kunnen werknemers hun werkgever verzoeken om:

  • hun werkrooster aan te passen. De werkgever kan dit alleen weigeren bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.
  • hun werkplek te wijzigen, zoals enkele dagen thuis werken. Wil de werkgever dit verzoek weigeren? Dan moet de werkgever daarover overleggen met de werknemer.
  • hun contractuele arbeidsduur aan te passen. De werkgever kan dit alleen weigeren bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.

De werknemer kan hiervoor na een dienstverband van een half jaar een aanvraag doen. Na een afwijzing of inwilliging van het verzoek kan de werknemer na 1 jaar weer een nieuw verzoek doen. De Wfw is alleen van toepassing op organisaties met meer dan 10 werknemers. Bij werkzaamheden die werkplekgebonden is het lastig of zelfs uitgesloten dat een werkgever kan instemmen met bijvoorbeeld thuiswerken. We zien in de praktijk dat de Wfw dan ook voornamelijk wordt toegepast bij organisaties die in het dagvenster werken.

Tekst | Hennie Havenaar en Coen van Limborgh, Senior-Adviseurs bij Syntro, specialisten Arbeidstijden, Arbeidsvoorwaarden en Arbeidsverhoudingen
Redactie | Redactie Arbo

Onderdeel van de collectie

Werk- en rusttijden

In de Arbeidstijdenwet staan onder andere regels over werktijden, rusttijden en pauzes. Deze wet geldt voor werknemers van 18 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 18 jaar, zwangere vrouwen en nachtdiensten gelden strengere regels.

Werkgever aansprakelijk voor psychische klachten advocaat?

Werkgever aansprakelijk voor psychische klachten advocaat?

Zijn de psychische klachten van een advocaat te wijten aan ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever? Het hof bekijkt deze zaak in...

Veilig en gezond werken bij zelfstandig ondernemers

Veilig en gezond werken bij zelfstandig ondernemers

9 op de 10 zelfstandige ondernemers zijn het (helemaal) eens met de stelling dat zij voldoende informatie hebben over hoe (hun medewerkers en)...

Mantelzorg, nog een onbetaalde baan erbij

Mantelzorg, nog een onbetaalde baan erbij

Vrouwen mantelzorgen meer dan mannen. Daardoor voelen zij zich en zíjn zij ook daadwerkelijk vaker zwaarder belast. Want vrouwen hebben doorgaans al...

Extra aandacht voor preventie op de Dag van de Preventie

Extra aandacht voor preventie op de Dag van de Preventie

Op 18 april 2024 is het de Dag van de Preventie. Deze dag staat in het teken van het belang van preventie - het voorkomen van ziekte en het...

Jaarverslag Arbeidsinspectie: meer dodelijke slachtoffers

Jaarverslag Arbeidsinspectie: meer dodelijke slachtoffers

Bij arbeidsongevallen zijn in 2023 72 dodelijke slachtoffers gevallen, behoorlijk meer dan de afgelopen jaren. Uit het jaarverslag van de Nederlandse...

Maak de werkvloer mentaal gezond met deze nieuwe leidraad

Maak de werkvloer mentaal gezond met deze nieuwe leidraad

Een goede mentale gezondheid van werknemers begint met het creëren van een ondersteunende werkomgeving. Maar hoe doe je dat? Deze leidraad van...

5 best gelezen artikelen in maart

5 best gelezen artikelen in maart

Hoe zit het nou precies met die vernieuwde ARIE-regeling? Hoe ondersteun je werknemers die meedoen aan de ramadan? De top 5 van de best gelezen...

Naar een evidence-based oplossing voor de burn-outpuzzel

Naar een evidence-based oplossing voor de burn-outpuzzel

Veel mensen voelen zich vermoeid door het werk, zo laten de cijfers zien. Maar wanneer spreken we van burn-out, hoe voorkom je die en hoe herstellen...