Wanneer moet het werkrooster bekend zijn?

Werkroosters vormen een belangrijke leidraad voor veel werknemers bij hun werk. Ze zijn steeds belangrijker nu er meer en meer in de nacht wordt gewerkt. Maar ook het thuiswerken vraagt om duidelijke richtlijnen. In dit artikel zetten we de regels op een rij. Met voorbeelden en een aantal tips.

Het is handig als de werknemer ’tijdig’ het werkrooster kent. Dat is ook verplicht. Maar ’tijdig’ is een rekbaar begrip. Dat wordt nader ingevuld door de Arbeidstijdenwet (ATW), een CAO of in een bedrijfsafspraak met de OR. Als dat er allemaal niet is, is de werknemer aan zet.

Arbeids- en rusttijdenpatroon

In dit artikel hebben we het over het in de ATW beschreven ‘arbeids- en rusttijdenpatroon'(Artikelen 4:1a, 4:2, 4:5 en 5.15 Arbeidstijdenwet). De ATW bedoelt dan het, op basis van de ‘arbeids- en rusttijdenregeling’, vastgelegde werktijdenpatroon voor een werknemer (zie kader Arbeids- en rusttijdenregeling). Ofwel: het reguliere patroon van werk en rust dat voor de werknemer of een groep van werknemers van toepassing is. Dit wordt in de praktijk ook wel aangeduid als werktijdregeling, werkrooster, rooster, dienstrooster, ploegenrooster of ploegenschema. Maar we gebruiken in dit artikel daarvoor gemakshalve het woord ‘rooster’.

Arbeids- en rusttijdenregeling

Met de arbeids- en rusttijdenregeling (artikel 6:1 Arbeidstijdenwet) bedoelt de ATW de regeling die de werkgever vaststelt en die instemmingsplichtig is in de zin Artikel 27 lid 1 onder b Wet op de Ondernemingsraden. Het is de regeling voor de organisatie waarin zaken staan als: wat de tijdstippen van het begin en het einde van de werkdag zijn, wanneer er pauzes zijn, hoe de roosters eruitzien, wanneer die aan de medewerkers worden verstrekt en bijvoorbeeld de ploegenroosters. Ook een regeling voor roostervrije dagen hoort tot het instemmingsrecht van de OR. Voor een incidentele overwerkregeling is geen instemming nodig van de OR. Maar voor een structurele regeling, hoe met het overwerk in z’n algemeenheid wordt omgegaan, weer wel.

Het gaat bij deze roosters niet om de incidentele of tijdelijke afwijkingen die kunnen ontstaan door onvoorziene omstandigheden. Zoals noodzakelijk overwerk of incidenteel een dienst overnemen van een collega. Voor deze incidentele afwijking is de instemming van de werknemer voldoende om van het rooster af te wijken. In de praktijk mag worden verwacht dat men daar door goed werkgever- én werknemerschap, in onderling overleg dus, wel uitkomt.

Risico-inventarisatie en -evaluatie

De werkgever heeft de wettelijke opdracht om een zo goed mogelijk beleid te voeren op het gebied van arbeids- en rusttijden. Hij moet daarbij rekening houden met de persoonlijke omstandigheden en verplichtingen van de werknemer. De werkgever moet dit vastleggen in de risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E).

Een werkgever moet de arbeidstijdpatronen schriftelijk vastleggen en iedere werknemer moet, wanneer hij dat wil, daarvan kennis kunnen nemen.

Tijdig bekend maken

Het is de bedoeling dat de werknemer door de werkgever ‘zo tijdig mogelijk’ van het vastgestelde rooster op de hoogte wordt gesteld. Dit kan voor de werknemer van belang zijn vanwege de voorspelbaarheid van zijn arbeids- en rusttijden en de afstemming met privé-afspraken. Met ’tijdig’ wordt op de eerste plaats de termijn bedoeld die in de CAO of met de OR of PVT is afgesproken. Werkgevers zullen overigens ook uit hoofde van goed werkgeverschap hun werknemers tijdig moeten informeren over hun roosters. (Zie de beslisboom).

Beslisboom voor het bekendmaken van werkroosters aan werknemers
Beslisboom voor het bekendmaken van werkroosters aan werknemers

Vangnet

Is er geen CAO, of is de afspraak over ’tijdig’ daarin niet gemaakt? En is ook met de medezeggenschap niets overeengekomen? Dan is instemming van werknemer zelf nodig. De werkgever moet dan de vangnetconstructie uit de ATW gebruiken. Hij zal dan het rooster ten minste 28 dagen van tevoren aan de werknemer bekend moeten maken.

Voorbeeld onrechtmatige inroostering

Dat de in de ATW genoemde termijnen serieus genomen moeten worden blijkt wel uit een deze rechterlijke uitspraak.

Een werknemer maakt bezwaar tegen inroostering in reservediensten omdat de werkgever pas uiterlijk om 18:00 uur op de dag voorafgaand aan deze reservediensten bekend maakt hoe laat de werkzaamheden moeten beginnen. Een aangedragen collectieve regeling blijkt niet van toepassing. De rechter vindt de inroostering in reservediensten onrechtmatig. Hij baseert zijn uitspraak op de wettelijke mededelingstermijn van 4 dagen voor begin- en eindtijden.

Als de aard van het werk dat noodzakelijk maakt, mag de werkgever de wekelijkse rusttijd en de vrije zondag 28 dagen van tevoren bekend maken. De precieze werktijden moet de werkgever dan uiterlijk 4 dagen van tevoren bekend maken.

Deze regels zijn in de ATW niet beboetbaar gesteld. Dus zo’n solide vangnet is het helaas niet. Wanneer de werknemer problemen ondervindt bij het tijdig bekendmaken van het rooster door de werkgever, is de aangewezen weg bemiddeling door de PVT, OR of de vakorganisatie. Of hij kan zelf naar de rechter stappen.

Afspraak in de CAO of met OR, PVT of in AO

Maar let op! Er kunnen afwijkende perioden met betrekking tot het bekendmaken van het rooster zijn vastgelegd in de CAO, in de afspraak met de medezeggenschap (bijvoorbeeld in het bedrijfsreglement of personeelshandboek) of in de individuele arbeidsovereenkomst. Deze afspraken zijn dan de norm voor de betreffende sector of het bedrijf. In elk geval zal een ondernemer die het dienstrooster wil invoeren of wijzigen, instemming van de OR of PVT nodig hebben. In de hieronder genoemde voorbeelden komen de wettelijke termen en perioden vaak terug. Daaruit blijkt dat er een grote variëteit in afspraken bestaat.

Beveiliging: Een rooster is een periode van 4 aaneengesloten weken met het overzicht van tijdvakken en/of arbeidstijd. Op iedere donderdag moet de werkgever aan de werknemer het rooster mededelen voor de komende periode van 28 dagen (voortschrijdend systeem).

Ziekenhuizen: De werkgever geeft het arbeids- en rusttijdenpatroon ten minste 28 dagen van tevoren aan de werknemer door. Als in verband met het soort werk het arbeids- en rusttijdenpatroon niet ten minste 28 dagen van tevoren aan de werknemer meegedeeld kan worden, vertelt de werkgever ten minste 28 dagen van tevoren aan de werknemer op welke dag de wekelijkse rusttijd begint en op welke zondagen de werknemer niet hoeft te werken. Ook maakt hij aan die werknemer ten minste vier dagen van tevoren de tijdstippen bekend waarop hij moet werken (exact de terminologie en intervallen van de ATW!).

Jeugdzorg: De werkgever moet een voorlopig jaarrooster maken. Daarvan leidt hij de definitieve roosters af. Het definitieve rooster ontvangt de werknemer minimaal twee weken voordat het rooster begint.

Bouw & Infra: De werkgever stelt de dagelijkse en wekelijkse arbeids- en rusttijden vast. Naast een aantal andere voorwaarden geldt het volgende. De werkgever doet dit na redelijk overleg met de werknemer. Hij houdt daarbij rekening met de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en zorgt daarbij zoveel mogelijk voor een bestendig en regelmatig werkpatroon. Daarbij geeft de werkgever duidelijk de begin- en eindtijd per dag aan. De werkgever stelt het rooster ten minste 14 dagen voor het begin van het rooster beschikbaar aan de werknemer. Afwijken van de genoemde termijnen mag hij enkel met instemming van de werknemer.

werkrooster, arbeidstijden

Shell: Shell vult in overleg met de OR de dienstroosters in. Deze moeten voldoen aan de eisen van het bedrijf. Het bedrijf maakt de dienstroosters aan de werknemer persoonlijk bekend. Verder zijn er vele aanvullingen. Bijvoorbeeld in verband met stoproosters, opkomstdagen of 4-daagse werkweken.

Facilitaire contactcenters: Een dienstrooster is een werktijdenregeling. Die geeft aan op welke tijdstippen de medewerker normaliter begint met de voor hem geldende diensten en wanneer hij die onderbreekt en beëindigt. De werkgever stelt de dienstroosters minimaal twee weken voor de start van een ingeplande dienst aan de medewerker beschikbaar. De medewerker is verplicht kennis te nemen van dit rooster. Het is mogelijk om de roosters later beschikbaar te stellen, mits de werkgever dit onderbouwt en in overleg met de werknemersvertegenwoordiging.

Thuiswerken

Maar hoe zit dat met thuiswerkers? Een strak rooster is vaak niet passend bij thuiswerken. Daarom zullen werkgever en werknemer over de werktijden flexibele afspraken willen maken. Maar dat kan leiden tot een dilemma voor de werkgever vanwege de tijdregistratieplicht.

De ATW schrijft immers regels voor over de werktijd per dag en per week en over de pauze en de rusttijden. De thuiswerker zal geen strikt pakket aan afspraken op dat gebied kunnen gebruiken. Hij wil immers de combinatie werk, privé en zorgtaken makkelijk maken. De werkgever zal het niet altijd nodig vinden dat de werknemer op vaste tijdstippen achter de computer zit. Als de taken maar uitgevoerd worden. Anderzijds blijft hij verantwoordelijk voor de naleving van de normen in de ATW. Maar het is bij de thuiswerker lastig om de werk- en rusttijden te controleren en eigenlijk moet de werkgever dat ook niet willen. Vertrouwen tussen werkgever en werknemer is van belang. De regels in de ATW zijn echter wel zo ruim dat het mogelijk is om passende afspraken te maken (zie kader Tips voor ATW bij thuiswerken).

Tips voor ATW bij thuiswerken

  • Maak onderscheid tussen dat wat noodzakelijk is voor het bedrijf (bereikbaarheid) en waar de werknemer in vrijheid gebruik van kan maken.
  • Stem vooraf de kaders af met het medezeggenschapsorgaan als dat er is. Er is instemmingsrecht op dit onderwerp. Let vooral ook op de CAO, als die er is.

De ATW kan niet overtreden worden als binnen de afspraken tussen werkgever en werknemer ruimte is voor:

  • wekelijkse rust, zoals niet werken tussen zaterdag 18.00 uur en maandag 08.00 uur;
  • dagelijkse rust, zoals dagelijks niet werken in de periode van 21.00 uur tot 08.00 uur;
  • werktijd per week, zoals niet meer werken dan 11 uur per dag en totaal niet meer dan 50 uur per week;
  • gemiddelde werktijd: zoals niet meer werken dan 180 uur in 4 weken en 640 uur in een periode van 16 weken.

Een alternatief kan ‘zelfroosteren‘ zijn. Dat is een systeem dat uitstekend past binnen de bedoeling van de wetgever. De werknemer maakt als het ware zelf, binnen de met de werkgever afgesproken criteria, het rooster voor een komende periode.

Wet flexibel werken (Wfw)

Bij roosteren en thuiswerken kan de Wfw niet onbesproken blijven. Werknemers kunnen namelijk vanaf 1 januari 2016 hun werkgever verzoeken om:

  • hun werkrooster aan te passen. De werkgever kan dit alleen weigeren bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang;
  • hun werkplek te wijzigen, zoals enkele dagen thuis werken. Als de werkgever dit verzoek wil weigeren moet hij daarover overleg plegen met de werknemer;
  • hun contractuele arbeidsduur aan te passen; dit is alleen te weigeren bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.

De Wfw moet bevorderen dat werknemers meer mogelijkheden krijgen om te telewerken en te werken op voor hen gunstige tijden. De werknemer kan hiervoor na een dienstverband van een half jaar een aanvraag doen. Na een afwijzing of inwilliging van het verzoek kan de werknemer na een jaar weer een nieuw verzoek doen. De Wfw is alleen van toepassing op bedrijven met meer dan tien werknemers.

Tekst | Leo Bonefaas, oud-inspecteur, specialist Arbeidstijdenwet bij de toenmalige Arbeidsinspectie

> Tip: In een keer weer helemaal up-to-date over alle arbo onderwerpen met de Arbo Actualiteitendag. Experts op het gebied van jurisprudentie en arbo-ontwikkelingen praten u in één ochtend op hoog niveau bij in 4 online masterclasses.

Arbo Actualiteitendag