Nog nooit is er een dag geweest die zo’n grote impact heeft gehad op ons werk. Op 16 maart 2020 werd werkend Nederland gedwongen tot een enorme transformatie op de vraag waar het werk te doen. Wat volgde is het meest grootschalige experiment dat professionals waarschijnlijk zullen meemaken in hun werkende leven. Maar is de vraag ‘waar’ we werken eigenlijk wel zo van belang? En hoe ga je als manager om met deze nieuwe vorm van werken? Hoe ben je de juiste leider en zorg je dat vernieuwing van de grond komt?
De arbofunctionaris kan doorslaggevend zijn
Het experiment slaagde. Het was her en der behelpen. Maar achteraf kunnen we concluderen dat heel veel organisaties in Nederland tot meer in staat zijn dan we dachten. Wat volgde is een omslag. De mentale blokkades over het werken op afstand namen af en hybride werken kreeg een vast plek in organisaties.
We komen in een nieuwe fase. In een nieuw tijdperk zijn nieuwe vaardigheden gevraagd. We moeten ontdekken wat de beste manier is om het werk te doen. Goed nieuws: als arbofunctionaris hoeft u niet alles zelf uit te vinden. Maar uw rol kan doorslaggevend zijn bij het proces waarin andere professionals onderdeel moeten worden van het vernieuwingsproces. Een paar dingen kunnen daarbij helpen.
Lees ook: Hybride werken moet in de RI&E
Waar je werkt is niet de belangrijkste vraag
We waren gedwongen om met een nieuwe vorm van werken te experimenteren. Over het algemeen is dat zo succesvol verlopen dat veel organisaties het werken op afstand verder gaan faciliteren. Niet verwonderlijk als je bedenkt dat voor de corona veel professionals vijf dagen per week 50 kilometer naar hun werk reden. Om daar vervolgens een mail te sturen naar een collega die 10 meter verderop zit. Zo is het noodgedwongen werken op afstand voor heel veel organisaties een eye-opener geweest.
Hoeveel dagen en wanneer werken we op afstand?
Die knoop is dus doorgehakt. Maar als we op afstand gaan werken, hoeveel dagen doen we dat dan? Deze vraag wordt mij veelvuldig gesteld bij lezingen en webinars over het werken op afstand. Hoeveel dagen is wenselijk? En hoe zorgen we ervoor dat ook op woensdagen en vrijdagen collega’s nog op kantoor verschijnen?
Lees ook: Hybride werken: wat is dat?
Meer vrijheid zorgt voor angst
Het zijn stuk voor stuk begrijpelijke vragen. Meer vrijheid geven in waar het werk wordt uitgevoerd zorgt ook voor angst. Als we het volledig vrijlaten, ontmoeten we elkaar dan nog wel? Komt niet iedereen op hetzelfde moment naar kantoor? Maar de antwoorden op deze vragen zijn nu niet belangrijk omdat ze (nog) niet relevant zijn. Er heeft zich een verfrissende transformatie voorgedaan. Maar dat is niet de transformatie die het hardst nodig is.
Maar dat is niet wat het hardst nodig was
Het experiment over waar het werk te doen, is geslaagd
Vóór corona bleken organisaties moeilijk in staat te vernieuwen. Geslaagde innovatie kwam eerder tot stand ondanks dan dankzij het systeem waarin we werkten. De afgelopen decennia is werken in organisaties alsmaar complexer geworden. Maar we zijn vergeten onze manier van werken daaraan aan te passen. Het experiment over waar het werk te doen, is geslaagd. Maar we moeten veel meer experimenteren.
Waar je het werk doet is altijd vraag 2
Buig u nu dus niet over de vraag hoeveel dagen op afstand kan worden gewerkt. Maar doe een stap terug. Kijk vanuit een helicopterview, samen met medewerkers, naar het werk. Kijk wat er moet gebeuren. Welke taken en verantwoordelijkheden zijn er? Neem met elkaar tijd om heel goed na te gaan hoe dat werk het beste uitgevoerd kan worden. Daarna is het pas relevant om te bespreken waar dit werk gedaan zou moeten worden. Onthoud dus: waar je het werk doet is altijd vraag 2.
Lees ook: De arboprofessional is ook risicoleider
Kloppen uw aannames nog?
Opvallend is het enthousiasme waarmee veel organisaties het hybride werken omarmen. Opeens staat menig manager er heel welwillend tegenover. Waarom? Slechts zeer weinigen deden dit vóór corona al op de manier die straks de norm wordt. Gebleken is dat professionals ook op afstand goed kunnen werken. En soms zelfs wel beter.
Conclusie: Onze aanname over waar het werk zou moeten gebeuren bleek niet te kloppen. Mits goed georganiseerd kunnen we prima op afstand werken. De angsten bleken veelal ongegrond. Maar 9 van de 10 managers die ik spreek vergeten de vervolgvraag te stellen.
En die vervolgvraag luidt: Wat zegt dit experiment over de aannames die nog rondzingen in uw organisatie over hoe het werk gedaan moet worden?
Uw opvatting over waar het werk gedaan moest worden, bleek onjuist
Iedereen heeft een beeld, een opvatting over hoe het werk het beste gedaan kan worden. Maar in een onze wereld veranderen de omstandigheden constant. Hoe vaak testen we nog of onze opvattingen wel kloppen? Uw opvatting over waar het werk gedaan moest worden bleek onjuist. Hoe weet u nu zo zeker of uw andere opvattingen wel kloppen? Precies, dat weet u niet. En daarom is het van groot belang dat u die opvattingen gaat toetsen.
Experimenteer gedrag stimuleren
De oude, gestructureerde en geplande manier van veranderen is niet meer van deze tijd. Met uitgebreide plannen schrijven en draagvlak krijgen, gaat te veel kostbare tijd verloren. Veranderen anno nu doet u door experimenteren en improviseren.
Maar hoe stimuleert u dat experimenteer gedrag? Uiteindelijk is dit de verantwoordelijkheid van medewerkers zelf. Alleen is het aan de managers om de omstandigheden te scheppen waarin die verantwoordelijkheid wordt gepakt.
Blijf zoeken!
Hoe? Tijdens de lockdown zijn veel organisatie niet verder gekomen dan kantoortje spelen thuis. Maar weinig organisaties zijn actief blijven zoeken naar de best mogelijke manier om het werk te doen. Dit is uiteraard niet hoe je echt op afstand zou moeten werken. Iemand moet die status quo doorbreken.
De oplossing hoeft u zelf niet aan te dragen. Sterker nog, dat moet u niet willen. De kans dat deze dan gedragen wordt door de medewerkers wordt alleen maar kleiner. Ze moeten het zelf ontdekken. En daar is tijd voor nodig.
Geef werknemers tijd voor uitvinden van werk
Beantwoordt u eens de volgende vraag: Hoeveel tijd besteden medewerkers aan het uitvoeren van werk en hoeveel tijd aan het uitvinden van werk? Grote kans dat de verdeling is: 100% uitvoering, 0% uitvinding. Als we niet gaan experimenteren met hoe je het beste in die nieuwe fase productie kan draaien, dan gaat het op den duur ook ten koste van die productie. U moet dit experimenteren belangrijk maken. Niet door wat tijd te besteden aan een idee dat er al is. Maar door tijd vrij te maken als het idee er nog niet is. Al is het een uurtje per maand.
Dit is het moment
Dit is meer dan ooit het moment om een manier van werken vorm te geven die voor energie zorgt bij professionals en in hen staat stelt om zoveel mogelijk waarde te leveren aan klanten.
We staan aan de vooravond van een nieuwe fase. Hoe meer tijd u nu investeert, hoe meer profijt iedereen daar de komende jaren van gaat hebben. Als arbofunctionaris kunt u helpen om die manier van werken die komende tijd te laten ontstaan. Pak die verantwoordelijkheid!
Tekst | Arjen Banach, spreker en organisatiefuturoloog
> TIP: Meer weten over inspirerend werkgeverschap in een veranderende wereld? Arjen Banach is spreker op het Landelijk Arbocongres 2021.
