artikel

Het kantoor wordt nú ontruimd

Geen categorie

Voor het houden van een evacuatieoefening hebben we ten eerste de steun en goedkeuring nodig van het management. Om het management te overtuigen moeten we de meerwaarde van de evacuatieoefening duidelijk neerzetten. Het is de kunst om dat in de taal van het management te doen. Hierbij werkt het goed om de meerwaarde van de evacuatieoefening te omschrijven met ‘positieve woorden’. Bijvoorbeeld woorden als winst, sneller, hoger veiligheidsbewust zijn en effectiever handelen of optreden. Leg hierbij de nadruk op twee argumenten: een financieel en een sociaal argument. Het financiele is dat de oefening niet veel meer kost dan een half uur van ieders tijd, zeg een afscheidsborrel van een gewaardeerde collega. En het sociale argument is dat medewerkers merken dat veiligheid een plaats krijgt binnen de bedrijfscultuur.

 

De manager moet ja zeggen tegen een bepaald budget en tijdsbesteding. Een evacuatieoefening neemt namelijk een bepaalde hoeveelheid tijd en dus geld in beslag. Binnen ons budget hebben we ruimte nodig voor opleidingen en enkele BHV-middelen. Denk hierbij aan hesjes en zaklantaarns, maar wellicht ook aan portofoons (afhankelijk van de omvang van het pand). De grootste investering is echter de benodigde tijd. Een BHV-opleiding kost twee dagen en een ontruimingsoefening duurt een half uur voor alle medewerkers. Dit halve uur is waarschijnlijk de grootste wissel die op de omzet wordt getrokken. Geef daarom vooraf aan dat de oefening niet langer dan een half uur in beslag zal nemen. Bied eventueel aan om bepaalde arbeidsprocessen buiten de oefening te laten. Vooraf kunnen we afspreken wie niet aan de oefening hoeven deel te nemen. Voorkom echter dat degenen die niet mee hoeven te doen aan de oefening, zich meer gaan voelen dan de rest. Laat de niet-deelnemers bijvoorbeeld zichtbaar een stukje toiletpapier in hun borstzak dragen. Hiermee benadrukken we op een ludieke manier het belang van deelname aan de oefening.

 

Met de medewerking van het management zijn we er nog niet. Een tweede belangrijk element is een evacuatieplan. Voor evacuatieplannen voor kantoorpanden bestaat een zogenoemde Nederlandse Technische Afspraak, de NTA 8112-1. Dit is een soort van norm. In de NTA 8112 staat een hoofdstukindeling voorgeschreven waarin we alle benodigde informatie kwijt kunnen. Tevens bevat de afspraak een voorbeeldevacuatieplan. Hierin staan de taaklijsten voor het Hoofd BHV, de EHBO’ers, de receptie en de BHV’ers die zijn belast met de begeleiding van de evacues richting verzamelplaats. Door het taakvoorbeeld aan te passen aan de eigen werkomgeving en omstandigheden, wordt het een logische set van handelingen voor de ontruiming van het pand.

 

Als de taken op papier duidelijk zijn, kunnen we ze verdelen onder de medewerkers. Hebben er voldoende medewerkers interesse voor een rol binnen de BHV, dan lijkt een selectie op basis van EHBO-ervaring de beste. Gedrevenheid en enthousiasme vormen een goede drijfveer voor het organiseren van een BHV. Het is eveneens belangrijk dat de aanstaande BHV’er gedurende een groot deel van de werkweek aanwezig is. Als waardering voor hun inzet krijgen BHV’ers vaak kleine financiele vergoedingen.

 

Zijn de BHV’ers eenmaal opgeleid en is het evacuatieplan klaar, dan is het tijd voor een eerste theoretische oefening. Laat de BHV’ers rond de tafel een rollenspel spelen over de ontruiming van het pand. Kies een calamiteit die moet worden opgelost, bijvoorbeeld een bommelding of een potentiele poederbrief. Het is niet de bedoeling dat de BHV’ers met elkaar gaan discussieren of op een andere manier uit hun rol vallen, want dan streven we ons doel voorbij. Tijdens het rollenspel trainen we voornamelijk de communicatie. Aandachtspunten hierbij zijn het benoemen van locaties en het gebruik van korte zinnen. De BHV moet een eigen jargon ontwikkelen.

 

Uit het spel blijkt meestal dat communicatie het grote struikelblok is. Het gemak waarmee BHV’ers met elkaar kunnen communiceren en in contact blijven, hangt voor een aanzienlijk deel af van de grootte van het bedrijfspand. Hoe groter of complexer, hoe lastiger. Als een werkplek meerdere etages omvat, worden portofoons onmisbaar voor een snelle ontruiming.

 

Met de werking van portofoons in ons achterhoofd kunnen we de theoretische oefening een graadje moeilijker maken. We spreken af om niet door elkaar heen te spreken, net als bij het gebruik van portofoons. Door met korte, duidelijke commando’s te werken, kunnen we de communicatie aanzienlijk versnellen. Met bijvoorbeeld een commando als ‘Wacht’ voorkomen we dat iedereen door elkaar praat. Zo kunnen we een heleboel tijdverlies voorkomen. Commando’s als ‘Akkoord’, ‘Etage vrij’, ‘Meld …’, ‘Over en uit’ hebben hetzelfde effect.

 

Met deze oefening breidt de BHV’er en passant zijn jargon uit.

 

Een ander voordeel van deze rondetafeloefening is dat de hiaten in de takenlijsten boven water komen. Onlogische handelingen of vergeten acties komen aan het licht. Noteer alle verbeterpunten en voeg die toe aan het evacuatieplan. Ook kunnen we ze meenemen in de voorbereiding van de echte evacuatieoefening.

 

Naast het opleiden en trainen van de BHV’ers moet er nog meer gebeuren. Het is nodig om de overige medewerkers van bedrijf of organisatie voor te lichten over de ontruimingsprocedure. Ook zij moeten immers bij een evacuatie een aantal handelingen uitvoeren. Denk aan basale acties als het sluiten van ramen en deuren en het niet-gebruiken van de lift. Daarnaast moeten zij het interne alarmnummer kennen en weten waar ze zich bij een evacuatie moeten verzamelen. Deze informatie past gemakkelijk op een kaartje zo groot als een creditcard. Met het verspreiden van dit – liefst geplastificeerde – kaartje kunnen we gelijk de aandacht vestigen op de aanstaande eerste ontruimingsoefening.

 

Nu is de weg min of meer vrij voor een eerste evacuatieoefening. Daarvoor moeten we nog wel een paar keuzes maken. Kiezen we bijvoorbeeld voor een gehele of gedeeltelijke ontruiming? Een andere knoop die we moeten doorhakken is of we de medewerkers van tevoren inlichten dat er een oefening aankomt of juist niet. Bepaal de schaal van de oefening op basis van de geschatte capaciteit van de BHV’ers. De BHV-organisatie leert het meeste van een begin tot eind doorlopen oefening. Voor een eerste oefening moet volledigheid het doel zijn. Een vlotte(re) ontruiming kan bij een volgende oefening aan de orde komen.

 

Door de inzet van waarnemers komen we meer te weten over het functioneren van de BHV-organisatie tijdens de oefening. Deze waarnemers moeten vooral de kwaliteit van het optreden van de BHV’ers in de gaten houden. Aandachtspunten hierbij zijn de onderlinge communicatie, de begeleiding van evacues en de verlening van EHBO. Ook is het nuttig om de waarnemers te laten toezien op de doeltreffendheid van de overdracht van de leiding aan de brandweer. Waarnemers kunnen tevens de tijdsduur van de evacuatieoefening meten. Vooral de lengte van de periode tussen het aanzetten van het ontruimingsalarm en het vrijgeven van het pand – de daadwerkelijke duur van de evacuatie – is belangrijk om te weten. Het verdient aanbeveling om vooraf met de waarnemers de oefening door te nemen. Laat hen onderling taken en aandachtspunten verdelen. Gebruik voor observaties en tijdmetingen waarnemingsformulieren. Laat de waarnemers vooraf hun horloges gelijk zetten.

 

Vergeet niet om iemand de rol van de brandweer te geven. Deze persoon moet tegen het einde van de oefening, als de ontruiming bijna compleet is, de leiding overnemen van het Hoofd BHV. Hij stelt dan de simpele vraag of er nog mensen aanwezig zijn in het pand. Als het Hoofd BHV dan het gewenste antwoord kan geven, heeft de BHV-organisatie een prima prestatie neergezet.

 

Reageer op dit artikel