Fotokopieerapparaten als laserprinters werken met hoge elektrische spanningen en daardoor zetten ze zuurstof uit de lucht gedeeltelijk om in ozon. (Dit wordt op dezelfde wijze gevormd tijdens onweer.) Die ozon kan gevaarlijk zijn voor de gezondheid. Reeds bij lage concentraties (boven 0,1 ppm) werkt de stof bijtend op de ogen en de ademhalingswegen. Bij langdurige blootstelling aan 0,3 tot 0,8 ppm zijn ernstiger klachten mogelijk zoals hoofdpijn, een geirriteerde keel en een bedrukt gevoel op de borst tot aan longoedeem toe.

Maar toch lijkt er weinig reden tot paniek. Ozon is namelijk een instabiele zuurstofverbinding die zich, net als zuurstof, niet ophoopt in het menselijk lichaam. Bovendien wordt ozon vrij snel omgezet in gewone zuurstof (O₂). De halfwaardetijd van ozon bedraagt ongeveer tien minuten; in deze tijd wordt dus de helft van het aantal ozondeeltjes afgebroken tot zuurstof. Wanneer er gelijkmatig over de hele dag wordt geprint en gekopieerd, ontstaat na enige tijd een evenwichtsconcentratie in de ruimte: er komt ozon vrij en die wordt weer omgezet in zuurstof. Dit gebeurt nog eerder als de ruimte groot genoeg is en voldoende wordt geventileerd. Als het onderhoud aan de apparaten bovendien voldoende is, zijn klachten ten gevolge van de vorming van ozon niet te verwachten. Ook zal de Nederlandse gezondheidskundige grenswaarde voor ozon (de zogenoemde MAC-waarde) van 0,06 ppm (0,12 mg/m³) zelden worden gehaald. Hier komt nog bij dat de reukdrempel voor ozon ligt bij 0,02 ppm. Hoewel deze grens voor individuele personen verschillend is, zal men ozon in het algemeen kunnen ruiken voordat hinder wordt ondervonden.

Maar dit wil niet zeggen dat ieder gevaar denkbeeldig is. Als medewerkers in een slecht geventileerde kantoorruimte vlakbij dit apparaat hun werkplek hebben, kan een te hoge ozonconcentratie wel aanleiding geven tot klachten.

Bij het printen of kopieren komen gevaarlijke stoffen vrij. De ‘drukinkt’ die bij kopieerapparaten en laserprinters meestal wordt gebruikt, de droge toner, bestaat uit fijne poeders die onder andere zijn samengesteld uit thermoplastische kunststoffen (polymeren) en kleurstoffen. Die kleurstoffen bestaan meestal weer uit ijzeroxide of diverse speciale soorten carbonblack (synthetisch roet). De afmetingen van deze deeltjes kunnen zo gering zijn dat ze gemakkelijk kunnen worden verspreid en ingeademd. Door hun kleine afmetingen dringen ze bovendien tot diep in de longen door en daar worden ze opgenomen in het lichaam.

Toch lijken de risico’s voor de gebruiker niet groot. Onder normale omstandigheden vindt geen ontleding plaats en komt het carbonblack niet vrij, want de toner is zeer stabiel en wordt als zodanig tijdens het kopieren op het papier aangebracht. Alleen als de apparaten slecht worden onderhouden en de ventilatie van de ruimte bovendien niet afdoende is, kunnen de deeltjes de gezondheid bedreigen.

Bij het reproductieproces ontstaan naast ozon ook diverse verbindingen met zuurstof: koolmonoxide, stikstofmonoxide en stikstofdioxide. Tevens kunnen door slijtage van het fotogeleidende materiaal en door verhitting van het papier diverse chemische stoffen vrijkomen.

Omdat het hierbij om zeer lage concentraties gaat, is niet te verwachten dat dit tot gezondheidsproblemen zal leiden. Voorwaarde is wel dat de betreffende ruimte groot genoeg is en normaal wordt geventileerd. Ook moet het apparaat regelmatig volgens leveranciersvoorschriften worden onderhouden.

Daarnaast kunnen nog tal van andere stoffen vrijkomen die gezondheidsrisico’s opleveren. Over het algemeen zullen de gezondheidskundige grenswaarden van de vrijkomende stoffen niet worden overschreden. Anders wordt het wanneer een combinatie optreedt van ongunstige omstandigheden: ongunstige ruimte, slechte ventilatie, intensief kopieren of printen. Dan kunnen klachten ontstaan met directe effecten die varieren van hoofdpijn en duizeligheid, een droge keel en irritatie van ogen en neus, tot meer uitgestelde effecten als allergische huidreacties en longaandoeningen.

Vrijwel alle door de apparatuur opgenomen elektrische energie wordt op den duur in warmte omgezet. Door de aanwezige apparatuur, waaronder laserprinters en fotokopieermachines (en niet te vergeten de pc’s en beeldschermen die vaak continu blijven aanstaan), kan een flinke extra warmtebelasting van de ruimte optreden. Vaak is de aanwezige ventilatie (waaronder de koeling) hier niet op berekend.

Fotokopieerapparaten en laserprinters produceren in het algemeen geen geluid dat het gehoor kan beschadigen. De geluidsniveaus kunnen echter wel hinderlijk zijn, omdat zij bijvoorbeeld kunnen leiden tot verminderde concentratie bij het werk en tot extra vermoeidheid. Het geluidsniveau wordt niet alleen bepaald door het apparaat zelf, maar ook door de afmetingen en de inrichting van het vertrek waarin het apparaat staat opgesteld. Als enkele printers en kopieerapparaten bij elkaar zijn geplaatst in een relatief kleine ruimte, kan de geluidsproductie aanzienlijk zijn, zeker als er veel wordt geprint en gekopieerd.

Let ook op randapparatuur zoals vergaar- en nietmachines en de plaatselijke afzuiging. Die oefenen eveneens invloed uit op het uiteindelijke geluidsniveau.

Het is belangrijk dat iemand die achter een kopieerapparaat staat, niet in de lamp kan kijken. Daarom zijn de apparaten uitgerust met een afdekklep of een voorziening voor de invoer van originelen. Vaak is kopieren met geopende klep zelfs niet mogelijk.

Het komt echter voor dat iemand de afdekklep niet gebruikt, bijvoorbeeld omdat hij nonchalant is of een boek kopieert. De blootstelling aan licht kan dan groot zijn.

In fotokopieerapparatuur worden voor de belichting van het origineel zowel fluorescentiebuizen als halogeenlampen en xenonflitsbuizen gebruikt. Die produceren ultraviolet licht, dat in lage doses al oogbeschadiging kan veroorzaken. Normaal wordt dat voldoende tegengehouden door de glasplaat van het kopieerapparaat. Als echter in een donkere omgeving wordt gekopieerd met felle lamp en een geopende klep, dan kan licht uit het zichtbare gebied ten gevolge van de grote pupildiameter van de gebruiker een lichte beschadiging van het netvlies veroorzaken en bijgevolg oogklachten geven.

Bij laserprinters wordt uiteraard laserlicht gebruikt, maar dat is zodanig in het apparaat ingebouwd dat uittreden van de laserbundel niet mogelijk is en daardoor geen risico voor de gebruiker vormt.

Bij het gebruik van fotokopieerapparaten en laserprinters kunnen schadelijke stoffen vrijkomen. In sommige apparaten kan ozongas worden gevormd. Daarnaast kunnen ook andere stoffen vrijkomen als tonerdeeltjes, papiervezeltjes in de vorm van fijn stof en diverse reactieproducten. Ook het geproduceerde geluid, de afgegeven warmte en het licht van kopieermachines kunnen een belasting vormen voor de werknemers.

Of kopieerapparaten en printers daadwerkelijk gezondheidsrisico’s opleveren, wordt in belangrijke mate bepaald door:

• maatregelen die de fabrikant getroffen heeft in het ontwerp van de apparatuur;

• eventueel aangebrachte voorzieningen om de uitstoot van gevaarlijke stoffen tegen te gaan;

• de mate van onderhoud van de apparatuur;

• de ruimte waarin de apparatuur staat opgesteld;

• de ventilatie van deze ruimte.

Met andere woorden: door een juiste keuze bij de aanschaf, een volgens leveranciersvoorschrift goede plaatsing van de apparatuur in de werkruimte, goede ventilatie en voldoende onderhoud, kunnen de risico’s zeer gering worden gehouden.