artikel

Van politieagent Naar gesprekspartner

Geen categorie

Veel leidinggevenden waren gewend zich tijdens een VOR te gedragen als politieagenten; op zoek naar fout gedrag of gevaarlijke situaties. Er werd gecorrigeerd of straf uitgedeeld. Soms legden zij een VOR-formulier met ondeugdelijke situaties of handelingen bij de Kam-afdeling neer in de hoop dat die actie zou nemen. Een aanpak, kortom, die niet echt bijdroeg aan een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid voor veiligheid en gezondheid binnen het bedrijf.

 

Daar wilde GTI noordwest wat aan doen met behulp van de ‘veiligheidsobservatie nieuwe Stijl’. Kern van die nieuwe aanpak is dat mensen die een VOR lopen op basis van gelijkwaardigheid het gesprek aangaan met hun collega’s op de werkvloer. In dit gesprek ligt de focus op wat er goed gaat, niet op wat er mis is. Ton Schrandt, hoofd Kam van GTI noordwest: ‘het wordt als vernieuwend en positief ervaren dat men gewoon een goed gesprek kan aangaan over veiligheid. VOR’s lopen verandert zo van alleen corrigeren in ook complimenteren.’

 

De introductie van de VOR nieuwe stijl bij GTI noordwest gebeurde on-the-job. De leidinggevenden gingen in groepjes naar medewerkers op het werk om een gesprek aan te knopen. Vooraf hadden zij deze gesprekken geoefend tijdens een korte workshop.

 

De gesprekken starten meestal informeel: ‘heb je even tijd, ik ben die en die van GTI noordwest en loop hier een veiligheidsronde. Mag ik vragen wat je aan het doen bent?’

 

De GTI-leidinggevenden vragen verder naar de veiligheidsrisico’s die medewerkers ervaren en wat zij daar zelf aan gedaan hebben. Soms leidt het gesprek tot een ingreep of actie. Veel gesprekken sluiten in goede sfeer af, met een compliment aan de medewerker dat hij goed bezig is. Medewerkers reageren positief op de aanpak. Zij verwachten commentaar en correcties. In plaats daarvan kunnen ze hun mening geven, en die wordt ook nog serieus genomen. ‘deze aanpak heeft nog een ander voordeel. Het stimuleert de medewerker zelf na te denken over en bewust bezig te zijn met veiligheid. Zo komt iemand zelf tot inzichten en heeft daardoor minder het gevoel dat een politieagent hem op de vingers tikt’, aldus Sjoerd Brandt, Kam-medewerker bij GTI noordwest. Tijdens de VOR geven de begeleiders tips en feedback. Soms vragen zij leidinggevenden om een gesprek opnieuw te voeren met een andere insteek. Na afloop van een middag on-the-job oefenen wisselen de deelnemers ervaringen en tips uit. Ook moeten zij persoonlijke voornemens formuleren. Zoals: ‘meer geduld opbrengen met het krijgen van antwoorden op mijn vragen en beter doorvragen.’

 

Bij de ‘VOR nieuwe stijl’ bepaalt de situatie de specifieke gespreksaanpak van de leidinggevende. Men onderscheidt drie situaties: zonder zichtbaar risico, met klein of onduidelijk risico of met groot zichtbaar risico (zie kader). De deelnemers oefenden verschillende soorten gesprekken aan de hand van rollenspelen met voorbeeldvragen en tips voor gesprekstechnieken. Dat maakte hen bewust van de manier waarop zij andere mensen benaderden en wat het effect daarvan was.

 

De toon maakt de muziek. Oftewel: de manier van iemand aanspreken bepaalt in grote mate het effect. Schrandt: ‘met humor kun je veel bereiken. Maar met alleen grappen maken red je het niet.’ de gesprekstechnieken maken het verschil. Zo zorgt vragen stellen in plaats van betogen of onderwijzen voor gelijkwaardigheid tussen gesprekspartners. Dat voorkomt dat mensen zich op de vingers getikt voelen. En dan zijn ze eerder bereid na te denken over verbeteringen. Een andere techniek is het tonen van bezorgdheid. Door de ander het gevoel te geven dat zijn veiligheid belangrijk is, ben je samen in gesprek. Open vragen stellen is daarbij belangrijk. Daarmee krijgt de gesprekspartner de ruimte om te reageren en zijn verhaal te doen. Daarna samenvatten wat er gezegd is, geeft de ander het gevoel dat je hem begrepen hebt.

 

Inmiddels zijn zo’n 200 leidinggevenden van GTI noordwest vertrouwd met de ‘VOR nieuwe stijl’. Nog 140 collega’s die VOR’s lopen, zullen volgen. Uit de evaluaties blijkt dat de deelnemers, van hoger management tot voorman, zeer positief zijn over de inhoud en de praktische vorm van het leertraject. Opdrachtgever Ton Schrandt merkt verschil tussen mensen die het traject wel en niet gevolgd hebben. ‘mensen die de on-the-job training gevolgd hebben, begrijpen het nut van VOR’s en stellen deze minder ter discussie.’

 

Drie situaties: drie soorten gesprekken

 

Geen zichtbaar risico

 

Klein zichtbaar risico

 

Groot zichtbaar risico

 

Open gesprek

 

Halfopen gesprek

 

Gesloten gesprek

 

Situatie/risico’s bevragen

 

Situatie bespreken incl. het risico

 

Werk stopzetten en zorg uitspreken

 

Vragen stellen, doorvragen en samenvatten

 

Doorvragen op het ‘bewust’ zijn van risico’s

 

Onderzoeken oorzaak onverantwoorde situatie of gedrag

 

Mogelijke tips/aandachtspunten vastleggen

 

Aangepast gedrag of maatregel; rapporteren en actie

 

Oplossing bespreken; rapporteren en actie

 

 

INFO

 

Alfabeeld is een trainings- en organisatieadviesbureau, gespecialiseerd in veiligheidstrajecten en trainingen. Kijk voor informatie over de ‘VOR nieuwe stijl’ op: www.alfabeeld.nl.

 

 

Reageer op dit artikel