Een functieomschrijving, is dat nodig? Zo op het eerste gezicht beschikken preventiemedewerkers over duidelijke wettelijke taken. Want volgens het ministerie van SZW helpen ze bij “de dagelijkse veiligheid en gezondheid en arbeidsomstandigheden”. En mocht u het beeld wat scherper willen stellen: u vindt tientallen boeken en sites op internet. Daarin vindt u diverse taakomschrijvingen.

Welke taakomschrijvingen heeft de preventiemedewerker zoal?

Enkele van de taakomschrijvingen die u op internet en in vakliteratuur zult vinden:

• voorlichten over het gebruik en onderhoud van apparaten
• bewaken van het juiste gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen
• instructie geven over het werken met gevaarlijke stoffen
• adviseren aan en nauw samenwerken met de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de belanghebbende werknemers, over de maatregelen voor een zo goed mogelijk arbeidsomstandighedenbeleid
• meewerken aan het uitvoeren en opstellen van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E).

Dat is geen functieomschrijving, dat is een actielijstje …

Duidelijk genoeg? Niet voor Pieter Diehl, voorzitter van de Beroepsvereniging voor Arbo Adviseurs (BvAA). “Ik vind dit geen functieomschrijving, maar meer een actielijstje. Veel te globaal. Wat doen preventiemedewerkers bijvoorbeeld met die RI&E? Stellen ze hem zelf op of coördineren ze het project? In sommige bedrijven is het uitvoeren van een RI&E, of onderdelen ervan, veel te ingewikkeld.

> LEES OOK: Zo vergeet u niets in de RI&E

Wat als je lasdampen of geluid wil gaan meten? Dat kun je natuurlijk beter aan een specialist overlaten. In zo’n geval zal de preventiemedewerker alleen de coördinatie voor zijn rekening nemen. Je ziet dus dat de precieze taken verschillen per bedrijf. En daarom moet je ook per bedrijf een functieomschrijving en een jaarplan maken.”

Heeft de preventiemedewerker vaak een functieomschrijving?

Gebeurt dat ook? Nauwelijks, zegt Diehl. “Als ik voor een groep preventiemedewerkers sta en ik vraag wie van hen een functieomschrijving kan overleggen, steekt bijna niemand zijn vinger op. En als ik ernaar informeer bij werkgevers, blijft het ook stil.” Hoe komt dat? Diehl bespeurt een gebrek aan enthousiasme – zowel bij werkgevers als bij werknemers. “Wat die werkgevers betreft: sommigen zien zo’n preventiemedewerker als een staffunctionaris. En staffunctionarissen leg je geen targets op, of kritische succesfactoren.”

‘Onze taken kun je niet vastleggen, die veranderen te snel’

Preventiemedewerkers zelf lijken daar niet mee te zitten. Sterker nog: volgens Diehl zijn ze niet gecharmeerd van zo’n functieomschrijving. “Vaak vinden ze bijvoorbeeld dat je hun taak niet kunt vastleggen, omdat de activiteiten vaak snel veranderen. Ze zeggen zoiets als: ‘Stel dat er een ongeval plaatsvindt, dan komt de Inspectie SZW en ben ik zo dertig uur extra kwijt.’ Daar hebben ze natuurlijk gelijk in, maar dat is geen reden om van een functieomschrijving af te zien. Je kunt in zo’n situatie immers de functieomschrijving aanpassen, of je kunt aantonen dat je meer uren nodig hebt.”

> LEES OOK: Een arbeidsongeval melden, zo doet u dat

‘Als ik verantwoordelijkheid neem, word ik daarop afgerekend’

Daarom denkt Diehl dat het gebrek aan enthousiasme een diepere reden heeft. “Als je doorvraagt, blijken dat sommige preventiemedewerkers vooral bang dat de leidinggevende verwachtingen gaat koesteren. Want als je een taak vastlegt, moet je je er ook aan houden. Soms zeggen ze het zelfs letterlijk: ‘Als ik verantwoordelijkheid neem, word ik daarop afgerekend.’ Ze vergeten wat er gebeurt als je het goed doet: dan krijg je complimenten en waardering.”

Ontevreden zijn over iemand van wie je niet weet wat hij doet

Het ontbreken van een functieomschrijving heeft vaak onplezierige gevolgen – vooral voor de preventiemedewerker zelf. Diehl: “Ik heb eens een projectplan ingediend bij de directie van een bedrijf dat ik adviseerde. Eerst leek er niets aan de hand; iedereen was positief. Maar toen kwam het bezwaar: ik had de preventiemedewerker ook een grote rol laten spelen, en dat lag gevoelig. ‘Dat lijkt ons geen goed idee’, zeiden ze tegen me. ‘Kun jij het niet gewoon doen? Over hem zijn we namelijk niet zo tevreden.’ Vreemd, want de man had niet eens een functieomschrijving of een beoordeling gehad. Hoe kun je ontevreden zijn over iemand van wie je niet weet wat hij doet?”

> LEES OOK: Wat doet de preventiemedewerker?

Zonder functieomschrijving kun je niet efficiënt werken

Vreemd inderdaad, maar toch … Diehl kan de houding ook wel begrijpen. Want zonder functieomschrijving kan de preventiemedewerker niet efficiënt werken. “Je kunt je werk alleen goed doen als je het goed indeelt. En zonder taakomschrijving is dat veel lastiger. Daar komt nog iets bij: door het ontbreken van die functieomschrijving ontbreekt het hen vaak aan richting. Daardoor werken ze vaak heel solistisch; ze weten niet goed waar de organisatie heengaat.”

> DOWNLOAD de whitepaper Rol en taken van de preventiemedewerker

Betrek de preventiemedewerker bij de bedrijfsstrategie

En daar zit volgens Diehl de angel. “Is een preventiemedewerker niet op de hoogte van de bedrijfsstrategie, dan zal hij blijven zwabberen. Maar wordt hij daar wel bij betrokken, dan kan hij zijn acties daarop aanpassen. Stel, het management wil het aantal ongevallen met twintig procent terugbrengen, en roept: ‘preventiemedewerker, doe er wat aan!’ Dan kun je je strategie bepalen. Bijvoorbeeld: eerst scholing volgen, dan een plan opstellen en vervolgens de collega’s bijscholen. En daar kun je belangrijke beslissingen aan koppelen. Wat doe ik zelf en wat besteed ik uit?”

Stel functieomschrijving preventiemedewerker en jaarplan op

Dat was precies de boodschap van Diehl aan de directie van het bedrijf dat niet tevreden was over de preventiemedewerker. “Natuurlijk was het onzin om dure externen in te huren – als ze de capaciteit al in huis hadden. Ze moesten alleen de preventiemedewerker betrekken bij de strategie. Dus heb ik ze een functieomschrijving en een jaarplan laten opstellen. En wel een waarin aandacht was voor de doelen van de organisatie. Toen sloeg het oordeel van de directeuren plotseling om. Ze zagen wat zo’n man deed, en dat hij de organisatie juist geld oplevert.”

> TIP: het boek Preventiemedewerker, een praktische handleiding

Door functieomschrijving bespaart preventiemedewerker tijd

Ondertussen levert die functieomschrijving de preventiemedewerker zelf tijdbesparing op. Diehl: “Stel, je wilt je baas laten zien dat je  0,4 fte nodig hebt voor je preventietaken. En die baas wil je maar 0,2 fte geven. Hoe overtuig je hem? Alleen door hem te laten zien welke werkzaamheden in dat laatste geval blijven liggen. ‘Hier zijn mijn taken. Streep de helft maar weg.”

Kan preventiemedewerker meerwaarde niet kan aantonen?

Tot slot even terug naar de aarzeling van de preventiemedewerkers zelf. Want ze hebben gelijk: leg je je taken vast, dan kun je erop worden afgerekend. Wat als de preventiemedewerker zijn meerwaarde niet kan aantonen? Diehl is resoluut. “Als zo iemand alleen maar geld kost, zou ik een werkgever aanraden om hem te scholen en hem, als dat niet helpt, uit de functie te zetten. Maar of zo’n preventiemedewerker daarmee moet zitten …? Ik vraag het me af. Als je werkelijk niet geschikt bent voor je functie, kun je ook beter iets anders gaan doen.”

> LEES OOK: Ontslag mag bij preventiemedewerker

Dit zijn de voorwaarden om successen te kunnen vieren

Tot slot wil Diehl nog een ding kwijt. Volgens hem kunnen preventiemedewerkers alleen successen vieren als ze:

• proactief zijn,
• beschikken over een goede functieomschrijving,
• weten wat de focus is van de organisatie,
• kritische succesfactoren hebben vastgelegd ten aanzien van arbozaken,
• werken met een jaarplan.

> TIP: online training De Nieuwe preventiemedewerker. Snel resultaat in drie stappen: 3 webinars, online toets, certificaat!

> OOK HANDIG: Preventiemedewerker in 100 vragen