artikel

De PSA-cirkel rond met de PDCA-cyclus

Gezond werken

Een cyclische aanpak voor de beheersing van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) komt in de praktijk vaak niet van de grond. Hier liggen dus kansen voor arboprofessionals. Maak de cirkel rond met de PDCA-cirkel.

De PSA-cirkel rond met de PDCA-cyclus

Voor het verbeteren van veiligheid is de PDCA-cyclus (zie kader) al jaren een veelvuldig gebruikt en geaccepteerd model dat zijn doeltreffendheid heeft bewezen. Ook voor het domein van sociale veiligheid werkt dit model goed. Daarbij wordt gestreefd naar continue verbetering (Cowley en Domb, 1997; Maruta, 2012).

In dit geval leert de organisatie hoe zij psychosociale arbeidsbelasting (PSA, zie kader) steeds effectiever kan aanpakken. Want de praktijk laat zien dat een cyclische aanpak voor de beheersing van PSA nog vaak achterblijft. Hier ligt een mooie kans voor die arboprofessional die zich bezighoudt of bezig wil gaan houden met het sociale veiligheidsdomein. 

> LEES OOK: Psychosociale arbeidsbelasting, dit wilt u weten

PDCA-cyclus  

De PDCA- of Deming-cyclus is naar het idee van Shewhart (Shewhart, 1931 en 1939) verder ontwikkeld door E. Deming (Deming, 2000). In eerste instantie was het bedoeld als een probleemoplossend model voor kwaliteitsmanagement. 

Volgens dit model worden verbeteringen van kwaliteit effectief door het doorlopen van de volgende stappen:  

  1. een beoordeling maken van de knelpunten en risico’s en daaruit voorkomend een plan maken ter verbetering (P = Plan),  
  2. activiteiten ondernemen die aansluiten bij de doelen van het plan (D = Do), 
  3. de resultaten checken op effectiviteit (C=check)   
  4. acties nemen vanuit de resultaten van de check (A= Acteren op bevindingen) (Dahlgaard en Kanji, 1995; Imai, 1986).   

Het model is cyclisch. Na stap 4 (A) volgt dus weer stap 1 (P). Door de PDCA-cyclus leert de organisatie ook hoe zij bepaalde zaken steeds beter kan gaan doen (Cowley & Domb, 1997; Maruta, 2012). 

In praktijk te weinig streven naar continue verbetering

Ten aanzien van het onderwerp psychosociale arbeidsbelasting verwacht de Inspectie SZW dat organisaties streven naar continue verbetering vanuit de PDCA-cyclus. Dit zorgt voor beheersing van risico’s. Maar in de praktijk gebeurt dit veel te weinig of niet volledig. De eerste stap ontbreekt vaak al: de inventarisatie van de risico’s in de RI&E.

Daar waar de inventarisatie wel grondig en kwalitatief goed is gebeurd, slaat men de plank vaak mis bij de stap naar passende maatregelen. Dan zijn de risico’s en knelpunten duidelijk, maar de geformuleerde maatregelen ad hoc of te algemeen. In die organisaties die al behoorlijk op weg zijn met de cyclus, blijkt het evalueren van de maatregelen lastig.

> LEES OOK: Zo vergeet u niets in de RI&E

PSA 

De definitie voor psychosociale arbeidsbelasting vanuit de Arbowet luidt: “de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen”. Hieruit volgt dat PSA uiteenvalt in drie belangrijke onderwerpen:   

  • werkdruk  
  • ongewenste omgangsvormen (intern) 
  • agressie en geweld (door derden/extern)  

Deze onderwerpen kunnen werk- stress veroorzaken. Werkstress kan vervolgens weer leiden tot de (beroeps)ziekten burn-out en overspannenheid. Pesten en agressie & geweld kunnen naast werkstress veroorzaken ook leiden tot respectievelijk arbeidsgerelateerde depressie en PTSS.

(Bron: Nederlands Centrum voor Beroepsziekten 

Aan de hand van PDCA-cyclus de PSA-cirkel rond

Artikel 2.15 van het Arbobesluit is het artikel dat zich specifiek richt op PSA. Dit artikel geeft aan dat werkgevers de risico’s op het gebied van PSA moeten inventariseren in het kader van de RI&E, dat zij een plan van aanpak moeten opstellen en dat ze de bedachte maatregelen ook moeten gaan uitvoeren. Hiermee voldoen werkgevers dan aan twee stappen van de PDCA-cyclus: P en D.   

De Arbowet stelt vervolgens in artikel 3 dat er evaluatie van beleid plaats moet vinden. En dat werkgevers op basis hiervan weer maatregelen ter verbetering moeten nemen. Hiermee voldoen zij aan de stappen C en A en is de cirkel rond. Ook de wetgever beoogt dus een PDCA-cyclus voor een effectieve aanpak van PSA. 

Wanneer de PDCA-cyclus voor PSA vorm krijgt, leidt dit tot een concrete RI&E en concrete maatregelen. Artikel 2.15 van het Arbobesluit geeft hierbij nog aan dat werkgevers bij de uitvoer van RI&E en maatregelen rekening houden met de stand van de wetenschap en de professionele dienstverlening (SWPD). 

> LEES OOK: Het wat & hoe van de Arbowet

De Inspectie SZW heeft de PDCA-cyclus uitgewerkt op het onderwerp PSA op basis van de SWPD. Ter illustratie ziet u de PDCA-cyclus voor het onderwerp werkdruk (zie de figuur). Voor de onderwerpen ongewenste omgangsvormen en agressie & geweld zien de cycli er vergelijkbaar uit, maar is het maatregelenpallet anders. De cycli en de maatregelen voor alle drie de onderwerpen bespreken we in de vervolgartikelen. 

> LEES OOK: Nieuwe aanpak PSA-risico’s in pilot Inspectie SZW

De PSA-cirkel rond met de PDCA-cyclus

Figuur: PDCA-cyclus voor de beheersing van werkdrukrisico’s

Uitvoerige inventarisatie op alle PSA-onderwerpen

Er is een uitvoerige inventarisatie nodig op alle PSA-onderwerpen. Zo moeten werkgevers bij de inventarisatie van werkdruk in een verdiepend onderzoek kijken naar een uiteenlopend aantal taakeisen (bijv. tijdsdruk) en energiebronnen (bijv. autonomie). 

Ook voor ongewenste omgangsvormen en agressie & geweld zullen werkgevers risico’s duidelijk moeten uitwerken. Zo moet bij agressie & geweld bijvoorbeeld duidelijk zijn wat de aard van de agressie is, in welke functies het voortkomt, op welke tijden, enzovoort. Voor ongewenste omgangsvormen geldt dan dat het belangrijk is om te weten of er factoren zijn die het risico vergroten (bijv. onrust door reorganisatie). En ook in hoeverre medewerkers, uitgesplitst per afdeling, de afgelopen periode te maken hebben gehad met ongewenste omgangsvormen.

> LEES OOK: PSA in 4 praktijkvoorbeelden

Maatregelen die werkelijk aansluiten bij problematiek  

Pas na gedetailleerd onderzoek van de risico’s is het mogelijk om maatregelen te treffen die werkelijk aansluiten bij de problematiek. Want met algemene maatregelen komt een werkgever er hier niet.

Een voorbeeld. In een gevangenis blijkt dat medewerkers vooral te maken hebben met instrumenteel agressief gedrag. Dit betekent dat gedetineerden agressie inzetten om hun zin door te drukken. Als medewerkers voor zulke gevallen een training krijgen aangeboden die is gericht op de-escalerende vaardigheden (passend bij frustratie-agressie), is dit hier van weinig van nut. Simpelweg omdat de training niet aansluit bij de aard van de agressie.  

> TIP: opleiding PSA in de RI&E

De PSA-cirkel rond met de PDCA-cyclus

Evaluatie van maatregelen, afzonderlijk en als geheel 

Voor PSA-maatregelen geldt dat ze gericht moeten zijn op zowel preventie als beheersing. Zo is het bijvoorbeeld zaak om agressie zo veel als mogelijk te voorkomen. Maar zijn er ook opvangstructuren nodig voor als medewerkers toch te maken krijgen met agressie. 

> LEES OOK: Agressie: herken de lont in het kruidvat

De evaluatie moet vervolgens ingaan op zowel het effect van de afzonderlijke maatregelen, als op het beleid als geheel. Daarna is het van belang om te acteren op de uitkomsten van de evaluatie. Want als dit niet gebeurt, kunnen we niet spreken van een leercirkel. Terwijl dit nu juist het doel was. 

Wat levert PDCA-cyclus werkgevers op bij PSA-risico’s?

Wanneer de werkgever de PDCA-cyclus volgt voor PSA, is hij effectief bezig met beheersing van risico’s op het vlak van PSA. Hij streeft dan naar continue verbetering van dit proces. Daarnaast brengt het volgen van de cyclus de werkgever in een staat van continu leren. Hij leert hoe hij de PSA-problematiek steeds beter en effectiever kan aanpakken.  Uiteraard ziet hij dit ook praktisch terug in lager verzuim, lager verloop, hogere productiviteit, vitalere medewerkers en een goede werksfeer.  

Hélène Plaggenborg | arbeids- en organisatiepsycholoog en gecertificeerd arbeids- en organisatiedeskundige. Plaggenborg is spreker op het congres Arbobeleid verankeren op 4 juni 2019. Sandra Roodenburg | psycholoog en gecertificeerd hoger veiligheidskundige. Beiden werken bij het kenniscentrum van de Inspectie SZW als inhoudelijk specialisten op PSA en Arbozorg.

Serie over PSA

We besteden veel aandacht aan PSA. Volg in onze nieuwsbrief binnenkort bijvoorbeeld wat dit specifiek voor de afzonderlijke PSA-onderwerpen betekent en hoe de Inspectie SZW hiernaar kijkt. En ook: wat de rol is van arbozorg-elementen, zoals de rol van de preventiemedewerker en het contract met de arbodienst, in deze cyclische aanpak.

 > TIP: Een veilige werkomgeving zonder ongewenste omgangsvormen? kom dan naar het congres Sterk op het werk!

De PSA-cirkel rond met de PDCA-cyclus

 

Reageer op dit artikel