In het ziekteverzuimbeleid staan procedures over ziekte en verzuim. Daarin staat beschreven wat er van een medewerker wordt verwacht bij verzuim, en wat van een leidinggevende. Een werkgever is verplicht een ziekteverzuimbeleid te voeren (artikel 2.9 Arbeidsomstandighedenbesluit). Zo’n beleid geeft niet alleen procedures voor de betrokkenen, maar het geeft ook weer hoe de werkgever omgaat met ziekte en ziekteverzuim.

Hoe ziet een goed ziekteverzuimbeleid er uit?

Een ziekteverzuimbeleid is maatwerk. Daarbij hangt het precieze beleid dus af van het soort bedrijf en de bedrijfscultuur. Want een goed ziekteverzuimbeleid sluit daarop aan. Maar een ziekteverzuimbeleid kent in alle gevallen twee componenten: een preventief deel en een re-integratiedeel. Daarbij richt het preventieve deel zich op preventieve maatregelen, dus maatregelen gericht op het voorkomen van verzuim. Terwijl het re-integratiedeel zich richt op een snelle (gedeeltelijke) terugkeer van zieke medewerkers: het re-integratieproces.

LEES OOK: Gebruik PMO als powertool bij preventie

De rol van de preventiemedewerker bij verzuimbeleid

Voor een preventiemedewerker is het belangrijk dat hij weet heeft van de mogelijkheden op het gebied van verzuimpreventie. En ook van manieren die een snelle terugkeer van een zieke medewerker mogelijk maken. Want op basis daarvan kan hij de werkgever adviseren. Wellicht kan hij hem daarbij een aantal suggesties doen voor een goed verzuimbeleid. Maar de preventiemedewerker doet dit nooit alleen. Hij zal daarvoor een strategische partner moeten zoeken in de bedrijfsarts en bijvoorbeeld de arbeids- en organisatiedeskundige.

> LEES OOK: Tips samenwerking preventiemedewerker-bedrijfsarts

Preventieve deel van het ziekteverzuimbeleid

De maatregelen in het preventieve deel richten zich dus op het voorkomen dat medewerkers ziek worden en verzuimen. Denk hierbij aan:

Opsporen van de ziekmakende factoren in een organisatie met behulp van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E).
Aanpakken van de ziekmakende factoren in de organisatie door middel van het opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak.
Goed letten op medewerkers en regelmatig met hen spreken. Leidinggevenden moeten hierop worden getraind. Zodat zij bij afwijkend gedrag of anders dan anders-reacties met de medewerker in gesprek kunnen. Tijdens dit gesprek kunnen zij proberen te achterhalen of er iets aan de hand is.
Ziekmeldingen van medewerkers laten lopen via de direct leidinggevende. Want dit helpt ‘grijs’ verzuim voorkomen.

> LEES OOK: De preventiemedewerker en het plan van aanpak

> TIP: DOWNLOAD de gratis whitepaper RI&E Compleet

Re-integratiedeel van het ziekteverzuimbeleid

Wordt een medewerker toch ziek? Dan is het zaak hem snel terug te laten keren in het arbeidsproces. Dit kan door het inzetten van een aantal instrumenten:

In contact blijven met de medewerker. Want met contact blijft de binding behouden en dit bevordert een snelle terugkeer.
Zoeken naar alternatieven voor een snelle terugkeer van de zieke werknemer naar de werkplek.
Opstellen van een re-integratieplan. Bij deze aanpak zijn vaak meerdere deskundigen betrokken. Denk bijvoorbeeld aan de bedrijfsarts, een arbeids- en organisatiedeskundige (A&O’er) en een bedrijfsmaatschappelijk werker. Zij begeleiden de terugkeer van de zieke medewerker. Dit doen zij via het plan van aanpak en periodieke evaluaties van de voortgang van het herstelproces.

> LEES OOK: Re-integratieverplichting is geen eenrichtingsverkeer

Stappenplan ziekteverzuim

Hier vindt u een beknopt stappenplan bij ziekteverzuim.

Dag 1 – Een zieke werknemer meldt zich ziek bij zijn direct leidinggevende. Die meldt hem daarop ziek bij de bedrijfsarts of arbodienst. Vervolgens neemt de bedrijfsarts of arbodienst contact op met de zieke werknemer.
Week 6 – Probleemanalyse
De zieke werknemer heeft een gesprek met de bedrijfsarts of arbodienst. Die stelt vervolgens vast wat de werknemer nog wel kan, en wat niet. Dit heet de probleemanalyse. De werkgever bewaart alle afspraken over de re-integratie in een dossier. Vindt de bedrijfsarts dat de zieke werknemer het werk kan hervatten, in een aangepaste functie of binnen beperkte kaders? Dan bespreekt de direct leidinggevende dit met werknemer en arbodienst.
Week 8 – Plan van aanpak
Werkgever en zieke werknemer maken samen een plan van aanpak. Hierin staat wat zij gaan doen om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk kan.
Week 42 – Ziek melden bij UWV
De werkgever meldt de werknemer (digitaal) ziek bij het UWV.
Week 52 – (eerstejaars)evaluatie
Werkgever en zieke werknemer stellen samen de (eerstejaars)evaluatie op. Hierin staat hoe de re-integratie van uw zieke werknemer tot nu toe is verlopen.
Week 88 – brief aanvraag WIA
De werknemer ontvangt een brief van het UWV over de aanvraag van een WIA-uitkering.
Week 91 – eindevaluatie
Wil de zieke werknemer een WIA-uitkering aanvragen? Dan stellen hij en de werkgever uiterlijk twee weken voor de aanvraag de eindevaluatie op. Daarin geven zij de stand van zaken van de re-integratie weer. Uiterlijk in de 91e week ontvangt de zieke werknemer daarop kopieën van alle documenten uit het re-integratieverslag.
Week 93 – aanvraag WIA-uitkering
Uiterlijk deze week vraagt de zieke werknemer de WIA-uitkering aan.

> BEKIJK het uitgebreide stappenplan van UWV bij zieke werknemers

Uit welke onderdelen bestaat een verzuimbeleid?

Een goed ziekteverzuimbeleid bestaat uit een aantal onderdelen:

Ziekteverzuimpreventie 

Voor collectieve ziekteverzuimpreventie rondom werk kan het ziekteverzuimbeleid zich richten op het voorkomen van ziekte in het algemeen en de aanpak daarvan door de werkgever. Het beleid kan ook ingaan op het voorkomen van uitval van werknemers met een functionele beperking en hun re-integratie. De werkgever kan in samenwerking met de  arbodienst de problemen in kaart brengen en daar oplossingen voor bedenken.

> LEES OOK: Roadmap voor re-integratie bij kanker

Ziekteverzuimprotocol

Dit protocol beschrijft de processen rondom ziekmelding, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig verzuim, loondoorbetaling bij ziekte en de verrekening van vakantiedagen. Door die processen schriftelijk vast te leggen, hebben alle betrokkenen duidelijkheid over hun rechten en plichten. Waarom is dit belangrijk? Omdat hiermee een afwijkende behandeling van individuen te voorkomen is.

Verzuimtraining

Training kan de werkgever en leidinggevenden helpen bij de rol die zij hebben bij het ziekteverzuimbeleid. In zo’n training leren zij bijvoorbeeld welke vragen zij wettelijk wel en niet mogen stellen. En hoe ze een efficiënt gesprek kunnen voeren met de verzuimende werknemer, een gesprek gericht op een snelle en soepele re-integratie.

> LEES OOK: Verplichte opleiding voor de preventiemedewerker?

Verzuimregistratie/verzuimanalyse

Periodiek de verzuimcijfers en verzuimoorzaken analyseren geeft vaak inzicht in verzuimpatronen. Zo’n analyse maakt zichtbaar of het ziekteverzuimbeleid werkt. Want het ziekteverzuimpercentage kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen. Of juist van veel en frequent verzuim. Zulke kennis is belangrijk voor een adequate preventie of aanpak van het ziekteverzuim.

> LEES OOK: Gezondheidsgegevens verwerken onder de AVG

Begeleiding bij re-integratie

Soms blijven werknemers (onnodig) langdurig ziek. Om dit te voorkomen kan bewaking van het ziekteverzuimproces door een casemanager efficiënt werken. In het ziekteverzuimbeleid staat meestal wie de rol van casemanager op zich neemt. Deze manager begeleidt de zieke werknemers bij een snelle(re) re-integratie.

Aanpak bij conflicten

Soms verschillen de meningen over wel of niet kunnen werken. Dit staat dan re-integratie in de weg. In dat geval is het een voordeel als het ziekteverzuimbeleid de voorwaarden beschrijft voor bijvoorbeeld een second opinion (werknemer) of opschorting van loon (werkgever).

Bronnen: preventiemedewerker in 100 vragen, handleiding preventiemedewerker, uwv.nl, arboportaal.nl (https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/ziekteverzuim)