nieuws

Zo scoort u punten met uw presentatie

Persoonlijke ontwikkeling

Een goede presentatie houden is geen peulenschil. Hoe brengt u uw informatie goed over op uw toehoorders? Met deze aanwijzingen en tips houdt u een presentatie waarmee u punten scoort.

Zo scoort u punten met uw presentatie

Stel, u wilt een groep collega’s iets vertellen over het belang van gezond en veilig werken. Dan is niet alleen de inhoud van uw betoog van belang. Ook de vorm van uw presentatie moet kloppen. In dit artikel krijgt u acht aanwijzingen en tien concrete tips om van uw presentatie een succes te maken.

1. Maak een inschatting van uw publiek

Om contact te krijgen met uw toehoorders moet uw presentatie aansluiten bij hun kennisniveau en ervaringen over het onderwerp. Maak dus een inschatting van uw publiek: wie zitten er straks naar u te luisteren? Aan de hand van die inschatting bepaalt u wat u moet vertellen en de diepgang ervan. En ook welk taalgebruik u daarbij hanteert en welke strategie u volgt.

2. Ken de spreeksituatie

Weet waar u spreekt en in welke setting door antwoord te geven op deze vragen.

  • Hoeveel spreektijd heb ik?
  • In welke situatie spreek ik? Ben ik één van de vele agendapunten (werkoverleg) of komen de toehoorders alleen voor mijn presentatie?
  • Hoe is mijn presentatie aangekondigd? Word ik gezien als deskundige of als een van de collega’s?
  • Ben ik de eerste die over dit onderwerp spreekt? Zo niet, wie waren de vorige sprekers?
  • Welke hulpmiddelen heb ik tot mijn beschikking?
  • Voor hoeveel mensen houd ik mijn presentatie?
  • Is er een voorzitter die de inleiding doet of moet ik dat zelf doen?

3. Formuleer uw doel

Essentieel bij de voorbereiding van uw presentatie is het doel ervan: wat wilt u bereiken met uw verhaal? Want uw doel bepaalt de inhoud, de strategie en de hulpmiddelen. Een doel kan zijn om uw publiek te informeren, bijvoorbeeld over de stand van zaken op het gebied van gezond en veilig werken binnen uw bedrijf. Of over nieuwe ontwikkelingen om de huidige situatie te verbeteren. Meningen beïnvloeden kan een ander doel zijn. Bijvoorbeeld als u mensen wilt overtuigen van de noodzaak van een nieuwe aanpak of aanschaf van moderne, veilige machines. Of misschien wilt u met uw presentatie het gedrag van collega’s of anderen beïnvloeden. U wilt ze bijvoorbeeld motiveren om hun gedrag ten aanzien van veiligheid te veranderen. Of nu eens echt aan de slag te gaan met de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).

> LEES OOK: Communicatiefouten en hoe we ze voorkomen

4. Bouw uw presentatie logisch op

Een logisch opgebouwde presentatie heeft een kop (de inleiding), een romp (de kern van het verhaal) en een staart (samenvatting en conclusie). Zeg bij de inleiding iets over het onderwerp en het belang ervan voor uw publiek. Of start met een citaat of een anekdote waarmee u meteen de aandacht heeft van uw gehoor. De romp kunt u op verschillende manier opbouwen: van vroeger naar nu bijvoorbeeld, of van probleem naar oplossing of van hoofdzaken naar detail. Aan het eind geeft u een korte samenvatting en trekt u conclusies. Vergeet vooral niet om uw publiek de gelegenheid te geven om vragen te stellen of een reactie te geven.

> LEES OOK: Bouwen aan ideeën? Maak een mindmap!

Een goede presentatie houden, 10 tips

  1. Kondig vooraf aan wat uw publiek kan verwachten: meningen peilen, een discussie? 
  2. Uw presentatie duurt max 25 minuten. Let tijdens het spreken op de tijd.
  3. Gebruik lichaamstaal als gebaren, expressie, uw stem. Maar overdrijf niet.
  4. Spreek niet te snel en las korte spreekpauzes in.
  5. Mijd stopwoorden en -zinnen. Drie maal ‘zeg maar’ in elk zin leidt af van de boodschap.
  6. Gebruik maximaal één sheet per drie minuten met maximaal zes regels in puntgrootte 18.
  7. Ga niet met uw rug naar uw publiek staan, ook niet als u wat aanwijst. 
  8. Vermijd gortdroge opsommingen, maar overdrijf ook niet met humor.
  9. Wees alert op signalen van toehoorders. Daar kunt u op inspelen.
  10. Wees uzelf, speel geen toneel. Uw publiek doorziet dat meestal snel.

> LEES OOK: 12 vaardigheden voor succes in uw werk

5. Kies de goede hulpmiddelen

Mensen onthouden slechts 10 procent van een verhaal dat ze alleen horen. Dat kan oplopen naar zo’n 55 procent als ze het verhaal horen én zien. Als mensen reageren, onthouden ze maar liefst zo’n 70 procent. Activeert u verschillende zintuigen bij uw gehoor, dan scoort u dus echt punten met uw presentatie. Door hulpmiddelen te gebruiken kunt u dit bereiken. Denk aan een flip-over, filmpjes, discussievragen en stemmen met stemkastjes of gekleurde kaarten. Een microfoon is een must bij een groot publiek, een zachte stem of een ruimte met slechte akoestiek. Probeer hulpmiddelen altijd vooraf uit!

6. Let op lichaamshouding

Uw lichaamshouding maakt dat uw boodschap overkomt. Non-verbale communicatie blijft namelijk beter hangen dan mondelinge. Dus bedenk vooraf of u zittend of staand wilt presenteren. Probeer tijdens de presentatie oogcontact te houden met uw publiek. Dat haakt af als u steeds op uw blaadje kijkt en niet naar hen. Gebaren kunnen uw betoog kracht bij zetten. Maar overdrijf het niet. Te veel gewapper met handen leidt alleen maar af.

> LEES OOK: 6 do’s voor een goede dialoog

7. Gebruik uw stem

Gebruik uw stem om uw presentatie te verlevendigen. Wissel af in hoogte, volume en tempo. Laat vooral ook eens een pauze vallen. En spreek in uw eigen woorden. Om te zorgen dat u niets gaat oplezen, maakt u een lijstje met steekwoorden of een puntsgewijze samenvatting van een regel of tien. Dat geeft houvast. Oefen vooraf thuis. En ja, het is een cliché, maar doe dat voor de spiegel.

> LEES OOK: Zo zorgt u dat mensen luisteren

8. Evalueer uw presentatie

Evalueer uw presentatie twee maal: kort erna en na enkele weken. Bepaal daarna wat er de volgende keer anders of beter kan.

Auteur | Wanne van den Bijllaardt

Bron: www.ornet.nl

 

> TIP: Adviseren en grenzen stellen, de 7 principes van professioneel helpen 

Reageer op dit artikel