nieuws

4 tips voor lekker lean vergaderen

Persoonlijke ontwikkeling

Wij Nederlanders zijn misschien vaak zuinige types. Maar aan vergaderen geven we dan zomaar weer bakken met geld uit. Dat kan beter! Een rekensom plus vier bespaartips.

4 tips voor lekker lean vergaderen

De eerste vraag is natuurlijk: hoe komt het dat we zo veel geld kwijt zijn aan vergaderen? Welnu, dat heeft mede te maken met onze typisch Nederlandse poldercultuur. Die maakt dat we iedereen aan het woord willen laten, niemand willen passeren en toch vooral tot een democratisch besluit willen komen. Die insteek zorgt voor lange vergaderingen. En lange vergaderingen kosten geld.

Wat kost vergaderen? Een rekensom

De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert 6,5 uur per week: dat is zo’n 300 uur per jaar. Dus check het aantal collega’s dat regelmatig vergadert, laat er het gemiddelde uurloon op los en vermenigvuldig de uitkomst met 300. Na die rekensom weet u hoeveel tijd vergaderen kost. Daarnaast gaat er natuurlijk geld zitten in faciliteiten in de vergaderzaal en horecavoorzieningen. Of in externe vergaderkosten, bij gebrek aan een kantoorgebouw of vergaderzaal. En omdat flex de trend is, komt dat steeds regelmatiger voor. Zo besteden we in Nederland in totaal zo’n 60 miljard euro per jaar aan vergaderen. Hoezo zijn wij Nederlanders zuinig?

Lean vergaderen in 2017? 4 bespaartips

Minder tijd en geld kwijt zijn aan meetings in 2017? Ga lean vergaderen! U maakt een goede start met deze 4 bespaartips.

Tip 1: gebruik een timer

Gebruik een timer in de vergaderzaal. Stel per agendapunt een maximale bespreektijd in. Tijd om? En dóór naar het volgende agendapunt. Handig hierbij is een vergadertool voor digitaal vergaderen: alle vergaderstukken zijn dan digitaal per agendapunt inzichtelijk. Geen gezoek door stapels papier vergadert veel effectiever.

Tip 2: less is more

Kijk kritisch naar wie u uitnodigt voor een meeting. Want less is nu eenmaal vaak more. Hoe kritischer u omgaat met uitnodigen, hoe effectiever u vergadert.

Tip 3: vergader online

In lijn met Het Nieuwe Werken: vergader vaker online of telefonisch. Niet samen in een zaaltje betekent geen last van laatkomers die de boel ophouden, geen ruimte voor onderonsjes en veel minder reistijd.

> LEES OOK: 3 lessen in vergaderontstressen

Tip 4: vergader eens anders

Vergader zo nu en dan staand. Dan blijft iedereen actiever én duurt de vergadering korter. Wist u dat springend vergaderen ook heel verkwikkend schijnt te werken? Misschien een keer proberen?

Bron: managementsupport.nl

 

> TIP: In het boek ‘Het nieuwe kantoorinrichten’ van prof. dr. Peter Vink vindt u meer tips voor efficiënt vergaderen.

Reageer op dit artikel