nieuws

Rake e-mails schrijven die iedereen leest

Persoonlijke ontwikkeling

U stuurt een collega een e-mail met een duidelijke boodschap of vraag. Maar dan blijft een reactie uit. Of u krijgt maar op een van de drie vragen antwoord. Hoe zorgt u dat u rake e-mails schrijft die mensen wél goed lezen? En meteen beantwoorden?

Rake e-mails schrijven die iedereen leest

E-mailverkeer levert ons meestal veel gemak op. Maar halve of verkeerde reacties op uw e-mails leiden vooral tot ergernis. Waar gaat het fout? En hoe schrijft u rake e-mails?

Een e-maillezer leest niet, hij scant

Uit onderzoek blijkt dat e-maillezers vaak helemaal niet goed lezen. Ze scannen hun e-mails en zoeken antwoord op de vraag: wat moet ik doen? Of: wat moet ik weten? Zodra ze denken te weten wat ze weten moeten, zijn ze vertrokken naar het volgende bericht. Daar komt nog bij dat lezen van het beeldscherm gemiddeld 25 procent langzamer gaat dan lezen van papier.

Met deze 4 tips schrijft u rake e-mails

Kortom, dat handige en snelle communicatiemiddel blijkt opeens vol valkuilen te zitten. Als schrijver heeft u het gedrag van uw lezer niet in de hand, maar u kunt wel wat doen aan uw eigen e-mails. Met deze 4 tips schrijft u rake e-mails die iedereen leest. En beantwoordt.

1. Maak slim gebruik van de onderwerpregel

Wat kunt u doen om het uw lezer makkelijk te maken? Allereerst natuurlijk zorgen voor een heldere en informatieve onderwerpregel. Stel, u wilt dat uw lezer iets doet. Maak de gewenste actie dan direct duidelijk in de onderwerpregel.

> LEES OOK: Communicatiefouten en hoe we ze voorkomen

2. Kom meteen in de eerste zin ter zake

U kunt nog meer doen voor de ongeduldige lezer: kom meteen tot de kern. We noemen dat front loading of ook wel piramidestructuur. U vertelt in de eerste zin wat u van uw lezer verlangt en pas daarna waarom u dat wilt. Bijvoorbeeld: uiterlijk maandag willen wij uw input voor de update van de RI&E.

Is uw lezer niet geïnteresseerd in de achtergrondinformatie, dan haakt hij na de eerste zin al af. Geeft niet, de kern heeft hij dan al te pakken!

Ook de volgende alinea’s van de mail zet u in de piramidestructuur. De lezer weet zo al na de eerste zin wat er in de alinea staat. U kunt ook boven elke alinea een tussenkop zetten die dienstdoet als ultrakorte samenvatting. In beide gevallen hoeft de lezer de rest van het tekstblokje niet per se te lezen.

> LEES OOK: Mailen, drie belangrijke do’s and dont’s

3. Gebruik koppen om informatie te geven

Een stukje tekst waarin iemand over zijn hobby schrijft. Kunt u raden wat die hobby is?

Een zomerse dag is leuker dan een dag in de herfst. Het oosten van het land is geschikter dan de Randstad. Je moet wel lef hebben. Maar het effect is geweldig. Vooral de stilte is bijzonder. En alles lijkt vanuit dit oogpunt minuscuul. Wil je weg, dan moet je wat loslaten. Welke kant je op gaat, is ongewis.

Waarschijnlijk hebt u geen idee waarover deze alinea gaat. Dat is niet vreemd. Zetten we er de kop ‘Ballonvaart’ boven et voilà! Nu is de inhoud van de alinea ineens heel duidelijk. En rake e-mails herken je aan een duidelijke inhoud.

> LEES OOK: Fijne collega, die medewerker 2.0

4. Rake e-mails: houd uw zinnen kort

Tot slot de zinsbouw. Maak zinnen niet zo lang dat een lezer halverwege de draad kwijtraakt. Frommel ook geen tussenzin in de hoofdzin, zo’n tangconstructie is lastig leesbaar. Verder: ratel niet maar door, ook als u veel wilt zeggen. >TIP: Houd de zinnen in uw e-mails kort en doe maximaal één mededeling per zin.

> LEES OOK: Duidelijke taal

Denkt u nu ‘Wat een hoop moeite voor een simpel mailtje’? Misschien wel. Maar door vooraf goed na te denken over hun inhoud en vorm, schrijft u rake e-mails die meteen doel treffen. Dat scheelt u én de lezer veel tijd. Wel zo prettig als u snel en effectief wilt werken. Bovendien komt het de veiligheid op het werk ten goede.

Bron: Managementsupport.nl, Judith Winterkamp

Reageer op dit artikel