nieuws

Zo motiveert u medewerkers voor een vragenlijst

Persoonlijke ontwikkeling

Stel, u organiseert een enquête. Bijvoorbeeld over medewerkerstevredenheid of het veiligheidsbewustzijn. De vragen hebt u al klaar, maar toch twijfelt u. Want gaan mensen die vragenlijst dadelijk ook invullen? Goed om daarover na te denken, want u kunt die kans aanzienlijk vergroten.

Zo motiveert u medewerkers voor een vragenlijst

Een van Tammo ter Harks mede-onderzoekers voerde eens onderzoek uit op een middelbare school. Het ging om een gymnasium – maar de onderzoeker had het niveau volgens Ter Hark toch te hoog ingeschat. “Een van de vragen sloot af met: ‘Illustreer dit met een voorbeeld.’ En wat denk je? Sommigen van die leerlingen sloegen toen echt aan het tekenen.”

Taalgebruik moet aansluiten bij organisatie

Veelzeggend, vindt Ter Hark. Van huis uit is hij ergonoom, maar de laatste jaren heeft hij zich gespecialiseerd in internetinstrumenten voor onderzoekers. Dat klinkt technisch – maar het blijkt uit het voorbeeld: die techniek is bij vragenlijsten niet zaligmakend. “Veel belangrijker is dat het taalgebruik aansluit bij de organisatie. Vaak zie je dat die taal veel te formeel is, dat je als het ware over het hoofd van werknemers heen praat. Maar het omgekeerde komt ook voor: bij bankmedewerkers kun je beter niet aankomen met het luchtige taalgebruik van IKEA of Cool Blue. Die mensen vinden het vaak belangrijk om met u te worden aangesproken.”

> LEES OOK: Communicatiefouten en hoe we ze voorkomen

Juiste terminologie: laat vragenlijst altijd proeflezen

Maar bij het juiste taalgebruik gaat het niet alleen om formeel of minder formeel. Los daarvan is het ook belangrijk om je te verdiepen in de precieze terminologie. “Stel jij stelt een vraag over ‘alarmfase 2’”, zegt Ter Hark, “maar de werknemers bij de organisatie duiden die aan met ‘code oranje’. Dan weten die mensen niet waar je het over hebt – of ze denken dat jij dat niet weet. En dus ben je veel van je potentiële respondenten al kwijt. Laat zo’n vragenlijst daarom altijd proeflezen door een paar mensen uit de organisatie.”

Vermijd gebrekkige vormgeving van vragenlijst

Het taalgebruik is dus belangrijk. Maar Ter Hark ziet een ander knelpunt: gebrekkige vormgeving. “Dat kan aan van alles liggen: te weinig beeld, te kleine letters, maar ook aan een slecht kleurgebruik. Zwarte letters op een witte achtergrond, dat oogt saai en dus streef je naar iets kleurrijkers. Maar ik zie wel eens van die donkerblauwe letters op een lichtblauwe achtergrond, en dat is weer heel moeilijk leesbaar. Het goede van beide werelden combineren – dat kan vaak alleen een professionele vormgever.”

> LEES OOK: De winst van kritisch denken voor veilig werk

Werknemers moeten vertrouwen op anonimiteit

Denk dus goed na over de lay-out en het taalgebruik, maar er is meer. Volgens Ter Hark is het buitengewoon belangrijk dat werknemers die zo’n vragenlijst invullen, kunnen vertrouwen op de anonimiteit. “Als een werkgever een enquête laat organiseren door een extern bureau, zijn de antwoorden nooit te herleiden naar het individu – althans niet door die werkgever. Want dat bureau zal die individuele resultaten nooit met de werkgever delen. En het is belangrijk dat de medewerkers hier goed van zijn doordrongen.”

> LEES OOK: Just culture voor melden zonder angst

Tegenwoordig is dat belangrijker dan ooit, want de algoritmes achter die vragenlijsten worden steeds slimmer. “Vroeger kreeg je zo’n enquête gewoon op papier”, zegt Ter Hark. “Als je dan helemaal aan het begin had ingevuld dat je een man was, kreeg je de instructie om de vragen 3 tot en met 8 over te slaan, want die gingen over zwangerschapsverlof. Tegenwoordig, bij digitale vragenlijsten, krijgen die mannen die vragen helemaal niet in beeld.”

Zo motiveert u medewerkers voor een vragenlijst

Hoe meer algoritmes, hoe meer privacyvragen

En het gaat nog verder. “Aan de hand van jouw antwoorden, kun je andere vragen krijgen dan jouw collega”, zegt Ter Hark. “Dat maakt zo’n enquête minder saai: als jij hebt ingevuld dat je geen last hebt van seksuele intimidatie, hoef je ook niet te beantwoorden of je daarmee bij iemand terecht kon. Aan de andere kant: hoe meer het systeem van je lijkt te weten, hoe meer dit soort privacyvragen bij mensen opborrelen.”

Terechte vragen, zegt Ter Hark, maar een goed extern bedrijf heeft een goed antwoord. “Niet alleen zullen de onderzoekers benadrukken dat ze de resultaten nooit zullen doorsturen aan de werkgever, ze vertellen erbij dat veruit de meeste werkgevers daar ook niet op zitten te wachten. Waarom zou een grote organisatie geïnteresseerd zijn in die ene werknemer die roept dat de organisatie pas veiligheidsmaatregelen neemt als het misgaat? Dat wordt pas interessant als het merendeel van zijn 49 collega’s dat ook allemaal hebben opgeschreven. Daarom zal een extern bureau afdelingen pas meenemen als er minstens 10 mensen werken.”

> LEES OOK: Flitsfoto’s leaseauto: privacy wint

Maak het management enthousiast, dan volgt de rest

Terug naar de hoofdvraag: hoe zorg je dat mensen de enquête daadwerkelijk invullen? Ter Hark is een loopbaan getuige geweest van diverse creatieve initiatieven – maar volgens hem vormen die niet de eerste stap. “Wat ik als werkgever zou doen om mijn onderzoek te laten slagen? Ik zou me allereerst richten op het management. Die mensen moeten overtuigd zijn van het nut van het onderzoek. Pas dan zullen ze hun enthousiasme ook gaan delen.”

En dan pas komen die creatieve initiatieven in beeld. “Ik had een klant die voor iedere ingevulde vragenlijst een euro geeft aan een goed doel. Andere beloven een taart aan de afdeling met het hoogste responspercentage. Maar let op, maak in dat laatste geval wel duidelijk dat die taart niet afhankelijk is van je antwoorden. Sommige werknemers denken dat ze een grotere kans maken op zo’n prijs als ze een positief beeld schetsen van de organisatie.”

> LEES OOK: Vragenlijsten of een goed gesprek?

Feedback: laat zien wat u met de resultaten gaat doen

Maar de beste manier om respondenten enthousiast te maken is veel simpeler: laat zien wat je met de resultaten gaat doen. “Weet je waarom mensen afknappen?” vraagt Ter Hark. “Als ze zo’n vragenlijst hebben ingevuld en er gebeurt vervolgens niks. Het management laat niet zien wat de uitkomsten zijn en welke maatregelen uiteindelijk zijn getroffen. Dan ben je die respondenten de volgende keer natuurlijk kwijt.”

Daarom is feedback essentieel. Of nog beter: onmiddellijke feedback. “Kom na afloop van de enquête niet met een saai: dank je wel voor het invullen”, zegt Ter Hark. “Geef in plaats daarvan nog even weer wat iemand op de vragen heeft beantwoord. Of nog beter: wat de antwoorden waren van de collega’s. Dan kunnen mensen hun antwoorden vergelijken. Alleen zo houd je het leuk, alleen zo houd je mensen gemotiveerd.”

Auteur | Peter Passenier

 

> TIP: Tammo ter Hark verzorgt de workshop Onderzoek interessant maken op het Landelijk Arbocongres

Zo motiveert u medewerkers voor een vragenlijst

Reageer op dit artikel