Stef Verhoeven vertelt wat verhalen betekenen voor de organisatie, en hoe ze de RI&E aanvullen. En het mooie is: verhalen vertellen kan iedereen!

Artsen vertellen openhartig over medische fouten

Hoe komt een neerlandicus, die zich bekwaamd heeft in de journalistiek, nou terecht in de veiligheid? Stef Verhoeven geeft onmiddellijk toe dat het ‘een beetje toeval’ was. Hij kwam in aanraking met veiligheid in de zorg via een oud-student die verhalen bundelde van artsen die openhartig vertelden over een medische fout.

> LEES OOK: Fouten volgens een format met CRM

“Geen malse fouten, maar het was in die wereld niet gebruikelijk daarover te praten. Dat triggerde mij. De journalistieke invalshoek bij zo’n verhaal is: wie heeft het gedaan? Terwijl ik meer geïnteresseerd was in: wat is er gebeurd? En hoe kun je een cultuur creëren waarin je open kunt praten over dit soort fouten om ervan te leren?”

Stichting ZorgVeilig.nl kijkt verder dan RI&E

De Stichting ZorgVeilig.nl werd geboren. Een platform dat niet alleen vanuit regels en protocollen naar verbetering kijkt. “Want de RI&E is maar één kant van het verhaal, waar we over het algemeen veel energie in stoppen. Maar daardoor is niet meer duidelijk waar het echt over gaat. Echte verhalen, daar draait het om; voorbeelden uit de eigen organisatie die cultuur en gedrag kunnen ombuigen.”

> LEES OOK: Blijvende gedragsverandering, kan dat?

Storytelling om veiligheid te bespreken

Verhoeven gebruikt storytelling om het onderwerp veiligheid te bespreken binnen organisaties. “Storytelling is eigenlijk een marketingtool”, zegt hij. “Je moet het verhaal van je bedrijf kunnen vertellen. Niet zozeer het wat, maar vooral het waaróm.

Storytelling toepasbaar op alle sectoren

Verhalen vertellen is geen hogere wiskunde. Met een team enthousiastelingen kom je een heel eind met deze eenvoudige tool, die breed toepasbaar is op alle sectoren. Niet alleen in de zorg is veiligheid een issue, maar ook in bijvoorbeeld de bouw, bij de overheid en in de industrie zijn risico’s dagelijkse kost.

“En in de politiek”, zegt Verhoeven. “Veel raadsleden worden bedreigd, maar zij praten daar niet over met elkaar – terwijl ze naast elkaar zitten in de raad. We hebben een traject gedaan met gemeenteraadsleden in Zeeland. Verhalen opgehaald, die een eerste stap vormden om met elkaar in gesprek te gaan. Want of je van de VVD bent, of van GroenLinks, ervaringsverhalen over veiligheid hebben veel impact. Overal, op iedereen.”

Maar storytelling kun je breder inzetten. De cultuur van een organisatie wordt niet alleen bepaald door regels en afspraken, maar vooral door de ervaringen van mensen. Als je de cultuur wilt veranderen, of zichtbaar wilt maken, moet je een podium geven aan ervaringsverhalen.

> LEES OOK: Onverschilligheid kost kapitalen

Storytelling maakt zaken laagdrempelig bespreekbaar

De Verhalenkaravaan, de manier waarop wij storytelling gebruiken, is zo’n podium om zaken op een laagdrempelige manier bespreekbaar te maken. Het verhaal van een collega over een ongeval of een gelopen risico is een mooie aanjager om het gesprek aan te gaan met elkaar. Wat hebben anderen meegemaakt? Waar liggen zij wakker van?”

Het lukt de meeste mensen heel goed hun eigen verhaal te vertellen. “Vooral als dat verhaal dichtbij hen ligt”, weet Verhoeven. “Helemaal als het een eenvoudig verhaal is met een emotionele component.

Een goed verhaal onthoud je, regels niet

Een voorbeeld: als je mensen vraagt de Tien Geboden op te noemen, die toch ingebed zijn in onze joods-christelijke cultuur, dan weten ze er hooguit drie. Maar de grootste heiden kan het Kerstverhaal vertellen in een paar zinnen, tot de ezel en de os aan toe. Een goed verhaal onthoud je, regels niet. Dat is de essentie van storytelling.”

> LEES OOK: Zo vermijd je 20.000 regels en procedures

Daarmee worden regels niet overbodig. “Het is én én”, zegt Verhoeven. “Verhalen vormen een andere manier om dezelfde risico’s in kaart te brengen. Het bijt elkaar niet, het versterkt elkaar.”

ZorgVeilig zet ervaringsverhalen op film

De vertelde verhalen helpen als een katalysator gesprekken op gang, zelfs lang nadat Verhoeven de deur achter zich dicht heeft getrokken. Stichting ZorgVeilig zet ervaringsverhalen op film bij wijze van input voor een Verhalencafé.

> LEES OOK: Levensecht risico’s beleven met virtual reality

Die filmpjes worden later weer gebruikt bij bijvoorbeeld ‘walk arounds’ van bestuurders. Verhoeven: “Verhalen zijn een rijke bron voor bestuurders. Ze maken bespreekbaar wat er anders kan in de organisatie, en hoe dat te realiseren valt.

Er komen vaak heel concrete ideeën binnen op de achterkant van een bierviltje, die eindigen op een prioriteitenlijstje van bestuurders. Ideeën die morgen al eenvoudig te realiseren zijn, of die startpunt voor een project kunnen zijn. En die helpen bij het veranderen van de organisatiecultuur.

Want de RI&E op zich doet dat niet; die bestaat uit dikke rapporten die niet veel mensen lezen. Het lijkt vaak of risicobeheersing is voorbehouden aan mensen die ervoor doorgeleerd hebben. Maar een veilige werkplek is van iedereen, en verhalen vertellen draagt bij aan die veiligheid.”

> LEES OOK: ‘Veiligheid moet hier van alle mensen zijn’

Tip: kies je eigen vorm

Organisaties verschillen van elkaar als dag en nacht. Dus kies vooral je eigen vorm om een podium te geven aan verhalen, passend bij je eigen doelgroep. Verhoeven: “In de bouw laten we medewerkers vooral op stap gaan met een fotocamera om in beeld te brengen wat deugt en wat niet als het om veiligheid gaat. Ook dat is een methode om verhalen boven tafel te krijgen die dichtbij medewerkers zelf liggen, en te zoeken naar praktische oplossingen voor wat niet veilig is.”

Verhalenkaravaan dwars door de organisatie

Hoe organiseer je een Verhalenkaravaan concreet in je eigen organisatie, en wat heb je daar blijvend aan? “Een verhalenkaravaan begint met kleine brainstormbijeenkomsten, dwars door de organisatie heen”, legt Verhoeven uit.

> LEES OOK: Storytelling op de werkvloer: de verhalenkaravaan

“Door de goede vragen te stellen komen de ervaringsverhalen vanzelf naar boven. Daarvan verfilmen we er een aantal tot korte verhalen die we, na goedkeuring van de betreffende persoon, gebruiken in grootschalige interne veiligheidsbijeenkomsten. Bij ons heten dat Veiligheidscafés.”

Voorbeeld storytelling: ernstige fout in ambulance

Hij geeft een voorbeeld. “Een ambulanceverpleegkundige vertelde dat ze, na een technisch perfecte reanimatie bij een 56-jarige vrouw, per ongeluk een verdunde variant van adrenaline had toegediend: 1 op 10 in plaats van 10 op 10. Een ernstige fout, die vrij eenvoudig gemaakt kon worden, onder andere doordat de ampullen er vrijwel identiek uitzagen. Zie ook het filmpje:

Dit is zo’n verhaal dat uiteindelijk leerzaam is geweest voor de hele organisatie. Het werd niet alleen live gedeeld met een grote groep collega’s, het leidde ook tot een concreet plan van aanpak. De ampullen zijn inmiddels duidelijk van elkaar te onderscheiden, maar ook de plek van deze medicatie in de medicatietas is daarna gestandaardiseerd.

> LEES OOK: Zo vergeet u niets in de RI&E

De kracht van de methode is natuurlijk dat je zo’n verhaal van een collega niet snel vergeet. Het vindt een duurzaam plekje in je langetermijngeheugen. Een heel effectieve manier van risico-inventarisatie!”

Tekst | Lydia Lijkendijk

> TIP: Congres Zicht op onzichtbare risico’s

Neerlandicus Stef Verhoeven is verhalenverteller en mede-initiatiefnemer van Stichting ZorgVeilig.nl. Samen met zijn netwerkpartners helpt Verhoeven organisaties in sectoren, zoals de zorg, de bouw en de industrie, hun verhalen op te halen en te delen. ZorgVeilig is ook bedenker van De Participatiekliniek.