nieuws

Naleving van regels is killing voor creativiteit

Veilig werken

Soms lijkt het alsof het in veiligheidsland allemaal draait om regels en naleving. Op een suggestie voor verbetering wordt veelvuldig gereageerd met: ‘Waar staat dat ik dat moet doen?’

Naleving van regels is killing voor creativiteit

Ook veiligheidsprofessionals lijken vaak geobsedeerd door naleving als hoogste doel. Ze zijn vaak meesters in het opnoemen van waar iedereen in gebreke blijft. We dienen de wet te volgen, dus naleving moet onze topprioriteit zijn!

Er zijn maar weinig dingen die mij zo spontaan uitslag bezorgen of in slaap doen vallen als praten over naleving. Om te beginnen, waar is de lol, waarin zit ‘m de uitdaging bij naleving? Want het volledige proces is: 1. Vind een regel. 2. Lees de regel. 3. Voer uit wat er staat. 4. Herhaal ad infinitum (of: ad nauseam).
Hoe moeilijk is dat nu helemaal? Daar heb je geen veiligheidsprofessional voor nodig!

Regels en naleving zijn nodig als ondergrens

Naleving is vaak een basale start voor veiligheidszorg. En regels hebben we nodig als een ondergrens voor wat de maatschappij of organisatie als acceptabel beschouwt. Regels zijn ook nodig om het kaf van het koren te scheiden: door organisaties die er echt een potje van maken te bekeuren of zelfs te sluiten.

Maar doen we dus aan veiligheid omdat de overheid ons dat opdraagt? Of besteden we aandacht aan veiligheid omdat het goed is voor ons, onze medewerkers en de winstmarge? Omdat het een integraal deel van ons product of onze service is? Als we het doen omdat het goed is voor ons en ons bedrijf, krijgen we (verrassing!) in de meeste gevallen naleving als een leuke kleine bonus op de koop toe.

> LEES OOK: Motiveren met minder regels en meer vertrouwen

Naleving regels biedt geen garantie op veiligheid

Er bestaat een nogal hardnekkig misverstand dat naleving hetzelfde is als veiligheid. Weinigen schijnen te beseffen dat regels vrijwel altijd compromissen zijn tussen verschillende agenda’s. Houd ook in je achterhoofd dat geen enkele regel toepasbaar is in iedere situatie. Regels gaan vaak over ‘doorsnee-situaties’ (of juist over hele speciale uitzonderingen), maar kunnen niet alles voorkomen – zelfs niet als je ze naleeft (zie kader).

Noorse goederentrein

Een interessante casus om dit laatste te illustreren is de ontsporing van een goederentrein in Noorwegen, november 2013. Het ging om een trein op het traject tussen Oslo en Trondheim. De Noorse Onderzoeksraad stelde vast dat er twee weken daarvoor graafwerkzaamheden op het traject hadden plaatsgevonden. Het baanlichaam (fundament) was zich daardoor ongelijk gaan zetten. Dit zorgde voor een kleine hobbel in de baan. Die veroorzaakte op zijn beurt voor een pendelbeweging in de trein die de last van de achterste as van de eerste (lege en dus lichte) wagon nam. Daardoor klom de wielflens op de rail en ontspoorde.

De conclusie van de Onderzoeksraad luidde dat er geen afwijkingen waren ten opzichte van vigerende richtlijnen, regels of normen. Noch voor het vervoersproces, noch voor de infrastructuur. Alle factoren zaten binnen acceptabele grenzen. Maar hun ongelukkige combinatie had alles bij elkaar de ontsporing veroorzaakt.

Eén belangrijke les die we kunnen leren van dit ongeval, is dat naleving van normen en richtlijnen dus geen garantie biedt op veiligheid. Maar wees erop bedacht dat het omgekeerde ook waar is: niet-naleving is niet gelijk aan een oorzaak van een ongeval. Soms kan de combinatie van diverse acceptabele factoren (vooral als ze de grenswaarde benaderen) ongevallen veroorzaken. Erik Hollnagel noemt dit functional resonance.

> LEES OOK: Waar regels zijn, is geen aandacht

Waarom zoveel aandacht voor regels en naleving?

Waarom hebben mensen en organisaties eigenlijk zoveel aandacht voor naleving? Dit is een aantal mogelijke redenen:

  • een command & control-visie (ISO)
  • externe druk (zoals verzekeringen, publieke opinie, politici of de inspectie)
  • onzekerheid of gebrek aan kennis/competentie voor interpretatie. Men blijft liever aan de ‘veilige kant’, mogelijk gestuurd door overijverige of incompetente adviseurs
  • geen eigen verantwoordelijkheid (durven of willen) nemen en zich liever verschuilen achter de regeltjes
  • luiheid: sommige organisaties kiezen ervoor zich achter naleving te verschuilen. Zij stellen zich tevreden met het aanpakken van kleine dingen van beperkt belang. En natuurlijk zijn er die niet zelf willen nadenken.
  • De overtuiging dat er één beste manier bestaat om het werk te doen, in lijn met het Taylorisme. Dit zonder te erkennen dat de echte wereld complex is en continu bijstelling vergt – en daardoor ook ‘overtredingen’.

> TIP: Wegwijs in de moderne VUCA-wereld? Download de whitepaper Risicoleiderschap in 6 praktijkvoorbeelden

Niet vergeten: problemen van veiligheidsregels

Er zijn wat problemen verbonden aan veiligheidsregels die we gemakkelijk vergeten wanneer alle aandacht uitgaat naar naleving. Om maar een paar dingen te noemen:

  • Een regel op zichzelf doet helemaal niets voor veiligheid. Voor een positief effect is het nodig hem toe te passen en dan ook nog eens in de juiste context.
  • De wet van onbedoelde (onvoorziene en ongecontroleerde) neveneffecten zorgt voor negatieve of contraproductieve effecten van veiligheidsregels.
  • Hoe meer een regel of procedure afwijkt van het normale gedrag, hoe meer moeite naleving ervan kost. Willem Top noemt dit het principle of deviation from normal behaviour.
  • Overregulering van risico kan zorgen voor zelfgenoegzaamheid in risicomanagement. Domweg omdat mensen erop vertrouwen dat de regels het werk voor hen doen. Of doordat mensen verdrinken in de hoeveelheid bureaucratie.
  •  Stel je regels op om een veiligheidsprobleem op te lossen, bedenk dan ook welke problemen deze aanpak met zich meebrengt. Om te beginnen zal een nieuwe regel – een erg goedkope en luie manier om problemen aan te pakken, trouwens – vaak alleen de directe oorzaak aanpakken en zelden de onderliggende problemen. Ten tweede is de gebruikelijke gang van zaken dat de nieuwe regel wordt toegevoegd aan bestaande regels. Hierdoor ontstaan ingewikkelder en zelfs complexe situaties met een kans op tegenstrijdigheden.
  • Tegenstrijdige regels plaatsen mensen voor een moeilijk dilemma: welke regel moeten ze volgen en welke dus breken? Het ongeval met het schip Herald of Free Enterprise laat een van de meest extreme voorbeelden zien van een medewerker zich op twee plaatsen tegelijk moest bevinden. Zie voor een minder dramatisch voorbeeld het kader.

Overal een overall

Tijdens een werkplekbezoek in de spoorwereld spraken we met baanwerkers die dwarsliggers (de houten bielzen onder de rails) moesten verwisselen. Oude houten dwarsliggers zijn met creosoot geïmpregneerd, een kankerverwekkende stof. Om huidcontact te voorkomen moesten de baanwerkers volgens het arbohandboek wegwerpoveralls dragen. Aangezien de te vervangen dwarsliggers in de regel op het spoor te vinden zijn, moet personeel dat hieraan werkt voldoen aan de regels voor baanwerk. Die regels schrijven het gebruik voor van tweekleurige retroreflecterende waarschuwingskleding. U raadt het al: tweekleurige retroreflecterende wegwerpoveralls bestaan helaas niet. Bij wijze van compromis mochten de baanwerkers het werk doen gekleed in een gewone wegwerpoverall met daaroverheen een veiligheidsvest.

Slaafse naleving is de dood van creatief denken

Een mogelijk symptoom van te veel aandacht voor naleving is dat daarmee kritisch en creatief denken en risicogebaseerd management piepend tot een halt komen. Procedures en regels spelen een wat tegenstrijdige rol in veiligheidsmanagement. Aan de ene kant zijn ze een middel om kennis over te dragen en een veilige werkwijze aan te reiken. Aan de andere kant kunnen ze zorgen voor rigiditeit en automatische-piloot-gedrag.

> LEES OOK: Domme regels, weg ermee

Een ander effect van naleving is de no rule, no use-houding die de meeste veiligheidsprofessionals vast weleens zijn tegengekomen. Soms is het gewoon verstandig om een veiligheidsmaatregel te implementeren. Toch komt dan de vraag: ‘Waar staat dat we dit moeten doen?’ Kortom, zonder regels passen mensen veiligheidsmaatregelen vaak niet toe. Hoe volstrekt logisch ze ook zijn.

Is naleving van regels nu echt wat we willen?

Ten slotte moeten we ons afvragen of naleving nu echt is wat we willen. Want wat als iedereen altijd alle regels zou naleven? Stiptheidsacties zijn misschien wel een effectievere manier voor werknemers om te krijgen wat ze willen (of aandacht te trekken) dan stakingen. Want stiptheidsacties halen alle flexibiliteit en het complete aanpassingsvermogen om onverwachte omstandigheden te hanteren uit het systeem. En dat is dodelijk voor de efficiëntie en effectiviteit.

Dat geeft alleen maar aan dat naleving niet meer is dan een beginpunt en dat we adaptief vermogen en flexibiliteit in onze organisaties nodig hebben. Die gaan echter juist tegen een op naleving georiënteerde instelling in. David G. Broadbent slaat de spijker op z’n kop: “Make no mistake here. As a management team, if you set a corporate standard of compliance, then that is the BEST you can expect from your workforce and that is just NOT good enough.

Voor mij is naleving slechts een gevolg of bijproduct, niet een na te streven doel. Zoals Phil LaDuke zegt: het argument dat we iets moeten doen omdat de regel het vereist, is hetzelfde als iemand ervan moeten overtuigen om geen kinderen te martelen en vermoorden omdat het strafbaar is. Nee, natuurlijk niet! We doen of laten dingen omdat het juist of verstandig is, niet omdat een regel iets zegt.

Carsten Busch | senior adviseur arbeidsveiligheid bij Politidirektoratet en eigenaar van www.mindtherisk.com.

> Dit is een veiligheidsfabel uit het boek Veiligheidsfabels 1-2-3 van Carsten Busch. Meer fabels lezen? Houd onze nieuwsbrief in de gaten!

 

> TIP: Nyenrode collegereeks, het college Veilig leiderschap van Martin van Staveren

Naleving van regels is de dood van creativiteit

Reageer op dit artikel