artikel

Kansen verzilveren met ICT

Wetgeving

Allereerst kunnen digitale instrumenten de communicatie tussen boardroom en de werkvloer optimaliseren. Het management kan soms lastig aansluiting vinden met de werkvloer. Oplossingen van ‘boven’ hebben niet altijd draagvlak bij de medewerkers en missen daardoor hun uitwerking. Ook arboprofessionals hebben vanuit hun deskundigheid soms moeite met het vinden van de goede toon in communicatie naar de werknemer. Hun – correcte – analyses en oplossingen worden in de praktijk onnodig vaak afgedaan als ‘omslachtig en onwerkbaar’. Een juiste inzet van ICT kan deze problemen helpen tackelen. Communicatie ‘van boven naar beneden’ kan met digitale instrumenten veranderen in communicatie ‘van beneden naar boven’.

 

Bij een digitale RI&E of arbocatalogus moeten medewerkers zelf invoeren met welke arborisico’s zij te maken hebben en meedenken over wat hieraan te doen is. Zij weten immers het beste waar in de praktijk de knelpunten zitten en hoe deze praktisch zijn op te lossen. De arbodeskundigen en het management kunnen deze input gebruiken voor het opstellen van arbobeleid. Omdat dit beleid ‘rechtstreeks van de werkvloer’ komt, zal het makkelijk zijn om dit te communiceren naar de werknemers die het moeten uitvoeren. Ook de toepasbaarheid is groter. De inzet van deze producten is bovendien te benutten als wapenfeit bij de invulling van de

 

status van het bedrijf als ‘employer of excellence’. In een vergrijzende arbeidsmarkt kan dit waardevol en onderscheidend zijn: het bedrijf kan zich onderbouwd profileren als goede werkgever in tijden van krapte op de arbeidsmarkt.

 

Naast betere communicatie kan arbo-software bijdragen aan meer draagvlak voor het beleid. Door het invullen van digitale vragenlijsten voor een onderzoek naar vitaliteit, medewerkertevredenheid of sociale veiligheid zijn werknemers actief bezig met hun eigen arbeidsomstandigheden. Het systeem geeft hen, vaak via internet of e-mail, sneller feedback over hun eigen resultaten en persoonlijke knelpunten. De achtergronden, tips en instructies op de site kunnen bijdragen tot meer begrip en dus een hogere respons. En daarmee is de kans groter op meer draagvlak en meer effect van de gekozen maatregelen.

 

De input van de digitale instrumenten is daarnaast te gebruiken voor de strategie en positionering van de organisatie. Aan de hand van resultaten van bijvoorbeeld een werkdrukmeting of incidentenmonitor krijgt het management sneller overzicht. Niet alleen van knelpunten, de stand van zaken en incidenten, maar ook van trends en voortgang van de aanpak. Keuzes over investeringen in arbo zijn hierdoor beter gefundeerd te maken. De digitale systemen vergroten vervolgens het inzicht in de opbrengst van de investeringen in arbo. Door regelmatig de quickscan voor risico’s, veiligheid of werkdruk te herhalen, blijkt of de aanschaf van bijvoorbeeld veiliger machines of een vitaliteitscheck rendeert. ICT is zodanig in te zetten als waardevol (HR-)meetinstrument.

 

Digitale instrumenten kunnen het management de mogelijkheid geven voor verantwoorde arboregie. De stand van zaken rond onderzoek van risicogebieden, implementatie van de gekozen aanpak en het bereikte resultaat kan digitaal opgevraagd worden. Zo zijn managers en arboprofessionals beter op de hoogte en kunnen ze, indien nodig, zeer gericht ingrijpen. Dit heeft als positief bijeffect dat de rolverdeling tussen alle betrokkenen bij het arbobeleid helder is. Een voorbeeld: het RI&E-proces. De werknemer is de toeleverancier en uitvoerder van het beleid. Hij inventariseert de risico’s en draagt oplossingen aan voor knelpunten. Vervolgens implementeert hij de maatregelen uit het plan van aanpak. De werkgever zet op zijn beurt de koers van het beleid uit en geeft betekenis aan de uitkomsten van de ICT-metingen. Hij krijgt de rol die hij ook hoort te spelen: regisseur van het arbobeleid. Ook de arbodeskundige heeft de functie die hem toebehoort: adviseur en coordinator. Hij begeleidt en monitort de digitalisering. Vanuit zijn expertise geeft hij advies over de keuze en inzet van instrumenten.

 

In dit digitale tijdperk lijkt het bijna overbodig om te melden, maar een groot verdienste van ICT is de efficientie. Vragenlijsten over arbo zijn gemakkelijk te distribueren. De resultaten volgen sneller en zijn betrouwbaarder dan bij handwerk. Het systeem geeft inzicht in de huidige situatie en geeft de stappen aan voor de gewenste situatie. Al deze arbodeskundigheid komt voor elke werknemer snel op elke plek beschikbaar. Bovendien: met eigen systemen kan de organisatie investeren in eigen kennisopbouw, in plaats van deze te laten weglekken naar externe partijen. Digitale coachingsinstrumenten kunnen een deel van het werk van de deskundigen overnemen. Zo kunnen werknemers via digitale vragenlijsten inzicht krijgen in hun eigen gezondheid, werkdruk en ergonomisch verantwoord pc-gebruik. De software geeft adviezen en kan desgewenst optreden als coach of controleur. De medewerker krijgt dus advies op maat en de werkgever hoeft maar eenmalig een ‘persoonlijke trainer’ te financieren.

 

Invoering van de digitale RIE Manager bij KPN is een goed praktijkvoorbeeld van de versterkende werking van ICT op arbo. Het bedrijf zocht een systeem dat gebruiksvriendelijk is, uitstekend digitaal werkt en de verantwoordelijkheid op de werkvloer legt. Deze eigenschappen vond KPN in de RIE Manager van Humatix. Het digitale instrument stelde medewerkers en managers vragen over de aanwezige arbeidsrisico’s en droeg daarvoor zelf praktische oplossingen aan. De business units, die verspreid zijn over het hele land, konden daardoor meteen zelfstandig aan de slag. Met de Digi-RIE kwamen bovendien via intranet oplossingen van het ene bedrijfsdeel snel en makkelijk aan de andere kant van het land terecht. De succesvolle samenwerking tussen KPN en Humatix krijgt mogelijk nog een vervolg. Het telecombedrijf wil handige hulpmiddelen uit de digitale RIE’s en hun plan van aanpak wellicht samenvoegen tot een arbocatalogus.

 

Vier soorten digitale instrumenten

 

Coaching

 

Coachingsinstrumenten bevorderen de vitaliteit van medewerkers en de organisatie via individuele begeleiding. Zo waarschuwt bijvoorbeeld pauzesoftware beeldschermwerkers om ergonomisch verantwoord te werken. Of een digitale ‘coach’ die sturing geeft bij machineveiligheid. Met e-learning krijgt de taxibranche via de computer interactieve instructies voor het omgaan met agressie en geweld.

 

Preventie

 

Preventieve instrumenten helpen bij het voorkomen en oplossen van arborisico’s. Digitale enquetes en registratiesystemen brengen in beeld waar de knelpunten in de organisatie zitten. Via een digitale RI &E, arbocatalogus of quickscan-onderzoeken naar werkdruk, medewerkertevredenheid en veiligheid zijn de oplossingen voor iedereen toegankelijk.

 

Verzuim, vitaliteit, triage en re-integratie

 

Digitale toepassingen voor verzuim en re-integratie zorgen voor registratie van verzuimgegevens en re-integratie-inspanningen. De instrumenten kunnen daarnaast coaching bieden voor managers en medewerkers bij het volgen van het verzuimtraject. Ook onderzoek naar vitaliteit, inzetbaarheid van medewerkers en het kunnen voorspellen van verwachte uitval is met digitale systemen mogelijk.

 

Digitale naslagwerken

 

Cd-roms met wetgeving en normen ordenen de – vaak overdadige – informatie overzichtelijk en helder. De cd-rom licht wetsartikelen toe van bijvoorbeeld de Wet Verbetering Poortwachter en de Arbowet. Complexe informatie is zo voor iedereen beschikbaar op een begrijpelijke en toegankelijke manier.

 

 

Reageer op dit artikel