Kosten thuiswerken: dit kan u als werkgever doen

Werknemers die fulltime thuiswerken voelen dat in hun portemonnee. Elektriciteit, verwarming en koffie zorgen voor een extra kostenpost. Een tegemoetkoming kosten thuiswerken of thuiswerkvergoeding kan dan een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde zijn. Maar let op: de fiscus kijkt mee.

Extra kosten thuiswerken: u heeft als werkgever binnen de werkkostenregeling weinig speelruimte voor een onbelaste vergoeding van deze kosten aan uw werknemers. Het is daarom belangrijk om goed te kijken of het hier gaat om belastbaar loon of om voorzieningen die onder de gerichte vrijstellingen vallen.

(update 1 oktober 2020)

Kosten thuiswerken: gerichte vrijstellingen of belastbaar loon?

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit betekent dat u hiervoor geen loonbelasting hoeft in te houden, mits u binnen de grenswaarden blijft. Een voorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding. Geeft u werknemers 0,19 cent per kilometer? Dan valt dit onder de gerichte vrijstellingen. Maar betaalt u 0,29 eurocent per kilometer, dan geldt die extra tien cent als belastbaar loon.

> LEES OOK: Kosten thuiswerkplek? Dit zijn de regels voor vergoedingen

• Gereedschappen en computers

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur vallen onder de gerichte vrijstellingen wanneer de werkgever die noodzakelijk vindt voor het uitvoeren van het werk. U moet daarom kunnen aantonen dat deze voorzieningen onmisbaar zijn voor een goede bedrijfsvoering. Daarnaast moet u vastleggen aan welke eisen de voorzieningen of gereedschappen moeten voldoen. Bovendien moet u vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Ook de kosten voor een internetabonnement of mobiel bellen kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Heeft de werknemer thuis een 3-in-1-pakket met daarin ook televisie en vaste telefonie? Dan mag u alleen de kosten vergoeden die de provider rekent voor een apart internetabonnement.

> LEES OOK: Wat kost thuiswerken? Van koffie tot wc-papier

• Arbovoorzieningen

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld als:

  • die arbovoorzieningen samenhangen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet
  • de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte
  • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt
  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
    – De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer beschikt hiervoor over een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of doelmatige werktafel.
    – In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Ook thuis zitten uw medewerkers goed. Met de Thuiswerkplekchecker.> TIP: Checken of uw medewerkers ook thuis goed zitten? Vraag de demo aan van de Thuiswerkplekchecker en zorg er samen met hen voor dat zij inzicht krijgen in hun persoonlijke beeldschermplek! Zo weet u zeker dat zij ook thuis gezond en veilig werken. Dat is win-win, want goed voor hen én goed voor u.

Is die werkplek thuis ook fiscaal een thuiswerkplek?

Wanneer de werknemer op de werkplek koffie en thee drinkt of een koekje uit de trommel haalt, hoeft u dat niet te belasten. Dat komt omdat hiervoor een zogenoemde nihilwaardering geldt. Wanneer de werknemer thuiswerkt, ligt dat anders.

Een thuiswerkplek geldt voor de fiscus alleen als werkplek wanneer die voldoet aan drie strenge regels:

  1. De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.
  2. U hebt met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen u over de ruimte beschikt.
  3. Uw werknemer werkt in die ruimte.

Pas als aan alle drie de voorwaarden is voldaan, mag u kleine consumpties en gas, water en licht onbelast vergoeden als ‘kosten thuiswerkplek’. Maar voor de meeste thuiswerkers met een werkkamer of werkhoek gaan deze eisen niet op.

> LEES OOK: Thuiswerken, hier moet u op letten

Toch kosten thuiswerken vergoeden, wat kan er dan wel?

Wie werknemers toch een tegemoetkoming kosten thuiswerken of thuiswerkvergoeding wil geven, is daarom in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte. Ieder jaar mag u 1,7 procent van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Overstijgt de fiscale loonsom die vier ton, dan komt de vrije ruimte voor het meerdere op 1,2 procent uit. Maar met het oog op de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Kosten thuiswerken: dit kan u als werkgever doen

Wilt u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in uw vrije ruimte onderbrengen? Dan moet u ze aanwijzen als eindheffingsloon. In dat geval betaalt u er namelijk geen loonbelasting over.

Kort en goed: onbelaste verstrekking van een thuiswerkvergoeding kan alleen als u nog vrije ruimte over hebt. Zit u al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent)? Dan moet u 80 procent belasting betalen over al het andere dat u aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

(Bron: Handboek Loonheffingen 2020)

Rijksambtenaren krijgen inmiddels vergoeding kosten thuiswerken

Inmiddels is in de cao voor rijksambtenaren een thuiswerkvergoeding opgenomen. Het gaat om een bedrag van 363 euro netto. De tijdelijke regeling voor gemaakte kosten door thuiswerken geldt van 14 maart 2020 tot en met 31 december 2020. De werknemers krijgen de vergoeding in december uitbetaald. Werknemers die in deeltijd werken krijgen een thuiswerkvergoeding naar rato. De werknemer vraagt de vergoeding aan, waarna de de leidinggevende controleert of de werknemer er inderdaad recht op heeft.