Thuiswerkplek? Dit zijn de regels voor vergoedingen

Thuiswerken is door de coronacrisis in veel bedrijven noodzaak geworden. Daarom vragen werknemers hun werkgever juist nu om inrichting van hun thuiswerkplek. Die werkgever kan hiervoor belastingvrij een bedrag uitkeren. Maar ook materiaal ter beschikking stellen. In een aantal cao’s zijn hier afspraken over vastgelegd. In dit artikel de mogelijkheden op een rij.

Vergoedingen voor de thuiswerkplek gaan verder dan de computer, het bureau en de stoel. Ook voor communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer, het internetabonnement of het gebruik van de pc kan de werkgever een vergoeding aanbieden. De belastingdienst geeft hiervoor in het Handboek Loonheffingen duidelijke richtlijnen.

Vergoeden van communicatiemiddelen

Gebruikt de werknemer een communicatiemiddel zakelijk voor 10 procent of meer? Dan mag de werkgever de kosten hiervoor vergoeden. Hieronder vallen de smartphone, het telefoonabonnement, het internetabonnement en eventuele kosten voor software op de computer of telefoon. Het gebruik van een computer mag alleen worden vergoed als de werknemer zijn computer voor 90 procent of meer zakelijk gebruikt. Gebruikt de werknemer tijdens de coronacrisis de eigen computer op zijn thuiswerkplek ? Dan mag u dit apparaat vergoeden.

> LEES OOK: Thuiswerken door corona, hier moet u op letten

Over de inrichting van de thuiswerkplek

Voorheen mochten werkgevers 1.815 euro geven aan de werknemer om zijn thuiswerkplek in te richten. Van dat geld kon de werknemer naar eigen inzicht bijvoorbeeld een stoel, bureau, kast en eventuele andere inrichting aanschaffen. Deze inrichting moest wel voldoen aan de arbo-eisen.

Ook thuis zitten uw medewerkers goed. Met de Thuiswerkplekchecker.> TIP: Checken of uw medewerkers ook thuis goed zitten? Vraag informatie of de demo aan van de Thuiswerkplekchecker en zorg er samen met hen voor dat zij inzicht krijgen in hun persoonlijke beeldschermwerkplek! Zo weet u zeker dat zij ook thuis gezond en veilig werken. En daar wordt u allemaal beter van.

Inmiddels is deze regeling achterhaald en gelden alleen nog de regels van de werkkostenregeling (WKR). Voordat een werkgever overgaat tot het inrichten van de werkplek, doet hij er goed aan om een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer één dag per week thuis zal werken.

> TIP: DOWNLOAD gratis de thuiswerkovereenkomst

Materiaal ter beschikking stellen mag ook

Zoals gezegd is de werkgever niet verplicht de werknemer geld te geven voor de inrichting van diens thuiswerkplek. De werkgever kan het materiaal ook kosteloos ter beschikking van zijn medewerker stellen. De werknemer moet dan al het materiaal (laptop, bureau, kasten) dat zijn baas hem ter beschikking heeft gesteld weer inleveren als hij uit dienst gaat.

> LEES OOK: Beeldschermwerk? Ontdek je beeldschermplek

Thuiswerkplek? Dit zijn de regels voor vergoedingen

Gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur zijn onder de WKR een gerichte vrijstelling. Maar alleen als het materiaal voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
  • de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
  • de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij die niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking

> LEES OOK: Thuiswerkplekchecker: zo zitten uw mensen goed, ook thuis

Niet teruggeven? Dan is de voorziening loon

Geeft de werknemer de voorziening niet terug, dan moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening? Dan hoeft de werkgever dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Hij mag wel een eigen bijdrage vragen van de werknemer als die kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt hij dan af van het nettoloon.

Geen thuiswerkplek? Een flexkantoor mag ook

Maar wat als de werknemer geen ruimte heeft voor een thuiswerkplek en hij toch niet naar kantoor kan komen? Of mág komen, zoals nu in de coronatijd. Dan kan de werkgever ook een flexkantoorruimte ter beschikking stellen. Deze ruimtes voldoen aan alle arbo-eisen en de werkgever betaalt een bedrag per dag, week of maand voor het gebruik van de ruimte.

> TIP: Neem een kijkje in de Thuiswerkplekchecker

Met de Thuiswerkplekchecker zitten uw mensen ook thuis goed.