Vergoedingen voor de thuiswerkplek gaan verder dan de computer, het bureau en de stoel. Ook voor communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer, het internetabonnement of het gebruik van de pc kan de werkgever een vergoeding aanbieden. De Belastingdienst geeft hiervoor in het Handboek Loonheffingen duidelijke richtlijnen.
Thuiswerkvergoeding
Sinds 2022 kunnen werkgevers hun werknemers een belastingvrije vergoeding geven voor de kosten die ze maken bij thuiswerken. Per 1 januari 2023 steeg dit bedrag van € 2 naar € 2,15 per dag. Dat is net iets meer dan het eerder verwachte bedrag van € 2,13. Dat komt door een afrondingskwestie. Over deze vergoeding wordt geen loonbelasting betaald. Dit kan ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken.
Vergoeden van communicatiemiddelen
Gebruikt de werknemer een communicatiemiddel zakelijk voor 10% of meer? Dan mag de werkgever de kosten hiervoor vergoeden. Hieronder vallen de smartphone, het telefoonabonnement, het internetabonnement en eventuele kosten voor software op de computer of telefoon. Het gebruik van een computer mag alleen worden vergoed als de werknemer zijn computer voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Thuiswerken en internetkosten
Werkgevers mogen de kosten voor het internet thuis onder de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte, indien de werkgever van mening is dat de internetaansluiting noodzakelijk is voor het verrichten van de werkzaamheden vanuit huis. Dit wordt de zogenoemde ‘noodzakelijkheidscriterium’ genoemd. Zie ook verderop in dit artikel.
De vrijstelling geldt alleen als de werknemer regelmatig thuiswerkt en daarbij een internetverbinding nodig heeft. Let op, vaak heeft de werknemer thuis een combinatie-abonnement voor tv, telefoon en internet. Een vergoeding voor de tv of de telefoon valt niet onder de vrijstelling. Werkgevers mogen alleen de kosten van het internetgedeelte vergoeden. Daarvoor moet worden nagegaan wat de maandelijkse internetkosten thuis zijn. De kosten voor internet thuis variëren gemiddeld tussen de € 30 tot € 60 per maand of meer.
De vergoeding moet dus specifiek gelden voor de kosten van een internetaansluiting. Vergoedt de werkgever ook de overige kosten van een combinatie-abonnement? Dan is dat deel belast als individueel loon of als eindheffingsloononbelast in de vrije ruimte.
Het is ook mogelijk om een vaste kostenvergoeding te geven aan de werknemers indien wordt voldaan aan de noodzakelijkheidscriterium. Hiervoor dient de werkgever vooraf een kostenonderzoek te doen naar de werkelijke kosten van de internetvergoeding. Dit kan ook worden afgestemd met de bevoegde inspecteur, maar is niet verplicht.
Over de inrichting van de thuiswerkplek
Voorheen mochten werkgevers € 1.815 geven aan de werknemer om zijn thuiswerkplek in te richten. Van dat geld kon de werknemer naar eigen inzicht bijvoorbeeld een stoel, bureau, kast en eventuele andere inrichting aanschaffen. Deze inrichting moest wel voldoen aan de arbo-eisen.
Inmiddels is deze regeling achterhaald en gelden alleen nog de regels van de werkkostenregeling (WKR). Werkgevers mogen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR, met als voorwaarde dat ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium (“de meeste bedrijven doen het zo”) en de bedragen worden aangewezen als eindheffingsloon.
Vrije ruimte WKR omhoog in 2023
De vrije ruimte binnen de WKR gaat voor de eerste € 400.000 van de loonsom tijdelijk omhoog naar 3 procent. Met deze verruiming zijn ondernemers flexibeler om in te springen op gestegen kosten waar werknemers mee te maken krijgen.
De tijdelijke verhoging naar 3% geldt voor een loonsom tot € 400.000, daarboven geldt nog steeds een percentage van 1,18%. Vanaf 1 januari 2024 vervalt de tijdelijke verhoging en wordt de vrije ruimte 1,92%.
Thuiswerkovereenkomst
Voordat een werkgever overgaat tot het inrichten van de werkplek, doet hij er goed aan om een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer 1 dag per week thuis zal werken.
Materiaal ter beschikking stellen mag ook
Zoals gezegd is de werkgever niet verplicht de werknemer geld te geven voor de inrichting van diens thuiswerkplek. De werkgever kan het materiaal ook kosteloos ter beschikking van zijn medewerker stellen. De werknemer moet dan al het materiaal (laptop, bureau, kasten) dat zijn baas hem ter beschikking heeft gesteld weer inleveren als hij uit dienst gaat.
Gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur zijn onder de WKR een gerichte vrijstelling. Maar alleen als het materiaal voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
- de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
- de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij die niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking
Niet teruggeven? Dan is de voorziening loon
Geeft de werknemer de voorziening niet terug, dan moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen.
Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening? Dan hoeft de werkgever dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Hij mag wel een eigen bijdrage vragen van de werknemer als die kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt hij dan af van het nettoloon.
Geen thuiswerkplek? Een flexkantoor mag ook
Maar wat als de werknemer geen ruimte heeft voor een thuiswerkplek en hij toch niet naar kantoor kan komen? Of mág komen, zoals in de coronatijd het geval was. Dan kan de werkgever ook een flexkantoorruimte ter beschikking stellen. Deze ruimtes voldoen aan alle arbo-eisen en de werkgever betaalt een vergoeding per dag, week of maand voor het gebruik van de ruimte.
