Teamgerichte RI&E: met meer maatwerk verzuim te lijf

Verzuim en verloop van personeel zijn een groot probleem voor zorginstellingen in Nederland. Maar er is hoop! Want werken met een teamgerichte RI&E die dynamisch is levert meer participatie, eigenaarschap en maatwerk op. En daardoor ook aantoonbaar minder verzuim.

Volgens het CBS hebben het verzuim en verloop in de zorg het hoogste niveau bereikt sinds 2003).

Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een krachtig instrument voor verbetering van de (arbeids)veiligheid en het welzijn van medewerkers. Bovendien blijkt het mogelijk om met behulp van de RI&E de oorzaken van verzuim en verloop te bestrijden (Arbeidscentrum, 2021).

In de praktijk echter blijft de inzet van de RI&E vaak beperkt tot een administratief ‘moetje’. Eens in de drie tot vijf jaar zet de arbo-expert van de afdeling HR de RI&E uit in de vorm van een (digitale) vragenlijst. Een aantal teamleiders of arbo-kerndeskundigen vult die vervolgens in.

In een tijd waarin het verzuim in de zorg op ongekende hoogte staat (Staatvenz, 2022) laten we zo een grote kans liggen. Een kans om eigenaarschap en risicobewustzijn bij medewerkers te vergroten. En zelfs om het verzuim drastisch te verlagen. Met een teamgerichte RI&E pakken we die kans wél.

Wat is een teamgerichte RI&E?

Een teamgerichte RI&E, dat klinkt leuk, maar wat houdt het precies in? Een teamgerichte RI&E is teamgericht en moet dynamisch zijn. We leggen uit wat deze begrippen afzonderlijk betekenen. En ook wat het betekent als we beide begrippen combineren.

Teamgericht verwijst naar het niveau waarop de RI&E in de organisatie wordt uitgevoerd: vanuit individuele teams. Dynamisch heeft betrekking op de manier waarop de teams uitvoering geven aan het RI&E-proces, van het inventariseren van risico’s tot het opstellen, uitvoeren en evalueren van verbeteracties. Daarmee wordt de RI&E een proces waarin medewerkers een actieve dialoog voeren over hun eigen werkzaamheden en bezig zijn met hun eigen arbeidsveiligheid.

Wie maakt de RI&E? Drie verschillende niveaus

Er zijn drie verschillende niveaus waarop we de RI&E kunnen uitvoeren (zie figuur 1).

Figuur 1: Niveaus van aanpak van de RI&E in een organisatie

Centraal niveau

Het hoogste niveau is het centrale niveau. Op dit niveau doet zoals eerder beschreven een staflid of externe partij op een centraal punt in de organisatie een risico-inventarisatie. Daarna vindt er een evaluatie van deze risico’s plaats en worden er verbeteracties geformuleerd. Een voordeel van deze aanpak is dat die relatief weinig tijd en middelen vergt. Maar het nadeel is dat er weinig aandacht is voor alle specifieke arbeidstaken van medewerkers.

Lokale aanpak

Het middelste niveau is de lokale aanpak, hierbij worden grote arbeidsgroepen van elkaar onderscheiden. Denk in het geval van een zorginstelling bijvoorbeeld aan alle medewerkers die op kantoor werken, in de huishouding of in de directe zorg. Met deze keuze zijn de grootste verschillen in arbeidstaken van elkaar gescheiden. Deze groepen voeren met de lokale aanpak een RI&E uit op het niveau van hun arbeidsgroep.

Deze aanpak brengt de arbeidsrisico’s al veel specifieker in beeld. Er bestaat echter nog steeds een risico op het missen van arbeidsrisico’s, namelijk als er grote verschillen zitten binnen de groep kantoorpersoneel, huishoudelijk personeel of mensen in de directe zorg. Is dit het geval, dan kan de teamaanpak een oplossing bieden.

Teamaanpak

Bij een teamaanpak vindt uitvoering van de RI&E plaats op het niveau van het team. In het voorbeeld van het ziekenhuis betekent dit dat de afdelingen cardiologie, verloskunde en oncologie apart van elkaar én functiespecifiek hun risico’s inventariseren en evalueren. Om vervolgens zelf voor het eigen team verbeteracties te formuleren.

De teamgerichte aanpak leent zich uitstekend voor organisaties waarin er op elk niveau grote verschillen zijn in arbeidstaken van medewerkers en de risico’s die zij lopen. Dit is in het bijzonder het geval in de gezondheidszorg. Vaak richt een zorginstelling zich weliswaar op een bepaalde doelgroep, zoals ouderen of gehandicapten. Maar ook binnen die zorgvorm zit vaak nog veel verschil, denk aan de zwaarte van de zorg, het gebouw, de middelen of het opleidingsniveau van de medewerkers. Verschillen in deze factoren vertalen zich in verschillende arbeidsrisico’s.

Een teamgerichte RI&E stelt het team in staat zeer specifiek en individueel arbeidsrisico’s te inventariseren. En vervolgens verbeteracties te formuleren die het werk van het team veiliger maken, binnen die specifieke omstandigheden. Zo ontstaat meer eigenaarschap, risicobewustzijn en betrokkenheid ten aanzien van de eigen arbeidsveiligheid bij het team en de individuele teamleden.

Dynamisch: steeds bezig met veilig werk

Vaak voert een organisatie eens in de drie tot vijf jaar een RI&E uit, waarna er verbeteracties komen. Dit proces neemt enkele maanden in beslag, waarna het onderwerp naar de achtergrond verdwijnt. Om pas weer aan de orde te komen als de vorige RI&E zijn houdbaarheid dreigt de verliezen. Dit is natuurlijk erg jammer, omdat medewerkers hierdoor maar zelden affiniteit met of aandacht voor het onderwerp arbeidsveiligheid hebben.

Bij een RI&E die dynamische is zijn mensen de volledige periode, van de eerste risico-inventarisatie tot de volgende, bezig met het evalueren van risico’s en het uitzetten van verbeteracties. Het verschil met een centrale RI&E is dat de uitvoerders van de RI&E frequent over arbeidsveiligheid praten. Dit resulteert in een aantal cycli (zie figuur 2).

Teamgericht dynamisch bezig zijn met RI&E

Door de RI&E dynamisch en op teamniveau uit te voeren, staat arbeidsveiligheid regelmatig op de agenda van deze teams. Dit leidt tot een veel actievere dialoog over veilig werken. Het team maakt gezamenlijk de keuze met welk risicothema het als eerste aan de slag gaat. Om vervolgens verbeteracties te formuleren en die na uitvoering te evalueren.

Zijn alle gewenste verbeteracties op dit thema uitgevoerd, dan gaat het team verder naar het volgende risicothema. Deze cyclus wordt herhaald tot de volgende risico-inventarisatie plaatsvindt.

Wat levert zo’n RI&E op?

Veiligheidsbewustzijn, autonomie en eigenaarschap

De teamgerichte RI&E die dynamisch is leidt tot een actiever gesprek over veiligheid en daardoor tot meer veiligheidsbewustzijn. Zelf bepalen welke risico’s het eerste aandacht behoeven geeft het team ook meer autonomie en eigenaarschap.

Positief effect op verzuim

Maar misschien wel de grootste bijvangst van deze methode is het positieve effect op het verzuim. Dat heeft onderzoek van IZZ (2018) onder zorgmedewerkers aangetoond. Daaruit blijkt dat alleen al de dialoog over onderwerpen rondom gezond en veilig werken positieve effecten heeft op hoeveel werkdruk medewerkers ervaren. Na een periode van zes maanden is een verzuimreductie van 68,6 procent gemeten.

Tip:

Sla een brug tussen RI&E en cultuurverandering met deze tweedaagse masterclass.

Meester in de RI&E

Werken volgens een teamgerichte dynamische RI&E-methode levert dus niet alleen meer participatie, eigenaarschap en maatwerk op, maar ook aantoonbaar minder verzuim. Daarmee betaalt de investering aan tijd en middelen voor een RI&E zich dubbel en dwars terug.

Tekst | Jorn Braam, MSc en Pim Südmeier, MSc werken beiden bij Triaspect