Iedere organisatie met 10 of meer medewerkers moet een vertrouwenspersoon hebben aangesteld. Tenminste, zodra het initiatiefwetsvoorstel Verplichtstelling vertrouwenspersoon ongewenst gedrag (2023), wordt goedgekeurd door de Eerste Kamer. En bovendien moet een bedrijf of organisatie beschikken over een gedragscode.
In die code staan onder meer zaken beschreven als: hoe gaan wij met elkaar om? En als jij mij pest, wie kan ik dan om hulp vragen? Volgens extern vertrouwenspersoon Cor van Duinhoven zijn dit enkele belangrijke updates in zijn boek: Gids voor vertrouwenspersonen, een praktische handleiding.
Voor werknemers is het niet altijd duidelijk waar ze de vertrouwenspersoon kunnen vinden, denkt Van Duinhoven. Terwijl dat wel moet, want dat is wettelijk verplicht. "In veel organisaties laat dat te wensen over. Als je dan op intranet 'vertrouwenspersoon' intikt, komt er soms niets naar boven. Of er staat in het personeelshandboek dat je de vertrouwenspersoon kunt bereiken via HR. Dat is niet de bedoeling: daar moeten gewoon het telefoonnummer en mailadres staan."
Check het jaarverslag vertrouwenspersoon
Voor een preventiemedewerker is het slim om op de hoogte te zijn van dergelijke zaken, want dit kan je positie op de werkvloer versterken. "De preventiemedewerker is betrokken bij de RI&E en het plan van aanpak. Dus die moet er ook voor zorgen dat alle risico's in het bedrijf aan de oppervlakte komen en dat hiervoor alle bronnen worden geraadpleegd. Een van die bronnen is mogelijk het jaarverslag van de vertrouwenspersoon.
Dit is wel een delicaat onderwerp, want wij vertrouwenspersonen zijn gehouden aan een strenge geheimhoudingsplicht. In het jaarverslag hebben we het dus alleen over algemene trends, en zeker niet over zaken die herleidbaar zijn tot de persoon. Als extra voorzorgsmaatregel gaat ons jaarverslag alleen naar de directie en de ondernemingsraad.
Maar als preventiemedewerker kun je dat verslag wel opvragen. In eerste instantie bij de directie, als dat niet werkt bij de or. Stuit je daarbij op bezwaren, zorg dan dat je in ieder geval een uittreksel krijgt met de belangrijkste algemene bevindingen en aanbevelingen."
Betrek de vertrouwenspersoon bij overleg
Om op de hoogte te blijven van het wel en wee binnen de organisatie, kun je de vertrouwenspersoon ook altijd uitnodigen deel te nemen aan arbo-overleggen. "In veel organisaties vind je arbocommissies, arbowerkgroepen of VGWM-commissies", zegt Van Duinhoven. "Behalve de preventiemedewerker zitten daar ook vaak mensen van HR in, de bedrijfsarts, een vertegenwoordiger van de ondernemingsraad en de verantwoordelijke voor maatschappelijk werk."
"Stel, jij als preventiemedewerker krijgt klachten over seksueel grensoverschrijdend gedrag. Dan kun je dat in zo'n vergadering ter sprake brengen en meteen aan de anderen vragen of die dit herkennen. Natuurlijk zou je dezelfde vraag ook kunnen stellen aan de vertrouwenspersoon. Nogmaals, die vertrouwenspersonen zijn gebonden aan een strikte geheimhoudingsplicht, maar in algemene bewoordingen zouden ze hier wel iets over kunnen zeggen."
Ga vooral niet alles zelf oplossen
Naast kennis opdoen van de organisatie, kunnen preventiemedewerkers volgens Van Duinhoven veel leren van vertrouwenspersonen. Het zou een goed idee zijn als de twee af en toe een kop koffie drinken samen, denkt hij.
"Als preventiemedewerker hoef je niet alles zelf op te lossen, maar hun mindset is vaak anders. Ik heb preventiemedewerkers vaak trainingen gegeven en dan zag ik takenlijsten waar ik van schrok. Daarop stonden dan 43 actiepunten, met daarachter de verantwoordelijke functionaris, en bij 23 daarvan stond: 'preventiemedewerker'."
"Terwijl de preventiemedewerker die verantwoordelijkheid juist moet beleggen bij anderen: bij HR, financiën, of de techneut die de lamp kan repareren. En ja, ook bij de vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld als je in gesprek raakt met een medewerker die vertelt over een collega die haar zit te pesten. Als vertrouwenspersoon ben je vooral een klankbord, een spiegel. Je gaat niet zelf zaken oplossen." Die mentaliteit zou de preventiemedewerker ook meer mogen hebben, vindt Van Duinhoven.
Vraag de vertrouwenspersoon om advies
Tot slot kan de vertrouwenspersoon de preventiemedewerker ook tips geven over het voeren van heikele gesprekken. "Als medewerkers zich bij de vertrouwenspersoon melden met bijvoorbeeld een klacht over pesten, zetten wij altijd alle de opties op een rij. Sommigen van die medewerkers kiezen ervoor om te solliciteren op een baan bij een andere afdeling, of zelfs buiten het bedrijf. Anderen gaan het gesprek aan, met de dader of met de manager.
Als zo'n gesprek niks oplevert, bied ik vaak aan om de volgende keer mee te gaan. Dat is iets wat een preventiemedewerker ook kan doen, maar waar die misschien tegenop ziet. Want hoe moet je dat soort gesprekken voeren? Nou, dat is nu precies waarover een vertrouwenspersoon je kan adviseren. Maar dat kan alleen als preventiemedewerkers en vertrouwenspersonen ook werkelijk samenwerken."
