Dit zijn de taken van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die klachten hebben over vervelende zaken waar ze tijdens het werk mee te maken krijgen. Wat doet een vertrouwenspersoon met deze klachten?

Dit zijn de taken van een vertrouwenspersoon

Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder vallen agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie en werkdruk. Zij moeten hiervoor beleid opstellen en dat ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn.

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag op de werkplek. De vertrouwenspersoon staat collega’s bij met raad en daad. En kan collega’s opvangen als zij te maken hebben gehad met vervelende kwesties. Met zaken die hun werkplek minder fijn en veilig maken. Denk daarbij aan agressie en geweld, discriminatie, pesten of intimidatie, al dan niet seksueel. Oftewel: alle zaken die volgens de Arbowet vallen onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Taken van een vertrouwenspersoon

Wat doen vertrouwenspersonen in dit verband zoal? Zij bieden die collega’s allereerst een luisterend oor. Daarnaast adviseren zij hen over mogelijke oplossingen. Vervolgens begeleiden zij deze collega’s tijdens het – vaak langdurige en emotionele – traject. En tot slot zorgen zij voor nazorg en opvang.

De taken van een vertrouwenspersoon op een rijtje:

  • De eerste opvang verzorgen van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben
  • Onderzoeken of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
  • Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
  • Het slachtoffer begeleiden, als deze werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of de leiding van een onderneming
  • Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
  • Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag
  • Leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag
  • Meldingen van ongewenst gedrag registreren
De rol van een vertrouwenspersoon binnen een organisatie

Voorlichting over integriteit in het algemeen

Naast individuele zaken kunnen vertrouwenspersonen ook voorlichting geven over integriteit in het algemeen. Door bijvoorbeeld trends en risico’s op tijd te signaleren, kunnen vertrouwenspersonen de integriteit en veiligheid in de organisatie vergroten.

Dit doet de vertrouwenspersoon niet

Soms denken mensen dat een vertrouwenspersonen een bemiddelaar is. Maar bemiddelen is voor mediators. Als melders het probleem willen aanpakken, moeten ze dat zelf doen. Ze krijgen van de vertrouwenspersoon dan de handvatten en ideeën. Alleen in sommige gevallen gaat de vertrouwenspersoon met ze mee naar afspraken. Bijvoorbeeld als ze aangifte doen bij de politie.

Geheimhoudingsplicht

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. De vertrouwenspersoon heeft namelijk een geheimhoudingsplicht.

Hoe is bescherming functie vertrouwenspersoon geregeld?

Maar hoe is het tot nu toe geregeld met de bescherming van vertrouwenspersonen zelf? Het goed uitvoeren van de taken vraagt veel van de vertrouwenspersoon. Tijdens de gesprekken met de betrokkene(n) krijgt de vertrouwenspersoon vaak belastende informatie te horen over directe collega’s. Niet alleen over leidinggevenden, ook over naaste of soms zelfs bevriende collega’s. Dit vraagt om een professionele houding.

Daarnaast is het niet denkbeeldig dat leidinggevenden een vertrouwenspersoon onder druk zetten. Om vertrouwelijke informatie te verstrekken die mogelijk belastend is. Helaas zijn de aanstelling, rechtspositie, functie en bescherming van de vertrouwenspersoon Ongewenste omgangsvormen in geen enkele wet expliciet opgenomen.

Positie en bescherming vastleggen in functieprofiel

Precies daarom is het bijzonder belangrijk om de positie en de bescherming van de vertrouwenspersoon vast te leggen in een functieprofiel, het aanstellingscontract en/of de klachtenregeling. Dit moet gebeuren binnen de organisatie waar de vertrouwenspersoon is aangesteld. Een goede en duidelijke manier is om deze bescherming op dezelfde manier vast te leggen als die voor leden van de ondernemingsraad.

Een mogelijke tekst kan dan zijn: “De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als leden van de ondernemingsraad zoals vermeld in artikel 21 WOR.” De veelzijdige, maar ook vaak belastende en emotionele functie van in- of externe vertrouwenspersoon verdient dit.

Cor van Duinhoven

Cor van Duinhoven

Trainer, Auteur en Externe vertrouwenspersoon

Cor van Duinhoven traint vertrouwenspersonen en werkt als gecertificeerde externe vertrouwenspersoon. Ook schreef hij de Gids voor vertrouwenspersonen, een praktische handleiding.

Ongeval in liftput, dood door schuld of vrijspraak? 

Ongeval in liftput, dood door schuld of vrijspraak?

Dood door schuld, dat is het verwijt aan een werkgever na een dodelijk arbeidsongeval in een liftput. De werkgever vindt dat er sprake is van een...

Een dodelijk arbeidsongeval als harde les

Een dodelijk arbeidsongeval als harde les

Na een dodelijk arbeidsongeval wordt een werkgever strafrechtelijk veroordeeld voor overtreding van de Arbowet en dood door schuld. Vindt het hof dit...

Terechte boete na val door plafond?

Terechte boete na val door plafond?

Een werkgever krijgt een boete vanwege een val van een werknemer door het plafond van een sporthal. De werkgever betwist of het arbeidsongeval hem te...

Vakantiewerk door scholieren: dit zijn de regels

Vakantiewerk door scholieren: dit zijn de regels

De schoolexamens zijn voorbij, de zomervakantie breekt aan. Hét moment waarop jongeren op zoek gaan naar een vakantiebaantje.

Vakblad Arbo nummer 2 (2024) verschenen

Vakblad Arbo nummer 2 (2024) verschenen

Het tweede magazine van 2024 van Vakblad Arbo is uit. Deze editie heeft als thema Leren tijdens het werk. Maar dit juni-nummer bevat nog veel andere...

ATEX: hoe moet je omgaan met explosieveiligheid?

ATEX: hoe moet je omgaan met explosieveiligheid?

Speelt het risico op explosies een rol op de werkvloer? Dan moet je rekening houden met ATEX, een Europese richtlijn over explosieveiligheid....

Met een gelukstraject naar minder verzuim

Met een gelukstraject naar minder verzuim

Een gelukstraject kan medewerkers helpen om verzuim te reduceren. Bij Bowers & Jackling gaan ze daarin verder dan de gemiddelde werkgever: van...

Zo regel je de BHV in een bedrijfsverzamelgebouw

Zo regel je de BHV in een bedrijfsverzamelgebouw

Ook als je samen met andere bedrijven in één gebouw werkt, moet de bedrijfshulpverlening goed op orde zijn. De verhuurder of het grootste bedrijf...