Dit zijn de taken van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die klachten hebben over vervelende zaken waar ze tijdens het werk mee te maken krijgen. Wat doet een vertrouwenspersoon met deze klachten?

Dit zijn de taken van een vertrouwenspersoon

Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder vallen agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie en werkdruk. Zij moeten hiervoor beleid opstellen en dat ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn.

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag op de werkplek. De vertrouwenspersoon staat collega’s bij met raad en daad. En kan collega’s opvangen als zij te maken hebben gehad met vervelende kwesties. Met zaken die hun werkplek minder fijn en veilig maken. Denk daarbij aan agressie en geweld, discriminatie, pesten of intimidatie, al dan niet seksueel. Oftewel: alle zaken die volgens de Arbowet vallen onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Taken van een vertrouwenspersoon

Wat doen vertrouwenspersonen in dit verband zoal? Zij bieden die collega’s allereerst een luisterend oor. Daarnaast adviseren zij hen over mogelijke oplossingen. Vervolgens begeleiden zij deze collega’s tijdens het – vaak langdurige en emotionele – traject. En tot slot zorgen zij voor nazorg en opvang.

De taken van een vertrouwenspersoon op een rijtje:

  • De eerste opvang verzorgen van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben
  • Onderzoeken of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
  • Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
  • Het slachtoffer begeleiden, als deze werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of de leiding van een onderneming
  • Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
  • Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag
  • Leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag
  • Meldingen van ongewenst gedrag registreren
De rol van een vertrouwenspersoon binnen een organisatie

Voorlichting over integriteit in het algemeen

Naast individuele zaken kunnen vertrouwenspersonen ook voorlichting geven over integriteit in het algemeen. Door bijvoorbeeld trends en risico’s op tijd te signaleren, kunnen vertrouwenspersonen de integriteit en veiligheid in de organisatie vergroten.

Dit doet de vertrouwenspersoon niet

Soms denken mensen dat een vertrouwenspersonen een bemiddelaar is. Maar bemiddelen is voor mediators. Als melders het probleem willen aanpakken, moeten ze dat zelf doen. Ze krijgen van de vertrouwenspersoon dan de handvatten en ideeën. Alleen in sommige gevallen gaat de vertrouwenspersoon met ze mee naar afspraken. Bijvoorbeeld als ze aangifte doen bij de politie.

Geheimhoudingsplicht

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. De vertrouwenspersoon heeft namelijk een geheimhoudingsplicht.

Hoe is bescherming functie vertrouwenspersoon geregeld?

Maar hoe is het tot nu toe geregeld met de bescherming van vertrouwenspersonen zelf? Het goed uitvoeren van de taken vraagt veel van de vertrouwenspersoon. Tijdens de gesprekken met de betrokkene(n) krijgt de vertrouwenspersoon vaak belastende informatie te horen over directe collega’s. Niet alleen over leidinggevenden, ook over naaste of soms zelfs bevriende collega’s. Dit vraagt om een professionele houding.

Daarnaast is het niet denkbeeldig dat leidinggevenden een vertrouwenspersoon onder druk zetten. Om vertrouwelijke informatie te verstrekken die mogelijk belastend is. Helaas zijn de aanstelling, rechtspositie, functie en bescherming van de vertrouwenspersoon Ongewenste omgangsvormen in geen enkele wet expliciet opgenomen.

Positie en bescherming vastleggen in functieprofiel

Precies daarom is het bijzonder belangrijk om de positie en de bescherming van de vertrouwenspersoon vast te leggen in een functieprofiel, het aanstellingscontract en/of de klachtenregeling. Dit moet gebeuren binnen de organisatie waar de vertrouwenspersoon is aangesteld. Een goede en duidelijke manier is om deze bescherming op dezelfde manier vast te leggen als die voor leden van de ondernemingsraad.

Een mogelijke tekst kan dan zijn: “De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als leden van de ondernemingsraad zoals vermeld in artikel 21 WOR.” De veelzijdige, maar ook vaak belastende en emotionele functie van in- of externe vertrouwenspersoon verdient dit.

Tekst | Cor van Duinhoven / Redactie | Redactie Arbo

Onderdeel van de collectie

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA)

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) is een van de belangrijkste arbeidsrisico’s. Daarmee heeft het een belangrijk aandeel in de uitval van medewerkers. Het gaat hierbij onder andere om werkstress, ongewenst gedrag, (seksuele) intimidatie, agressie en geweld.

Cor van Duinhoven

Cor van Duinhoven

Trainer, Auteur en Externe vertrouwenspersoon

Cor van Duinhoven traint vertrouwenspersonen en werkt als gecertificeerde externe vertrouwenspersoon. Ook schreef hij de Gids voor vertrouwenspersonen, een praktische handleiding.

Slimmere preventiemedewerker bespaart geld

Slimmere preventiemedewerker bespaart geld

Sinds 2007 moet elke organisatie minstens één preventiemedewerker hebben. Maar totdat in 2022 het Handboek Preventiemedewerker van...

Toelichtingsdocument certificatieschema Arbokerndeskundige

Toelichtingsdocument certificatieschema Arbokerndeskundige

Het certificatieschema Arbokerndeskundige roept nog steeds erg veel vragen op. Hobéon SKO maakte een lijst met vragen en antwoorden, het College van...

Misverstand over ARIE-regeling en de gecertificeerde arbokerndeskundige hersteld

Misverstand over ARIE-regeling en de gecertificeerde...

Vorig jaar trad de vernieuwde ARIE-regeling in werking. Maar moeten SEVESO-inrichtingen hiervoor nu wel of niet de juiste deskundige bijstand...

Omgaan met de impact van grensoverschrijdend gedrag

Omgaan met de impact van grensoverschrijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag op het werk heeft veel impact. Dat blijkt maar weer eens uit het volgende praktijkverhaal. Hoe pak je een dergelijke...

Preventie en aanpak van grensoverschrijdend gedrag met hernieuwde handreiking

Preventie en aanpak van grensoverschrijdend gedrag met hernieuwde...

Regeringscommissaris Mariëtte Hamer presenteert haar nieuwe editie van de handreiking voor organisaties over seksueel grensoverschrijdend gedrag op...

Klokkenluider of gefrustreerde werknemer?

Klokkenluider of gefrustreerde werknemer?

Een bakfietsfabrikant wil de arbeidsovereenkomst met een monteur via de rechter ontbinden. Is hier sprake van een moeilijke werknemer of verdient...

De WIA eenvoudiger? OCTAS presenteert 3 varianten

De WIA eenvoudiger? OCTAS presenteert 3 varianten

Wie snapt er nog iets van de WIA? OCTAS presenteert in een adviesrapport 3 varianten voor een eenvoudiger WIA-stelsel. In de variant 'Huidig stelsel...

Praktijkgids Arbeidsomstandigheden

Praktijkgids Arbeidsomstandigheden

De informatie in deze praktijkgids is belang voor iedereen die arbeidsomstandighedenbeleid in hun werkpakket heeft. Maar ook voor iedereen die vragen...