Terug naar kantoor, maar hoe dan?

Veel organisaties zijn nog druk bezig met de gevolgen van het coronavirus op de dagelijkse praktijk. Toch beginnen sommige zich ook af te vragen hoe het moet als we straks weer teruggaan naar kantoor. Zeker na de oproep van premier Rutte om na te denken over scenario’s waarin de anderhalvemetereconomie het nieuwe normaal is.

Het moment dat we weer naar terug naar kantoor kunnen lijkt te naderen. Al weten we dat pas zeker als het kabinet besluit wat er gebeurt met de huidige maatregelen. De boodschap van premier Rutte is wel dat we moeten wennen aan anderhalve meter afstand houden om te voorkomen dat het virus aan een nieuwe uitbraak begint.

En dat maakt naar het werk gaan al een enorme uitdaging voor de gebruikers van het openbaar vervoer. Zelf reis ik vrijwel altijd met de trein, de laatste tijd regelmatig tussen mijn woonplaats Leiden en Den Haag Centraal, ook in de spits. Zelfs al zou het aantal reizigers halveren, wat een illusie is, dan nog lukt het niet die anderhalve meter te bewaken.

Trendwatchers: thuiswerk is nieuwe norm

Veel trendwatchers voorspellen dat door het coronavirus thuiswerk met gebruik van virtuele middelen definitief is doorgebroken en zelfs de nieuwe norm wordt. Vooropgesteld, voorspellingen komen meestal niet uit. Dat geldt inmiddels zeker voor het voorspelde gebruik van technologie in het werk.

Neem bijvoorbeeld de boodschap van Bill Gates over hoe technologie het werk gaat veranderen uit 2005. Hij voorspelde dat nieuwe software ons zou helpen om onze weg te vinden in de enorme stroom van informatie en een eind kon maken aan de informatie-overload. Niets is minder waar. Vandaag de dag komen we om in mails, krijgen we stress van Facebook en Twitter en stroomt het ene na het andere WhatsApp-bericht binnen. Informatiestress is nog net geen ziekte.

> LEES OOK: Arbo in cijfers: informatie-overload

Werkt iedereen massaal thuis na coronacrisis?

De voorspelling dat iedereen massaal thuiswerkt na deze crisis – sommige ‘experts’ van vooral IT-bedrijven denken zelfs vier dagen in de week – gaan ook geen gelijk krijgen. Lees de kranten die vol staan met verhalen over gezinnen waar mensen nog net niet elkaar de hersens in slaan. Kijk naar de gesprekken met deskundigen die voorspellen dat ouders die nu al weken thuis werken met hun kinderen daarbij risico’s lopen op PTSS en burn-out. En hoor de verhalen uit organisaties waar mensen klagen over sociaal isolement en zelfs paniekaanvallen krijgen.

> LEES OOK: Pas op voor psychische overbelasting van thuiswerkers

Terug naar kantoor, maar hoe dan?

De mens is een groepsdier. En dat blijkt ook uit diverse recente onderzoeken waarin ze aangeven dat ze terugverlangen naar kantoor, naar hun collega’s, naar de informele gesprekken, zelfs – ja, je leest het goed – naar de kantoortuin. Verstandige organisaties bereiden zich dan ook voor op het moment dat gaat komen. Zij gaan nu aan de slag, zodat het straks goed verloopt. Hierna een aantal zaken waaraan u kunt denken.

Tijd om het nieuwe werken nu echt in te voeren?

Eerst maar eens een misverstand uit de wereld helpen. Thuiswerken is natuurlijk niet gelijk aan wat voorheen het nieuwe werken werd genoemd. Het nieuwe werken is een werkstijl. Gebaseerd op uitgangspunten als sturen op resultaat, eigen verantwoordelijkheid en vertrouwen. En vooral ook op de vrijheid voor medewerkers om meer zelf te beslissen waar en wanneer ze hun werk verrichten. Tijd- en plaatsonafhankelijk werk dus en activity based, oftewel je kiest de plek die het best bij je activiteit past. Thuis is dan slechts één optie.

> LEES OOK: Geldt de Arbowet ook voor thuiswerkers?

Het nieuwe werken is wat anders dan thuiswerken

Verplicht vijf dagen thuiswerken heeft dus weinig met het nieuwe werken te maken. Vooral niet als je kijkt hoe veel organisaties het nu toepassen. In sommige organisaties start de dag met een overleg tussen manager en medewerker, waarbij de laatste moet aangeven wat hij die dag gaat doen. Aan het eind van de dag wordt wederom contact gezocht om te kijken of het werk wel is verricht. Weg vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid.

De belangrijkste gedachte achter het nieuwe werken is: wees helder over wat het werk moet opleveren, dan kan het hoe worden overgelaten aan de medewerkers zelf. Zij kunnen namelijk als geen ander bepalen wat de meest efficiënte en effectieve manier is om hun werk te verrichten. Organisaties die een dergelijke werkstijl hebben ingevoerd, merken dat er minder vergaderingen nodig zijn en zien een drastische reductie van het aantal e-mails. Want als het helder is voor mensen wat ze te doen hebben, is er minder overleg nodig. Of zoals managementgoeroe Peter Drucker al dertig jaar geleden zei: Vergaderingen zijn een signaal van een slechte organisatie.

> LEES OOK: Playful work design voor fijner (thuis)werken

Terug naar kantoor, maar hoe dan?Op een moderne manier werken, zo voert u het in

Wat kunt u dan doen om een moderne manier van werken in te voeren? Vijf belangrijke aandachtspunten.

1. Maak per team heldere resultaatafspraken

Dan gaat het niet over output, maar over outcome. Output is het aantal dossiers dat je hebt afgehandeld, of het aantal klanten dat je per uur aan de telefoon spreekt. Outcome gaat over het effect van het werk. Oftewel, niet – alleen – het aantal klanten, maar vooral het aantal klanten dat tevreden is over het gesprek.

2. Maak per team heldere werkafspraken

In werkafspraken staat hoe vaak teamleden elkaar gaan zien. Om efficiënt en effectief te kunnen werken, om kennis te delen en om de sociale cohesie te bewaren. Dat gaat dus een stukje verder dan de virtuele vrijmibo die veel organisaties nu halsoverkop hebben ingevoerd.

3. Bespreek of werken elders kan dan op kantoor

Bespreek in het team de mogelijkheden om activiteiten op andere plekken uit te voeren dan op kantoor, maar geef mensen de vrijheid om dat zelf te beslissen. Sommige mensen hebben een prima werkplek thuis, anderen niet. Sommige mensen vinden thuis werken heerlijk, anderen zweren bij werken op kantoor. Sommigen kunnen geen onderscheid maken tussen werk en privé (zij staan continu ‘aan’), voor anderen is dat geen enkel probleem. Thuiswerk verplichten werkt vrijwel altijd contraproductief.

4. Geef mensen de spullen die ze nodig hebben

In de haast van afgelopen weken zijn mensen vaak met alleen een laptop en mobiel naar huis gestuurd. Zo werken leidt onvermijdelijk tot gezondheidsklachten. Bovendien voldoet een organisatie niet aan de Arbowetgeving en kan dus aansprakelijk worden gesteld. Een thuiswerkpakket – standaard voor de laptop, los toetsenbord en losse muis – kost minder dan 100 euro per persoon. Dat lijkt veel, maar een fysieke werkplek kost tussen de 6.000 en 10.000 euro per jaar. Kortom, waar hebben we het over?

> LEES OOK: Thuiswerkplek? Dit zijn de regels voor vergoedingen

5. Geef software om samen te werken

En ten slotte natuurlijk de ICT. Geef medewerkers software waarmee ze kunnen samenwerken. Leid mensen op en maak afspraken over nieuwe manieren van virtueel samenwerken.

Terug naar kantoor, maar hoe dan?

Waarvoor hebben we eigenlijk een kantoor?

Een organisatie die vanuit een visie het nieuwe werken wil invoeren, denkt de komende tijd ook na over wat de functies van een kantoor eigenlijk zijn. Individueel werken kan met de juiste middelen overal. Dus kantoren met grote aantallen individuele werkplekken behoren eigenlijk tot het verleden.

In feite heeft een kantoor nog maar drie functies: ontmoeten, overleg en communiceren. Deze functies vergen een ander kantoorconcept dan het traditionele. Natuurlijk zijn er nog wel individuele werkplekken om bijvoorbeeld even tussen een paar ontmoetingen en een overleg te kunnen werken. Maar een belangrijk deel van de ruimte is gericht op interactie.

> LEES OOK: Goede werkplekken, kwestie van de juiste mix

Omdat organisaties – als doorgaat wat premier Rutte voorspelt – de anderhalvemeternorm moeten gebruiken, lijkt het moment daar om veel bureaus te verwijderen en ruimte te creëren voor de andere functies. Natuurlijk met voldoende afstand. Overgebleven bureaus en stoelen kunnen naar mensen die thuis nog geen ergonomisch verantwoorde werkplek hebben.

> LEES OOK: Beeldschermwerk? Ontdek je beeldschermplek

Allemaal tegelijk naar kantoor? Dat kan niet

Het lijkt onwaarschijnlijk dat we bij terugkeer naar wat inmiddels het ‘nieuwe normaal’ heet, in één keer allemaal weer naar kantoor kunnen. Een aantal suggesties om het anders aan te pakken.

Gesplitste teams

 Terug naar kantoor, maar hoe dan?
Het anderhalvemeterkantoor, werkt dat? De visie van 5 experts

Op dit moment zien we dat een aantal organisaties waarbij mensen aanwezig moeten zijn op kantoor de teams hebben gesplitst. Of A- en B-teams hebben gemaakt die afwisselend op kantoor zijn. Je kunt ook denken aan verruimde werktijden, bijvoorbeeld van 7 tot 12 uur en van 12.30 uur tot 18.30 uur. Of mensen werken zes uur op kantoor en twee uurtjes thuis, bijvoorbeeld om administratie of hun mail te doen. Dat betekent direct ook minder belasting van het openbaar vervoer in de spits.

Variëren met werkdagen

Een andere variant is variëren met werkdagen. Denk bijvoorbeeld aan een groep die maandag en dinsdag op kantoor is en woensdag, donderdag en vrijdag thuiswerkt. En een andere groep precies andersom. Om de week wisselen de groepen. En ook werkdagen van negen uur zijn een optie om het aantal aanwezigen in het kantoor te spreiden. Veel werkgevers vinden vier keer negen uur een probleem. Maar als je goede afspraken over resultaten hebt gemaakt, is dat eigenlijk onzin.

> LEES OOK: Hoe lang is de ideale werkdag?

Kantoor in het weekend geopend

En ten slotte: als u werkelijk het nieuwe werken invoert, bepalen mensen hun werktijden en -dagen in hoge mate zelf. Dat moet natuurlijk kunnen met de taken die iemand heeft. Maar is het mogelijk, wat is er dan eigenlijk op tegen om het kantoor in het weekeinde open te stellen? Natuurlijk hebben vakbonden in de vorige eeuw lang gevochten voor invoering van de vijfdaagse werkweek. Maar in een organisatie waar mensen volwassen met elkaar omgaan en medewerkers de vrijheid hebben om zelf te bepalen waar en wanneer, is in het weekeinde naar kantoor helemaal geen rare gedachten.

Oké, naar kantoor – en hoe komen we daar?

De bovenstaande suggesties gaan over de situatie dat mensen in het kantoor willen werken. Maar de grote vraag is natuurlijk: hoe komen we daar? Een beetje spreiding van begin- en eindtijden lijkt volstrekt onvoldoende. Carpoolen is geen optie, tenzij u een grote personenbus hebt waarin alle inzittenden anderhalve meter afstand kunnen houden. En massaal in je eentje met de auto naar het werk is ook geen oplossing. Zo veel parkeerplaatsen zijn er niet en het zou bovendien leiden tot een continue file.

Elektrische fiets

Uit onderzoek van een aantal grote organisaties blijkt dat medewerkers gemiddeld 30 kilometer van hun werk af wonen. Wat nu als we alle medewerkers die op maximaal 25 kilometer afstand wonen een elektrische fiets geven? Sinds dit jaar kan dat fiscaal aantrekkelijk. Daarnaast is het goed voor de vitaliteit en conditie en we beperken ook nog eens de stikstofuitstoot. Bovendien, de zomer komt eraan. Als we die periode met ons allen een beetje ons best doen, kunnen we in de herfst misschien weer gewoon met het openbaar vervoer.

Henny van Egmond | partner bij Yolk, bureau voor organisatieontwikkeling en groei. Auteur van diverse boeken over het nieuwe werken en verantwoordelijk voor invoering van nieuwe manieren van werken bij tientallen organisaties in Nederland  en andere landen in Europa.

> TIP: Thuiswerken of het nieuwe werken? Zorg in ieder geval dat u goed zit! Check de werkplekchecker of vraag een demo aan.

Pauzes bij beeldschermwerk, laat maar zitten?